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6點全部下班!打造黃金團隊的祕密武器
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  • 6點全部下班!打造黃金團隊的祕密武器

  • 作者:小室淑惠
  • 出版社:麥田
  • 出版日期:2010-05-10
  • 定價:260元

內容簡介

「為什麼他們準時6點下班,業績照樣提昇?」 累積超過六百家公司的諮詢能量,「觀察、委任、培育員工」方法完全發展,一次公開! 六大步驟X二十五項新型工具,一口氣脫離舊時代管理思維 不可思議的超簡單步驟,三個月之內生活大變化! □ 創意加乘 □ 充滿正面能量 □ 工作與生活均衡 □ 思考力提昇 □ 擁有新思維 在以附加價值決勝負的時代中,員工必須在六點準時下班 全球性的金融風暴引發世界對於未來經濟的不安,在職場上的每個人內心也充滿徬徨;同時,隨著時代演進,因為社會結構、家庭因素與工作本質的改變……「工作時間受限的員工」增多也成為趨勢。為了因應時代潮流,工作的模式也必須跟著轉換才行,關鍵就是在於「善用團隊力量」與「工作與生活均衡發展」的新思維。重視「生活」就是提升「工作」生產率的捷徑。 【本書特色】 六大步驟X二十五項新型工具 ◎步驟一 把現狀顯像化 【工具一 晨間郵件】、【工具二 傍晚郵件】…… ◎步驟二 共享課題與遠景 【工具五 課題發現清單】、【工具六 重新認識面談】、【工具七 團隊遠景】…… ◎步驟三 重新檢視工作內容與分配 【工具十 減少浪費會議】、【工具十一 交接工作手冊】、【工具十二 複數責任制】…… ◎步驟四 重新檢視評量分數 【工具十四 附加評量】、【工具十五 全體員工指導制度】養成互相培育的習慣…… ◎步驟五 改變工作的進行方式 【工具十八 簡單的IT工具】、【工具十九 整體議事記錄】…… ◎步驟六 把變化推廣出去 【工具二十四 變化報告清單】、【工具二十五 改變!日本】

內文試閱

【工具一:晨間郵件】共享工作時間的估計與優先順序的安排

共享該日的預定工作

  改變團隊的時候,必須以大家都了解的客觀事實為基礎,第一步就是管理者與員工必須共同掌握團隊的現狀。

  對於來找我諮詢的公司,我首先會推薦【工具一:晨間郵件】。作法很簡單,只要規定每個員工透過電子郵件把當天的預定行程寄給管理者,並且讓團隊的所有成員共享資訊。管理者也要把自己的預定行程傳給所有員工,就這麼簡單。

  書寫「晨間郵件」時,有四個注意事項:
  1. 時間以十五分鐘為一個單位
  2. 工作與時間(估計時間)要一併考慮
  3. 不要期待靠加班完成工作,要訂定一個可以在上班時間完成工作的時間表
  4. 訂出各項工作的優先順序

  前一天就要先想好隔天需進行的工作。這樣當天上午只要把估計時間填好寄出去就可以了。在還沒習慣之前,有時候光是一封晨間郵件就要耗費數十分鐘,這只是因為以前都沒有事先安排工作的習慣所導致。但習慣之後,大約五分鐘就可以完成這項工作。

  收到員工傳來的「晨間郵件」後,管理者要確認估計的時間與工作安排的優先順序。藉此就能夠明白員工是否正確了解工作的內容。

  例如,員工在晨間郵件中寫著「製作企畫書三小時」。如果管理者要求的是草案的話,就可以指示「不用花到三個小時,花一個小時歸納整理,先傳大綱給我看就好。」如果可以留到隔日再做的工作被列為優先處理,也可以指示員工調整工作順序。 【工具十七:行動清單】讀解工作過程

■全員共享「如何獲得成果」

   如果管理者認為每個員工只要把自己分內的工作做好就可以,那麼只看最後的成果或許就足夠了。不過,如果想提升整個團隊的工作成果的話,檢驗中間的過程就是一個關鍵。

   各位應該有這樣的經驗,有時就算工作進行順利,但離銷售量成長卻還有一段滯留時間。這時如果管理者不去看工作過程的話,就只能針對眼前的狀況做出「這個月的銷售量還不夠,快想想辦法。」這樣毫無建設的批評。但所謂的業績,並不是在某一天會突然自己碰地生出來,而是由一連串的因果所形成的結果。所以,如果不注意工作過程的話,別說是與其他人溝通了,連互相合作也辦不到。

   要清楚工作過程所使用的表單便是【工具十七:行動清單】

   行動清單的內容是以團隊的年度目標為基礎,分別訂出各個企畫案與負責的單位。建議可以從會計年度的第一個月開始做起。

   首先,以團隊的年度目標為基礎,針對各個企畫案或工作與負責的員工討論「需要達成多少成果」。

   接下來就是更進一步地分解在達到目標之前的過程中,在每一個重要的步驟都要設定一個里程碑。在這裡一定要填寫「自己(負責人)要做什麼=行動」、「是否需要團隊的管理者或其他員工的什麼支援=要求」等兩點。

   寫好「行動清單」之後,管理者要依照工作內容與員工面談,詢問「為什麼這個過程可以達到這個數值?」如果員工無法明確說明的話,表示對方還沒有考慮詳盡,這時就必須要求員工重新提出行動清單。管理者認可的「行動清單」可以傳給全員共享。之後再透過會議等場合報告經過,確認依照年度目標所設定的里程碑之達成率。

■最重要的是「無法達成的原因」

   比起達成工作的里程碑,「行動清單」最重要的功能反而是日後分析無法達成目標原因的依據。

   在沒有達成里程碑的狀況下,苛責員工其實是沒有意義。因為最終認可成果目標、過程以及里程碑的畢竟是管理者自己,因此也必須負起相關責任並且思考改善方法才是根本之道。

   以業務為例,假設已經知道沒有達成目標的主因是「客戶下訂單的時間太晚」,那麼下一期就可以加入這份訂單的業績。如果原因是「本來以為可以拿到訂單,結果卻失敗」,就要更進一步分析是不是「資料不適合客戶」、「沒有掌握對方的關鍵人物」、「後續追蹤的工作沒有做好」等,找出失敗的主因。

   如果能夠建立起這樣的習慣,養成透過「行動清單」觀察工作過程的話,也就會開始從中察覺到有些奇怪的現象進而修正。

   例如,某部門要求負責法人客戶的A、B、C等三人「這一年度的業績目標各是一億日圓」。

   進入第四季之後,我特地觀察了之這三人的業績狀況。A在適當的時機已經得到一個大訂單,由於目標達成了,所以心情開始鬆懈,有了「其他訂單的都列入下一季的業績吧」的想法。另一方面,B在上年度已經拿到一個大訂單,所以一開始就覺得「這年度大概已經是極限了」,因此早早就放棄目標,對於工作也提不起勁。最後是離目標還有一點差距的C,為了達成業績萌生了這樣的想法「如果是XX公司的話,可以要求他們吃一些訂單。拜託看看好了!」於是讓主顧客購買沒有必要的商品。

   很明顯地,以上三個人都不是根據必要的過程達到工作成果。甚至,由於以個人為單位分配業績目標,所以員工只注重自己的工作成果,這麼一來就不可能出現幫助其他同事或是共享知識、資訊的情況。

   雖然掌握業績時,數值目標是不可或缺的要素。不過,如果管理者只追求數字而無視員工的工作過程,將會忽略工作上其實充滿著不合理的現象。

   如果設定的目標以及工作過程合理的話,就算達成目標的時間有些延遲,也一定會有好結果出現。

作者資料

小室淑惠

一九七五年生於東京。一九九九年進入資生堂公司,爾後被調派至奈良分公司,並在公司內部舉辦的商業模式競賽中獲得冠軍;同時也在公司內部創立支援事業部,目的為協助結束育兒假之後重返職場的員工。 離開資生堂之後,於二○○六年成立工作與生活均衡發展顧問公司。開發重返職場支援計畫「Armo」,不僅協助因育兒休假的女性勞工,也幫助請育嬰假的男性勞工、因看護或憂鬱症等原因而請假的勞工等等,已經約有兩百家公司引進這項計畫。 到目前為止,總共協助了六百多家公司進行工作與生活均衡發展的組織改革,提出適合日本企業的文化之提案而廣受各企業的支持。二○○六年長男出生,過著充實的工作與生活,以新世代的創業家受到社會大眾的矚目。 著作有《工作與生活均衡發展的思考與引進》(日本效率協會管理中心)、《獲得成果又能準時下班的時間管理術》(成美堂出版)、《把已成為多數的「有理由的員工」化為戰鬥力》(小學館)等。 現任內閣府「工作與生活均衡發展促進.評量部」委員、厚生勞動省「工作與生活均衡發展促進委員會」委員、內閣府男女共同參與會議「工作與生活均衡發展專門調查會」委員等。 工作與生活均衡發展顧問公司 http://www.work-life-b.com/

基本資料

作者:小室淑惠 譯者:陳美瑛 出版社:麥田 書系:課長學 出版日期:2010-05-10 ISBN:9789861736426 城邦書號:RW3004 規格:膠裝 / 單色 / 240頁 / 14.8cm×21cm
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