【終極修訂版序】
主管七問:管與被管的常見問題與解答
自從二○○八年我的《主管私房學》出版之後,各種講演邀約紛至沓來,有公開的演講,說的都是工作者與職場的心法,還有更多的企業邀約,大多數是對企業內的中階主管及高階主管,談的是管理心法,讓我對管理的奧妙有更多的體會。
所以當今年《主管私房學》要出修訂新版時,我除了增加了二十餘篇新的文章外,我更嘗試回答一些管與被管的常見問題,以解讀者之疑!
這些問題有些是從工作者的角色出發:許多人不想當主管,只想做簡單的工作;有人懷疑自己合不合適當主管?
還有是即將當主管的人,擔心受怕自己不稱職?
當然還有更多是已經當了主管的問題:怎樣才是好主管? 怎樣帶團隊? 怎樣完成月業績目標?……
這本終極修訂版《主管私房學》,嘗試解答這些問題!
第一問:我只想過簡單的日子,不想當主管!
許多年輕人告訴我,他對生活的品質要求很高,不想沒日沒夜過日子,所以他不想當主管,只想過簡單的日子,可以嗎?
當然可以,每個人的人生都可以自由選擇,想過輕鬆簡單的日子無可厚非。不過如果不當主管,很可能代表在組織中做的不是重要的工作,也沒有負擔重要的責任,這樣的人薪水待遇通常不會太多,所有如果不想當主管,就要有準備一輩子過清貧的日子,升官發財都與我們無緣。
組織的邏輯是每個人有多少貢獻,就領多少薪水,而主管帶領團隊,其績效是以整個團隊來衡量,團隊帶得好,十個人的團隊,可能會創造出二十個人的績效,而主管自然就可以領二十個人的成果的薪水,這是主管可以領高薪的原因,不想當主管的人,自然只能領自己能力以內的薪水。
所以如果不想當主管,就要安貧樂道過一輩子。
其次主管管人,非主管被管,不當主管就喪失工作的自主權,要看別人臉色過日子,很難有自主的空間,而只在團隊中工作,可以有整體的工作成果,很難看出自己的貢獻,不當主管,就沒有自我。
第二問:每個人都合適當主管嗎? 我適合當主管嗎?
這也是許多年輕工作者的疑問,不知道自己適不適合當主管?
直截了當回答:只要有心、肯學,每一個人都適合當主管。
一般組織中的升遷邏輯:部門中工作做得最好的升成主管,在升遷之前幾乎沒有接受任何職前訓練,所有的學習在升遷之後,逐步完成。
主管是帶領大家做事,自己也一起做事,所以事情做得好,就有機會當主管,所以每個人都可以當主管,而當上主管之後,只要肯努力學習,學習精進工作技能,學習與團隊溝通,瞭解所有人的需求,讓團隊同心協力做事,就可以是好主管,每一個人都合適當主管。
每一個剛當上主管的人,前幾個月一定是不稱職的主管,每個人都有青澀的生疏期,別擔心自己的不稱職,肯學就好。
第三問:怎樣做才是好主管?
所有剛上任的主管都會有此一問。好好帶領團隊,高效率的完成組織交待的任務,就是好主管。
主管有兩個十分明確的老闆必須面對。一個是公司,公司交付了任務給主管,並給主管一個能執行任務的團隊。另一個老闆是團隊,主管要帶領團隊,分工設職,訂定目標,讓團隊向前邁進,完成任務,每個團隊成員心中都有一把尺,主管好壞,大家自有評價,組織和團隊都認同的人,就是好主管。
組織對主管的評價是明確的,每年完成任務是最基本的目標,如果還能超目標完成,就是更好的主管。如果在現有的工作之外,還能見微知著、未雨綢繆、創新與應變,那就是最佳的主管。
可是團隊對主管的評價是不明確的,是存在心中的印記,在心中認同、尊敬、喜歡,而表現在外的則是無怨無悔的追隨,這樣的關係,主管不需動用權力,團隊就會全力以赴做事。
第四問:做主管真的要管人嗎? 我最不喜歡去約束別人!
許多當上主管的人都有此一問,這種主管多數是好好先生,生性隨和,不願教訓別人,也不會教訓別人,他們期待所有的人都自動自發,不需要別人來要求、管理。
做主管一定要管人的。不可能不約束、不要求、所有的人都自動完成工作。
其實每個團隊中,都包含三種人:(一)主動積極的人,這種人努力做事,完全不需要主管的要求;(二)一般正常的人,用正常的節奏做事,不快不慢、不急不徐,不積極也不消極;(三)被動疏懶的人,這種人懶散怠慢,如果沒有人規範要求,不可能完成工作。
每個主管的團隊中,都可能有這三種人,因此主管不可能不約束、不要求、不管理,一定要有作為,促使那些消極被動的人能跟上腳步,完成工作。
這也是人性,人性本善,有人自動自發,也可能人性本惡,不約束、不管理,就有人不做事、不作為,所以主管一定不只是做好人,也必須做壞人,要能糾正錯誤、除奸懲惡,約束整個團隊同步向前邁進。
第五問:要完成公司交付的任務,主管要具備哪些要件?
完成任務是主管的天職,而要完成任務就要擁有專業、策略及方法。
每一種任務一定隱含某一種專業,或生產,或行銷,或財務,或研發,只要是部門主管,一定要擁有該部門的專業,所以只要自己的專業不足,就必須想盡辦法快速補強。
其次要完成任務,一定要有策略,任務要從哪裡下手,要動用多少資源,要由誰擔任,這些都是策略思考。
最後是任務的執行,一定要有步驟、有方法,主管必須率領團隊找到方法!
而有專業、有策略、有方法,加在一起就是有能力,有能力就可以完成公司交付的任務。
第六問:主管有權力管理團隊,主管也可以領導團隊,請問管理和領導有什麼差異?
管理是因為主管有頭銜、有名位、有權力,組織賦予主管權力,讓其可以管理團隊。主管在執行管理工作時,所下的指令是命令,所有的團隊成員只能接受,不能拒絕。
因為是不能拒絕的命令,因此團隊成員只能服從,可是在執行上也有程度上的區別,對命令認同的是心悅誠服,全力以赴;對命令沒有特殊感覺的,就只是不好不壞的執行,達成一般成果即可;對命令不認同的,則是表面應付、心中反對,其成果通常是悲劇。
主管要清楚,如果只是用權力執行的管理工作,通常不能達到最佳的成果,因為通常只是表面配合,不會全力以赴。
而領導則不同,領導者一樣可以帶領團隊工作,可是領導並非來自權力,所下達的指令也不是命令,領導是來自於認同、信賴、尊敬、追隨,組織成員對領導者所說的話,願意百分之百遵循,無怨無悔的服從。
主管通常從取得名位與頭銜開始,擁有權力,可以指揮管理團隊,並透過每一次正確的執行,取得良好的績效,而逐步獲得團隊成員的信任,最終邁向領導。
領導來自於對主管指揮調度的認同,專業能力的信賴,再加上人格特質的尊敬,最後產生無怨無悔的追隨。管理是開始,而領導是結果,好的主管最終都會變成好的領導者。
第七問:如果想要成為一個好主管,有務必要遵守的法則嗎?
好主管就是要完成卓越的工作成果,而要完成好成果就要靠團隊的上下一心、協調合作。
所以要成為好主管,就是要能打造堅強的團隊,獲得團隊的信任,而要獲得團隊的信任,主管就要具有同理心,用對待自己的心態及方法,來對待所有的團隊,讓團隊能像信賴自己一般,來信賴主管,這樣的團隊就是最堅強有效的團隊。
「同理心」是主管最重要的帶人心法,一樣米養百種人,人人喜好各有不同,這是指生活習慣。可是人性基本上是一致的,期待被喜歡、被尊重、被認同、被公平對待、被視為自己人、被誇讚、被讚美。這是人性。
討厭被討厭、被歧視、被否定、被批評、被指責,這也是人性。
主管就是要把所有的團隊成員,看作自己,用對待自己的心情來對待所有的團隊,多做自己喜好的事,少做自己討厭的事,這就是將心比心,也就是同理心。
有同理心的主管,當要對團隊做任何事時,都會想我如果是團隊的一員,被這樣對待時,我會有什麼想法? 哪些是我能接受的,哪些是我討厭的,儘量避免去做團隊討厭的事。
不過「同理心」不代表絕不做部屬討厭的事,舉例而言,每個人都不想被糾正錯誤,但主管仍然要做,只不過如果將心比心,就會用比較緩和的方法處理,這樣既能避免反彈,還能真正收效。
同理心是做主管必須具備的態度。