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關鍵17秒說話術
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  • 書已絕版已絕版,無法販售
  • 關鍵17秒說話術

  • 作者:安田正
  • 出版社:麥田
  • 出版日期:2009-09-07
  • 定價:240元

內容簡介

你說話別人能否聽進去,開口的17秒就已經決定了! 同事老是誤解你的意思,造成進度的延誤; 你的提問或解說,常讓客戶越聽越困惑; 上台報告時,你總發現台下心不在焉; 你常聽到別人說:「那你到底想說什麼?」…… 說話沒重點是工作的致命傷! 為什麼同一件事,有的人能說得如此有條有理,而有的人卻只是在浪費大家的時間?在職場上,表達能力絕不止是個人的魅力問題,而是攸關工作的進度、接洽提案的順利與否、與部屬和上司間溝通的重大關鍵。無法完整表達自己的意思,工作就等於沒有完成! 17秒,是一個人對話語短期記憶的最適時間。本書作者教導你如何訓練自己的思緒整理和說話邏輯,在「關鍵的前17秒便準確說出重點」的表達技巧。從此工作、生活更順利又有效率! 【精彩內容】 ◎不善表達的人常犯的毛病: .想到什麼說什麼,沒有重點也沒有邏輯 .用詞曖昧模糊,聽的人想的跟你想的完全是兩回事 .鋪陳太多,聽不到結論對方就已厭煩 .細節穿插零散,導致別人不容易記憶 .說的盡是自己想說的而非別人想聽的

內文試閱

第二章 「傳達想說的話」有這樣的秘訣

1 俯瞰說話的內容,在十七秒內表達


■俯瞰說話的內容

  為了減輕在前一章提到的因語言化導致的訊息劣化,首先說明俯瞰說話內容的重要性。

  那麼,先比較一下有俯瞰說話內容與沒俯瞰說話內容,有多大的不同。

<新人業務訓練報告>

  『關於新人的業務訓練,雖說是新人,但希望他們能盡早獨立,所以不可能花那麼多的訓練時間。因此,希望好好地建立計畫,有效率地進行。首先在初期階段,主要是讓他們有所體驗與具備商品知識。由於熟練工作也很重要,所以這方面的體驗要多是必要的。此外,也希望能給予他們學習工作上的知識的時間。如此訓練之後當他們能勝任工作後,希望進入第二階段,更深入各個項目,並落實於具體的作業上。』

  話說得這麼零亂,根本無法預料會扯到哪裡去。而且,不斷地東拉西扯,使說話內容變得冗長。這就是會想到哪裡就說到哪裡的原因。

  那麼,俯瞰一下這段內容,想想說話的主旨是什麼吧!

  『報告關於今後的新人業務訓練計畫。

  為進行有效果的業務訓練計畫,將要致力的內容分為初期階段與第二階段來說明。

  在初期階段,讓新人實際體驗與具備商品知識。

  第二階段則是,將要讓新人體驗與學習的各項事務,落實到具體作業中。』

  這就是說話的主旨。如何呢?經過整理、俯瞰說話的內容,變成條理分明、容易了解的內容。能做到這點之後,再建議具體的技能。

■已俯瞰的內容,在十七秒內表達

  上述雖已經說明了,俯瞰說話可以減輕因語言化導致的訊息劣化的理由,但產生一個問題。那就是即使可以俯瞰說話的內容,也不見得能傳達出讓人容易理解的內容

  這是筆者經營十五年以上的研習課程親身感受到的,總之,為了俯瞰說話內容,有必要進行訊息整理(此一訊息整理的方法,會在之後的章節中詳加解說)。可是,即使一樣地妥善進行訊息整理,一旦到了口頭傳達時,就會突然出現令人「難以理解」與「容易理解」兩種類型。也就是說,前者是「即使會做訊息整理,但表達能力不佳者」。

  為何會發生這種現象呢?如果詳加分析兩者的不同,就可知道關鍵在「簡潔性」。

  希望大家比較一下下面的說話方式。運用相同的內容來說話時,

(A的情形)

  『這是關於業務會議的通知,有許多變更內容、還有要大家攜帶的文件以及應注意的要點。請大家確認

  「變更內容是會議時間更改為十點~十二點。還有會議場所改為第二會議室。其次是「請託內容」,請攜帶訂貨預估單。另外,此預估單請事先交給渡邊部長。最後,請大家共同合作節省會議室的用電。』

(B的情形)

  『關於業務會議的通知。通知的要點有三點、關於「變更內容」、「請託內容」、「注意內容」。

  首先,第一點「變更內容」是關於會議時間與場所。會議時間更改為十點~十二點。會議場所改為第二會議室。

  第二點「請託內容」有兩點,一是請攜帶訂貨預估單,二是請將此預估單事先交給渡邊部長。

  第三點「注意內容」是請大家共同合作節省會議室的用電。』

  哪個是容易理解的傳達方式呢?很難分辨不同時,請發出聲音閱讀一遍。

  B是容易理解的傳達方式。這與兩者皆為可以俯瞰所說的話無關,在傳達方式上就產生了優劣。特別重要的是粗黑字部分。這是決定是否可以簡潔傳達的重點開場白。即使可以適當地整理訊息,但還是要看傳達的方式,是活用了或是扼殺了這點。

  因此,我想提議的就是「以十七秒來傳達粗黑字部分!」而「十七秒」的首要根據就是以「簡潔」為標準。

  儘管說要「簡潔地傳達」,但在意義上其實是很曖昧的,因為每個人對「簡潔」的定義不同。所以,我們應該以十七秒為標準來整理俯瞰過的內容。並在說話的開頭傳達。如此就可以對說話的對象「簡潔地傳達俯瞰過的內容」。

  「十七秒」的另一個根據,就是要讓對方能夠記憶。

2. 為何是十七秒?


■長期記憶與短期記憶

  人的記憶種類,有所謂的「長期記憶」與「短期記憶」兩種。

  所謂的「長期記憶」就是我們一直記著的事。舉例來說,「和某某朋友在池塘邊抓蝦」或是「小學三年級時,曾被老師狠狠罵過」等兒時的回憶,就是一般所說的具代表性的情節式記憶。

  這類記憶是不論想起多少次「曾發生過這種事」,都可以長期保持的記憶。所以,當想起這類記憶,就會勾起「小時候,在池溏邊一起抓蝦的,的確是……某某!」

  相對地,「短期記憶」是更淺的記憶。舉例來說,人可以瞬間記住備忘錄裡的電話號碼而打電話,但偶而還是會忘記這個電話號碼。或是,出門時鎖上了門,在家門前還記得這件事,但走到車站中途卻不確定地想:「咦?我剛剛有鎖門嗎?」

■短期記憶的保持時間

  為了深化、保持淺的記憶,有反覆排練的必要。

  而這種記憶的排練,就像我們為了學校考試所進行的記憶學習。我們必須不斷複習在學校學到的成語字彙、英語單字、歷史年號等,以因應考試。而且一直記到考試為止,但過了一段時間之後,現在就幾乎全忘了。換言之,記憶學習尚未達到之前所描述的隨機記憶般的長期記憶。

  經過排練,記憶可以保持到某個程度。不過,也有無法靠反覆排練來保持記憶的時候,例如在日常的報告、連絡、洽商時,就無法如參加考試般靠反覆排練來記住對方所說的內容。

  我認為,像這樣聽者能不靠排練就記住,而且說話者可以簡潔表達的關鍵就是十七秒。即使是布朗-彼得森典範(Brown-Peterson paradigm)的短期記憶實驗,也獲得了已記憶的訊息經過十五秒~十八秒就會劣化、忘記的結果。換言之,一旦超過十七秒,我們就會開始忘記一開頭所說的話。

  十七秒是我長年不斷鑽研簡潔說話技巧的學習方法,真實感受到的時間長度。聽人說話的時間如果超過二十秒,就會感覺「話說得冗長」「不知想說些什麼?」。

  不妨看看我們身邊的事物。大部分的手機留言時間都設定在二十秒內。因為如果超過二十秒,只聽一次是記不住的。

  那麼,若將要說的話整理為比十七秒還短的五秒或是十秒,是否就更容易記住呢?的確如此。但現實上很難將想說的話整理成這麼短的時間。所以,十七秒是可以簡潔整理說話內容的極限範圍。

  不過,其實重要的是十七秒的說話內容。為什麼呢?因為人類的記憶系統只會保有、儲存具意義的訊息[即意義記憶(meaningful memory)]。由於我們日常生活中的訊息都是具意義的語言,所以我們可以理解、記憶這些訊息

  換言之,不管在十七秒以內說了些什麼,如果表達方式太曖昧、很難理解主旨的話,就無法賦予意義而記不住。

  嘗試將下列文字歸納為十七秒以內的訊息,希望各位讀者閱讀看看。

  『為了在現代社會與壓力和平相處,以下將說明「壓力的種類」有哪些。

  壓力的種類大致分為兩大類,即「精神的壓力」與「生理的壓力」。』

  即使是對記憶力沒自信的人,如果是這樣的內容,只聽過一次也可以記得住吧!

  另外,將同樣的內容亂序排列語順後,就是毫無意義的訊息。

  『壓力與 在現代社會 有那些呢  針對「壓力的種類」 作說明 「生理的壓力」 種類 為了和平相處 「精神的壓力」 可大約分為兩類  壓力的』。


  這樣就無法全部記住吧!所謂難以理解的話,即使不至於如此極端,但有一點是相同的,就是不作為意義記憶留存下來。

3以十七秒來傳達的三大優點


■可以明確鎖定對話的要點

  由於要在短短的十七秒內傳達,必然要鎖定對話的要點。因此,一定要掌握內容中最重要的部分,或是在上一層就整理好內容。

  如果讓人毫無限制、自由地說話,他就會想到什麼就說什麼。其實,如此隨興的說話方式,是對自己輕鬆的說話方式。說話者不具任何痛苦的說話方式,聽者通常都聽得很痛苦。儘管看不見說話的方向,聽者也任由其說下去時,說話者通常不會察覺這樣的狀況而自顧自地說完。

  反之,如果有限制必須在十七秒內說完時,對說話者而言,由於不能想到什麼就說什麼,所以很痛苦。可是對聽者而言,說話的內容簡潔扼要,所以可以輕鬆地理解。

  所說的話容不容易讓人理解,取決於是否有想要說些讓對方容易理解的內容的意識。而具有這樣的意識時,更重要的是鎖定要點。不過,由於鎖定要點方式,出乎意料地籠統,所以即使自己有意願要鎖定要點,也會發生聽者不認為如此的情況。這時,為了更明確這樣的意識,要將「在十七秒內說話」視為目標,如此便能減少與聽者的誤差。

  如此以十七秒來傳達的優點之一,就是可以明確地鎖定說話的要點。

■可以確認對方是否理解

  在之前的心智模式章節中已說明,由於個人具有的知識、經驗、價值觀等不同,若要對方完全理解想傳達的內容,幾乎是不可能的。即使覺得對方的反應很好、已理解,但仍有不少沒傳達給對方或遭到誤解的案例。原因就出在前面已描述過的訊息劣化。

  不過,能簡潔地在十七秒傳達,就可以避免訊息的劣化。為什麼呢?因為簡潔說完之後,可以立刻確認對方的理解程度。

  舉例來說,

  關於我們公司今後對個人資訊保護的課題與政策:第一點、提高各自的意識。第二點、系統的改善。已列出各種具體例子,不知大家是否理解了呢?」

  最好能詢問清楚聽的人是否理解。粗黑字部分是必須在十七秒內傳達的內容。如果內容如此簡短,對方就能很快很準確地是否能理解。由於每次都可以確認對方的理解程度,所以訊息的劣化就減少了。

  相對地,如果話說得很長會怎樣呢?

  「最近,任何企業都被要求要針對個人的資訊保護提出對策。回頭來看看我們公司的對策如何呢?首先,列舉幾個課題。即……,而針對這些的對策,我們公司每個人都一定要提高資訊保護的意識。換言之,就是各資訊的背後有不同的顧客……另外是關於系統……不知大家對上述的內容是否理解呢?」


  即使最後一句是相同的,還是不清楚在問哪個部分的理解度。聽者八成只聽進了最後一段話。

  「以十七秒傳達內容」的第二個優點,就是可以減少訊息的劣化、可以立即確認對方的理解程度。

■可以確信對方一定記得

  如同上述般,以十七秒傳達內容的第三個優點是對方一定會記住。

  在報告、連絡、洽商時,彼此往來之間經常會發生「說了」、「根本沒說」的情形。加上彼此之間在理解上的差異,所以絕不能輕忽對方不記得的事實。

  人的記憶,其實是曖昧而且具主觀性的,基本上只記得對自己有利的事。為避免犯下這樣的錯誤,應該以書面確認,但在報告、連絡、洽商時,每次都以書面確認是不可能的。

  因此,有必要不必重覆太多次,對方就會記住自己說過的話。

  要對方一次就記住,一定要有非比尋常的表現。儘管如此,話也不能說得太簡略,使用廣告詞般的用語,是無法明確傳達真正的意圖。因此,有必要整理好說話的內容在十七秒內說完。

  此外,不僅要讓聽者記住,給第三者的傳話也要對方好好記住。如同之前的描述,由於會引發訊息傳達的劣化,所以如果是說給第三者以上的人聽,就要更慎重。

  以十七秒來表達最大的優點,就是對方確實會記憶深刻。

作者資料

安田正

Pan-Nations Consulting Group Co., Ltd.董事長。1953年出生於宮城縣;1976~77年留學英國;1978年畢業自神奈川大學。曾任兼松Personal Service國際文化事業部部長,1990年針對企業設立了語學研習機關Pan-Nations Consulting Group Co., Ltd。他自己也擔任講師而相當活躍。 主要著作有《邏輯式溝通》、《邏輯式寫作》(日本實業出版社)、《會議力》(日本經濟新聞社)、《創新!P.C.G式英文速讀&多讀入門書》(Japan Times)、《商業最前線的英語進步法》(日興企劃)等。

基本資料

作者:安田正 出版社:麥田 書系:課長學 出版日期:2009-09-07 ISBN:9789861735559 城邦書號:RW3003 規格:膠裝 / 單色 / 216頁 / 14.8cm×21cm
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