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IBM首席顧問最受歡迎的圖表簡報術(修訂版):69招視覺化溝通技巧,提案、企畫、簡報一次過關!
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  • IBM首席顧問最受歡迎的圖表簡報術(修訂版):69招視覺化溝通技巧,提案、企畫、簡報一次過關!

  • 作者:清水久三子
  • 出版社:商業周刊
  • 出版日期:2021-05-06
  • 定價:320元
  • 優惠價:79折 253元
  • 書虫VIP價:253元 (成為VIP?)
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內容簡介

即學即用、破除「爛簡報」 亞馬遜讀者盛讚:「本書是簡報白痴的救世主!」 你辛苦做的簡報,是不是常有這些問題: →老闆怒斥、客戶直言:「我不懂你想講什麼!」 →投影片塞滿文字,連自己都抓不到重點 →套用範本,竟毫無亮點與特色 →塞圖表充專業,觀眾有看沒有懂 →上台賣命做簡報,台下睡成一片 不用怕,簡報救星來了! 前日本IBM首席顧問,成功訓練超過2,000名頂尖人才、「培育專家的專家」—清水久三子 獨門傳授最受歡迎、零失誤的簡報製作術 7大核心概念.69招視覺化溝通技巧.181張實用圖例 讓你的簡報有內容又好懂,給你勝過千言萬語的超強說服力 本書針對好簡報的構成要素、架構規畫、投影片風格設計等關鍵技巧,集結成專業製作術,教你如何化繁為簡,圖文整合,做出兼具專業與美觀,又能打動人心的好簡報! 整理最重要的內容:內容有條理:把內容「系統化整理」,而不是全盤托出。勇敢「斷.捨.離」,講重點、不拖沓,才能在短時間內讓人一聽就懂,甚至引發好奇。 用對正確圖表:圖表種類變化多端,務必掌握數量、變化、次序、細目4種基本類型,再進一步拆解或合併運用。另外,「適度留白」也能讓版面簡單有力量。 簡練的版型設計:簡報不是炫技,選擇適合上台報告、用投影機顯示,容易閱讀的字型,同一頁的字型不可超過2~3種。專業人士更懂得在字裡行間拿捏層次,移除多餘雜訊,版面簡單又有力量。 零失誤的穩健台風:人在傾聽時,注意力只能持續5分鐘。講者若沒有在3~5分鐘內提及重點或變換花樣,聽眾就會在最重要的地方閃神。好簡報要先吸睛、再抓住聽眾的心,台下才不會睡成一片。 ◎本書特色: 頂尖企業顧問的「零失誤」心法:如何做出一次過關、不被打槍的簡報?如何在最短時間,提出最有效的資料?隨手翻閱本書,一定會找到方法。 主題分類,查找方便:左頁文字解說+右頁詳實圖解,零基礎也能即學即用,新手也能成為資料製作達人!再複雜的資訊都能化為一看就懂的視覺圖像。 不囉嗦,講重點!職場人士必備隨身寶典:給沒時間深究「簡報學問」的讀者,做簡報都來不及了,不要再聽作者賣弄學問了!本書蒐羅業界最完整的簡報技巧,隨翻隨用超好上手,可將本書放在辦公桌或包包中,隨時查詢。 ◎專業推薦 林大班 台灣首家專業簡報顧問公司寶渥共同創辦人 孫治華 簡報實驗室創辦人 楊斯棓 醫師、台灣菲斯特顧問

目錄

Chapter 1 各種簡報的製作技巧 1 -營運計畫書 ①Why 2 -營運計畫書 ②What 3 -營運計畫書 ③How 4 -向客戶提案 ①不相信‧不急 5 -向客戶提案 ②不想花 6 -向客戶提案 ③不安 7 -調查報告 ①概要‧業界調查 8 -調查報告 ②競爭力調查 9 -調查報告 ③顧客調查 10 -公司內部改善提案 11 -活動報告 12 -說明會資料 【Coffee Break】如何避免簡報被打槍 Chapter 2 設定目標,勾勒架構 13 -設定明確目標 14 -了解受眾,精準行銷 15 -創造核心訊息 16 -加深訊息的印象 17 -資料必備要件 18 -鋪陳情節的方式 19 -情節設定板 20 -製作目錄‧索引 21 -版面設計 22 -選擇表現方式 【Coffee Break】防止資訊外洩的祕訣 Chapter 3 文字→文章的製作技巧 23 -字型是王道 24 -設定字級大小 25 -決定理想的強調方式 26 -刪減文字的方法 27 -文章的好讀程度 ① 28 -文章的好讀程度 ② 【Coffee Break】資料做得快又好的祕訣 Chapter 4 表格的製作技巧 29 -了解表格的種類與特徵 30 -設計表格的項目 31 -決定欄位的記述方式 32 -格線的畫法 33 -設定表格樣式 【Coffee Break】如何避免簡報被打槍 Chapter 5 圖表的製作技巧 34 -4種基本圖表 35 -直條圖-基本篇 36 -直條圖-應用篇 37 -橫條圖 38 -線形圖-基本篇 39 -線形圖-應用篇 40 -圓餅圖 41 -散布圖 42 -泡泡圖 43 -雷達圖 44 -扇形圖 45 -Z圖 【Coffee Break】資料界也有時尚TPO原則?! Chapter 6 圖解溝通的技巧 46 -圖解的基本步驟 47 -圖形應符合形象 48 -各種關係圖 49 -集合關係圖 50 -因果關係圖 51 -位置關係圖 52 -發展關係圖 53 -程序關係圖 54 -循環關係圖 55 -階層關係圖 56 -善用類比,化繁為簡 57 -圖表的組合 58 -如何改善圖表 ①消滅「重複」 59 -如何改善圖表 ②斷開重複線條 60-如何改善圖表 ③拆解面與面的重疊 【Coffee Break】維持風格一致的祕訣 Chapter 7 以視覺效果強化內容 61 -版面配置的基本原則 62 -提高圖像的可視性 63 -插圖 64 -照片 65 -截圖 66 -擬真視覺效果 67 -強調效果 68 -色彩運用①選擇顏色 69 -色彩運用②無彩色系

內文試閱

  維持風格一致的祕訣      撰寫提案書或企畫書時,常由好幾個人通力完成。如果每個人都以自己習慣的方式製作,最後統整時就必須費上好一番功夫。這時如果有所謂的風格標準指南,即情節設定(storyboard)和風格指南(style guide),就會很有幫助。      著手製作之前,首先要跟所有人共享情節設定板。以手寫、手繪為佳,像是「幻燈片左邊放比較 3 家公司銷售額的條狀圖,右邊放說明圖」等版面設計規定,並決定投影片要放什麼內容。如果籠統寫著「提供銷售數據」,有人會放詳細數據表,有人則只提供年營收,因個人認知不同而產生很大的歧異。讀者們也許會覺得事先擬好規定很麻煩,但做完後再逐一調整反而會浪費更多時間。最好在開始作業之前,先仔細設計好情節設定板,以免出現南轅北轍的結果。      情節設定板完成後,即開始製作風格指南並徹底執行。風格指南就是決定版面配置,包括文字區塊大小,大小標、內文、註釋的字形、基本配色等。筆者任職於外商顧問公司時,每年都會拿到新版風格指南,封面會配合最新服務設計新圖像,調整基本色與配色,並選用當年度最新字型等,透過風格指南的標準化,維持企業一貫洗鍊的形象。      如何避免簡報被打槍      現在立場暫時交換,假想你的角色是客戶或上司,即可以向資料製作者下指令的人,一起來探討如何透過審閱(review),提高文書資料的品質。審閱人通常是製作者的上級主管,透過 review 來確認資料有無問題。這道程序若是草草帶過,到了資料製作的最終階段才發現方向不對,往往得面臨「一開始就錯了!」「全部重做!」的悲慘下場,全部砍掉重練。      為了避免資料遭到全盤否定,雙方一起 review 每道程序的效果最佳,可分為方針、草稿、最終審閱 3 大階段。首先是方針檢視,確認方針和呈現方式(output image)正確無誤。如果你已學會本書第 1 章的技巧,就能有效且大幅降低重做的機率。而在審閱草稿階段,當資料大致完成時,就能一一確認訊息是否化為合理的故事或結構,以及用字遣詞、投影片架構、每頁的內容是否連貫。到了最終審閱階段,目的、故事內容、架構都必須一致,善用視覺化技巧,確認最終資料。      等到上手了,就不一定要採取 3 階段審閱。檢視方針之後,直接跳到最終審閱也可以。無論如何,盡早在前端與上司取得共識,就能避免掉入無限重做的迴圈。      向客戶提案①不相信.不急   ——期盼提案一次成功,必須跨越「4 不」關卡      一個成功的提案,必須超越客戶必經的4大心理階段——「不信任、不急、不想花、不安」。因此要針對顧客在各階段的「為什麼」,提出明確的答案。      第一階段——客戶不清楚提案內容的「不信任」階段,客戶不了解你提案的主題。      我們做提案時,必須以目標客戶能接受與認可為出發點。認知度低時,即使為了補救而立刻詳細說明商品或服務,對方仍會覺得事不關己不願買單。因此,你必須讓對方認同「為什麼現在必須這麼做」,並理解那是「自己的事」。而這都可以透過企畫的緣起背景,來展現提案內容的全貌與精神,藉此提高必要性。      第二階段——雖然知道有必要,但現在沒空的「不急」階段。      商業人士公務繁忙、日理萬機,想讓他們願意暫時擱置他案,就應該說服他們為何必須優先接受你的提案。想在艱困大環境中凸顯自身(自家公司)的重要性,並提高優先順位,如果拿不出因應對策就會被競爭對手超越。因此,除了說明欲達到的成果與彰顯優勢,同時也點出情況最糟時必須面對何種風險,不失一種好方法。      客戶已有問題意識或購買意願時,此階段就無須著墨太多,請傾力備戰該如何說服「不想花」和「不安」的客戶。      向客戶提案②不想花   ——讓客戶了解投資金額的必要性      讓對方意識到問題或產生購買意願之後,就來到了「不想花」階段。此階段要說明商品或服務的詳細內容及估算成本,讓對方充分了解與接受。      經過「不信任」、「不急」兩階段後,緊接著就是與成本環環相扣的「不想花」階段:「我了解這東西有必要也很急,但還是覺得太貴」、「就算不多找人也能做吧?」尤其面對高單價商品與服務時,這階段可說是最困難的一關。      右頁的投影片範例是引進某系統的提案書。2-1 點出了設定好的「目的.目標」,即具體可以做到的事。由於服務是眼睛看不到的東西,如何具體呈現出目標的樣貌,一定要先達成共識。      接下來進入屬於細節部分的進行方式或組織圖。清楚傳達出專業程度有多高,讓客戶明白:「這應該交給專家來做。」即使客戶看過後的結論是:「我們應該可以自己來,但太花時間就算了。」也代表你說服成功。      最後是估價。提出多種方案(option),以便比較檢討。如同「松竹梅」套餐一樣,3 個提案較為剛好,有利於客戶做出決定。當客戶認為 A 提案太貴,就能提出更貴的 B、C 方案,誘使對方選擇相對便宜的原提案。提案內容並非服務,而是具體商品時,應詳細說明商品規格、使用方式、便利性、特徵、效果之後,最後再點出價格。      各種簡報的製作技巧      1.營運計畫書①Why      營運計畫書(business plan)有3大要素:「Why=為何需要?」「What=主要工作與產出為何?」「How=怎麼實現?」。      想創業、開發新商品之類的營運計畫書,必須具備 3 項要素:Why、What、How。      先闡明 Why,也就是緣起背景及意義;接著是 What,即事業內容概要、商業模式、預估收益等;最後以 How 來歸納實際執行的方法步驟。      其中最容易被忽略的就是 Why。倘若你自己沒有認清「為何要這樣做」,即使洋灑表列,也無法與 What 產生連結,只能做出不及格的企畫案。建議各位可從 3C,即市場(customer)、競合(competitor)、自家公司(company)等 3 個角度來歸納。      首先是「市場分析」,提出與市場和顧客規模、結構、變化有關的資訊。二是「競爭對手分析」,可透過雷達圖等圖表,比較自身在哪些方面握有優勢。若能明確掌握競爭對手和自家公司的差異,定位自會更加明確。      「自家公司分析」即透過價值鏈(value chain)分析來找出企業的核心價值,釐清握有哪些強項與資源,以及需補強的弱點。最後以 SWOT 分析綜合歸納 3C。雖然擬定營運策略時,有常見基礎架構(framework)可套用,但請不要只是輸入資訊或數據,應提出「所以應該怎麼做」的結論或假設。      說明會資料      用來宣布某項措施的實施計畫,內容必須一目瞭然,確實傳達出真實性,以及真正讓對方「動」起來的明確順序。      宣布全新措施或計畫的說明會資料不能只針對相關人士,應要讓大多數實施對象都能理解內容並付諸行動。為了吸引沒興趣的人,應注意有無達到視覺衝擊(impact)的效果,比方說,措施名稱應捨棄「全國懇談會」這類死板表述,加入好記的元素,改成類似「社長全國行腳 100 日之旅」的說法。      至於整體結構,為了讓人不感唐突,應透過背景說明,或是使用圖表等數據資訊,來消弭「為何需要此措施」的疑問,並提出計畫概要。措施要素應使用關鍵字或數據,標語要好記,並用圖解表現各種關聯。要思考「集合」、「循環」、「階層」等關係圖中,何者最為合適。製作實施計畫時,應採用能傳達真實性的表現方式,先不考慮表格或條列方式。如果是全國性的計畫,可用地圖形式表現,便能令人印象深刻。最後則是參加順序,製作者應站在他人立場,表現出每個時期該做的事。如果順序或條件較為複雜,也可附上「常見問題與回答」(FAQ),大幅減少重複回答問題的時間和心力。      設定明確目標      為什麼要製作這份資料?透過資料想達成什麼目標?都是一開始該釐清的問題。商業文書資料的前提,是要誘導對象進行某種特定行動。「目標明確」意味著你必須清楚知道想誘使對方採取什麼行動。      比方說,製作報告時應考慮讀者是誰。如果是長官,而你期待他們看過報告後會「支持這項宣傳活動」、「對自己有高度評價」的話,無論是哪一種,一旦設定好目標,你希望對方了解的事、期待他們有什麼樣的心理反應,都會隨之不同。      接著來談談為了達成你的目標,讓對方做出你所期盼的決定, 應該讓他們了解哪些事。若單單羅列一條條資訊,只會讓人覺得難懂而卻步。因此資訊的取捨拿捏極為重要。      設定目標的最後步驟是「想讓對方採取行動,應激發何種情緒反應?」意思是在對方看過資料、聽取報告後,你期待他會產生何種反應。假如是產品發表會,你或許會希望目標對象「很興奮並迫不及待想使用該商品」;若是向長官報告,可能會期待對方「全力支持你的提案」。總之,請先設定好你希望對方產生何種感受與擁有哪種心態。

延伸內容

【推薦序】簡報是一份送給觀眾與自己的禮物
◎文/林大班(寶渥專業簡報顧問公司共同創辦人)      聰明的溝通者都知道,視覺溝通的力量遠遠超過文字。但知易行難,還好本書分享了簡報中各類圖表的應用情境,以及圖表在這些情境中的應用方法。這些方法不僅具體可操作,也都符合實務中的情境。除此之外,本書還介紹了簡報開始前的準備工作,從設定目標、受眾分析、情節建構到提煉核心訊息,所有必要的環節在本書都提供了即學即用的作法。   我們一直在推廣「Presentation is Present」的簡報理念,意思說的是簡報就是送禮。本書將許多簡報概念化成可實踐的方法,利用這些方法,就能為觀眾帶來一場精彩的簡報(禮物)。相信這本書,將會成為你送給自己最好的禮物。   
【推薦序】給職場人士的69則簡報備忘錄
◎文/孫治華(簡報實驗室創辦人)      《IBM首席顧問最受歡迎的圖表簡報術》是一本定位很有趣的書籍,內容並非著重於精美的簡報設計,而是要拓展你在商業簡報表達認知上的想法。當你知道一份營運計畫書應該要有什麼樣的圖表來強調不同資訊時,你在寫這份計畫書的第一時刻,就會有不一樣的節奏感與資料蒐集的完整度。      從圖表到資訊說明,再走到說明情境的設定      營運計畫書、提案書、調查報告可以使用什麼樣的圖表,來增強聽眾對提案的瞭解呢?從核心資訊的定調、利用金字塔原理、SUCCESs原則,這本書也提供了說明資訊、分析資訊的基本原則,甚至連說明情節的部分也有簡單易懂的說明。可以讓人重新反思自己的提案細節是否有適當的設計與說明的方式。      有好的內容後,再利用務實的小技巧設計你的簡報      關於簡報設計,有看不完的書,學不完的技巧,但是很少有書可以從商業世界的角度幫大家過濾掉很多簡報設計的技巧,很精準的整理出了商業簡報需要在意的設計要點,像是要如何強調重點、如何設計商業圖表,甚至利用不同的圖解來說明一個故事,其中也提到了以往我在教簡報設計時常強調的「真實感」的設計。      這不會是一本簡報大全的書,而是像一個提醒你的備忘錄      其實從上面的內容中我們就可以發現,這本書所涵蓋的範圍非常廣,但這也點出了這本書的定位:一本適合有一些商業經驗的職場人士,用來提醒自己簡報的資訊的完整性、簡易簡報設計與故事情境的一本好書。      很多時候我們都拿著一兩年的工作經驗用十年,而不是真正的讓自己不斷的累積與精進。      這一本精實扼要的小書,我覺得很適合用來讓自己反思,自己的商業提案簡報是否有注意到這些關鍵的細節?是不是又是一個該讓自己再精進、再嘗試的時刻又到了?   
【推薦序】人在簡報江湖,笑讚川流不息
◎文/楊斯棓(醫師、台灣菲斯特顧問)      臉書上凡出現「簡報」字樣的相關文章,往往分享者眾,足見近年簡報這個領域的諸多學問蔚為顯學。      有幸受外商公司青睞,於二○一四年開始針對醫師族群主持一連串的醫學簡報工作坊(為時十二小時,必須包含上台演練),過程中我也二度赴美,跟隨Nancy Duarte(美國前副總統高爾的簡報老師)的工作坊老師群進修。在那裡,我不斷思索簡報兩字的定義。      請問各位讀者朋友,簡報的英文應該是slide,還是present?      「誒,你那份簡報給我一下!」這句話哪裡有問題?      我想簡報力應該是指卓越的present能力,而slide製作得很簡潔大器,這個應該是偏設計力。即便如此,我們不該爭辯孰重要、孰不重要,海納百川,如果簡報能力是海,包括數字轉換圖表能力(如何擇圖、製圖)、說故事能力(如何喚醒人心、呼籲行動)、色彩搭配能力(懂得選用特殊紅色,連辣椒醬都賣得更好)、選擇字型能力等,都是不可或缺的重要支流。      翻讀本書,可以極有效率的檢視自己,是不是已把眼前資料選用最佳圖表呈現。永遠要思考,手上這些數字、內容,在單張投影片上,有沒有更好的演繹方式?      而更要思考,簡報者的角色永遠比投影片重要。簡報能力強者,擱置投影片,一張白報紙,也能簡報;一面白板,也能簡報;甚至一張口,兩片唇,上下翻動,也能簡報。      簡報之道無他,見天地、見自己、見眾生而已矣。

作者資料

清水久三子

前日本IBM首席顧問、現任& create公司代表暨Organize Consulting董事長。御茶水女子大學畢,1998年進入PwC集團(現為日本IBM),主導新事業策略規畫與支援、顧問人才培育與強化、專業人才制度設計與引進,以及人才開發策略暨實際支援等專案計畫,先後領導企業變革戰略顧問團隊、IBM研習部門。2013年獨立創業。著有《邏輯寫作Logical Writing》(日經文庫出版)、《專業人士的課題設定能力》、《專業人士的資料製作能力》(東洋經濟新報社出版)等書。 作者官網:http://andcreate-official.com

基本資料

作者:清水久三子 譯者:黃友玫 出版社:商業周刊 書系:藍學堂 出版日期:2021-05-06 ISBN:9789865519414 城邦書號:WBBB0135A1 規格:膠裝 / 雙色 / 192頁 / 14.8cm×21cm
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