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彭建文PJ法:高效工作者的問題分析與決策:世界級的企業這樣子解決問題,透過PJ法的「步驟+工具表格+思維+心法」,快速提升解決問題的能力!
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  • 彭建文PJ法:高效工作者的問題分析與決策:世界級的企業這樣子解決問題,透過PJ法的「步驟+工具表格+思維+心法」,快速提升解決問題的能力!

  • 作者:彭建文
  • 出版社:布克文化
  • 出版日期:2020-03-03
  • 定價:400元
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內容簡介

2萬多名學員見證推薦!超過150家企業口碑肯定! 全球首創 PJ法「問題分析與決策」系統性方法論融合三大元素 1.萃取10年台積電經驗 2.融合世界經典解決問題工具與方法 3.整合10年兩岸輔導實務 職場年資五年以下的你: 1.先單獨學習PJ法裡的8P步驟,讓這些步驟先成為你問題分析與決策的習慣。 2.單獨學習本書所有工具,在職場上遇到問題時,可以單獨利用這些工具解決問題。 職場年資五年以上的你: 1.先熟悉PJ法裡的8P步驟,再熟悉每個步驟裡的小步驟,讓所有步驟成為問題分析與決策的思維邏輯。 2.學習每個步驟相對應的工具,並且拿一個實際案例,透過8P步驟與相對應的工具,一步一步解決問題。 【強力推薦】 城邦媒體集團首席執行長/何飛鵬 中原大學工業與系統工程系教授/江瑞清 振鋒企業董事長/洪榮德 知名講師、作家、主持人/謝文憲 超級數字力創辦人/林明樟 大人學共同創辦人/姚詩豪 #解決問題的重要性 人人會PJ,個個是菁英 面對每一階段的角色與任務,無論喜歡與否,都必須正視並解決每一次任務所遭遇的困難與挑戰,才能一次又一次累積小本事,在一次次「小」的累加之後,終可加總成「大」的能量,因為成功沒有「奇蹟」,只有「累積」。 證嚴法師面對煩惱有四他:面對他、接受他、處理他、放下他。我個人深受啟發,因為只有勇敢面對並解決問題的人,才有可能逆轉勝,而且「本事」沒有那麼困難擁有,所謂的本事,只是解決每一次問題所累積出來的高度而已。 試問諸位,想在自己的場域成為有勇、有謀、有力的菁英嗎?想成為同儕眼中獨一無二的菁英嗎?想成為主管心目中唯一的救火菁英嗎? 如果你的答案是「No」,那麼,我書中所談可能無法直接幫助你。 如果你的答案是「Yes」,那麼,我接下來要談的PJ法就值得你細細領略。 什麼是「菁英」呢?我認為「菁英」必定具備很強的邏輯思考能力,因思路清晰,問題便無所逃遁,自然容易找出解決問題的良策,通常我稱這種能力為「問題分析與決策能力」。 然而,「問題分析與決策能力」是與生俱來的嗎?還是可以藉由步驟的習得而晉身菁英之列呢?我認為與生俱來或許有之,但總歸鳳毛麟角,換言之,透過工具或方法的後天習得才是相對多數,因此,學習一套有系統、有方法、有步驟的問題分析與決策能力,就顯得非常重要了。我將這套自我創發的武功祕笈稱為「PJ法」,我非常確信,只要大家能夠好好學習「PJ法」,必定可成為善於「問題分析與決策」的「菁英」。 為何我敢這樣大言不慚的推薦「PJ法」呢?因為我在各企業中推廣並執行「PJ法」已行之多年,凡事能夠藉不斷練習「PJ法」並將其落實於工作者,不管是主管或是下屬,皆給予極為正面的肯定與回饋,這在在說明「PJ法」能夠藉由步驟拆解抽象的思考邏輯、能夠化平凡為菁英。 那麼,到底什麼是「PJ法」呢?簡言之,「PJ法」係一套全面性、系統性、可行性的問題分析與決策方法: PJ法精神:PJ法(步驟+心法)+使用正確工具 PJ法嚴謹度:思考模式瞻前又顧後+問題處理邏輯步驟化,因此,問題解決可以層層遞進直搗核心。 PJ法數據化:從蒐集數據、分析資料、找出真因、驗證對策,讓數字會說話。 倘若個人能夠習得「PJ法」,那麼,問題分析與決策的能力必然向上攀升,同儕、主管必定可以感受個人大幅成長的曲線。倘若企業端能夠導入這套方法論,企業將形成持續改善創新的企業文化,而且不管是個人能力的提升或是企業文化的形塑,都在客戶端施行「PJ法」後,得到改變成功的實例。 因此,人人會PJ法、個個皆菁英,企業會PJ法、個個皆卓越! 其實,多年以來,一直想撰寫「系統性問題分析與決策」方法論的夢想未曾間斷,只是礙於個人資歷尚淺、積累能量未達勃發之境,故每每只聞樓梯響,不見人下來。經過這些年來回於二岸三地之間、出入問題分析與決策以及創意思考的相互辯證,終得以將所學與實踐的成果付梓出版,一方面圓了自己多年的夢想,另一方面更期盼PJ法得以為職場人士帶來些許的幫助。 這本書的完成,首先我先要感謝我的夥伴教練侯安璐老師,在整個書的製作過程中,有幸能夠得到安璐老師的協助,讓我得以完成我的新書內容,在取名字的時候、新書內容的構思、每一個章節的架構,安璐老師也協助提供非常多的點子。另外也要謝謝我的特助Eva在寫書的過程中,不斷幫我處理文書的部分以及圖形的表達。另外我要謝謝我的父母親、我的太太妙昇,以及我兩個可愛的小朋友翊程跟聖珉,謝謝他們的支持,讓我沒有無後顧之憂的去追求我的夢想! 最後也謝謝這幾年來所有我授課或是輔導的企業跟朋友,謝謝你們,沒有你們課程跟輔導的需求,就不會產生那麼完整的PJ法。更要感謝在職場上受過台積電公司10年多的洗禮與學習,沒有台積電的經歷,就不會有PJ法的誕生。 【如何閱讀此書】 整本書的內容,主要是在說明高效能工作者的問題分析與決策的方法,也就是「PJ法」。這個方法裡面有八個步驟,每一個步驟還有一些小步驟,在每一個步驟裡面,你會學習到一些工具,因此針對不同的讀者,你可以按照下面提供的方式來閱讀此書,對你的幫助會更大。 ※職場年資五年以下的人 如果你進入職場不滿五年,可以朝下面兩個角度學習: 先單獨學習PJ法的8P步驟,讓這些步驟先成為你問題分析與決策的習慣。單獨學習本書內的所有工具,當你在職場上遇到問題時,你可以單獨利用本書的一些工具來解決這些問題。 ※職場年資五年以上的人 如果你進職場已有一段時間,可以照下面的方式閱讀此書: 先熟悉PJ法裡面的8P步驟,再熟悉每一個步驟裡面的小步驟,讓所有的步驟成為你問題分析與決策的思維邏輯。學習每個步驟相對應的工具,並且拿一個實際案例,透過8P的步驟與相對應的工具,一步一步去解決你的問題。 ※在企業內推行 如果你是一位企業內推動持續改善文化或問題解決的相關同仁,你可以按照下面的建議去閱讀此書: 你可以找一群人,先熟悉PJ法裡面的步驟跟工具。把工作上實際遇到的問題,要求這一群人試著按照書裡面的步驟跟工具去解決。解決完之後,找相關的人分享這個解決問題的過程。如果成效不錯,你就可以再找另外的一群人,利用上面的方法,慢慢的把這些解決問題的步驟跟工具,推行到其他相關的人員。最後你可以把這些方法跟步驟,讓它成為公司內解決問題的共通語言,並且訂定一些制度,讓公司可以形成持續改善或持續創新的一種文化。 為什麼問題分析與解決方法論那麼重要? 大家都認為「解決問題」很重要,因此過去教學時,我都不會在這部分著墨太多。只是某次在科技大廠授課時,我問了學員這個問題,意外發現學員寫出了很多他們認為解決問題的重要性,整理了20點如下: 01、避免重複發生相同的問題。 02、不解決此問題會導致該功能無作用。 03、沒有好的分析,就沒有好的解決。 04、解決後產品才能量產。 05、問題分析方向錯誤,會導致結論嚴重錯誤,知道方向卻沒有好的解決方案,也會很可惜。 06、人一生會一直碰到問題,如何在短時間內精準分析,就可以為自己創造更多時間。 07、解決更深的問題。 08、往對的方向前進。 09、常遇到問題時,最怕不知道方向,也沒有解決方法,所以了解問題的根源並解決是很重要的。 10、提升工作效率。 11、使用系統性方法,讓解決問題花費的時間縮短。 12、使問題永遠不再發生。 13、有效的解決問題可以減少時間浪費、人力消耗與成本花費。 14、可以洞悉事情的重點、問題點及發想點。 15、可以加快解決問題的時間。 16、方向錯誤會無法解決,浪費很多時間,嚴重的話會產生另外的問題。 17、人生、生活和工作,處處都是問題,歸類和變簡單能夠有效解決。 18、要解決問題,就要先分析問題,找到真正根源的原因,才能有效達到解決。 19、理解問題之邏輯並分析,將其運用於各種事情,加速解決。 20、讓工作更順利、快速、正確。 日本著名的管理學家大前研一曾經提過,提升即戰力的三個關鍵能力:語言力、財務力與問題解決力,所以解決問題能力是二十一世紀職場人士非常重要的能力之一。每個人從出生開始懂事以來,你就會遇到很多的問題,可能是生活上或是工作上的問題,所以每一個人無時無刻都在解決問題。 另外,前台積電董事長張忠謀先生曾說:「經理人最大的責任是在於知道方向、找出重點以及想出解決問題的方法。」 過去幾年在我擔任兩岸的問題分析與解決講師跟顧問的經歷中,企業最常培訓的課程,以排名來看,問題分析與解決的課程絕對會在前三名。這顯示了不管時代如何變遷,在培訓的項目中,問題分析與解決的課程依然是企業最重視的能力。 為什麼問題解決力的培訓那麼重要呢?那是因為大家在解決問題的時候,都很習慣的用自己的專業跟經驗來解決,就算當下問題解決了,過一陣子又會再度浮現。又或者你問他問題是如何解決的,對方說出來的解決方法與邏輯總覺得怪怪的。更慘的是,有些人的經驗與專業都不夠,那麼解決問題就更慘了。 過去我在台積電工作時,體會到「問題是智慧的迷宮,探索問題才能獲得新知」,這一句話的意思要鼓勵大家主動去發現問題。在解決問題的過程中,不斷的練習方法論,加上你個人的專業與經驗輔助,你就會不斷獲得新的知識,當然也會不斷的成長。 當你解決問題的能力增強,代表你對公司的價值越來越高,相對的,你的職位也會越爬越高。所以你想成為職場上的強者,提早養成問題分析與解決方法論的思維是非常重要的。現在的職場非常殘酷,問題也相對比以前更複雜,如果你用過去的思維解決現在的問題,只會越來越辛苦,你不解決問題,時間會把你解決掉。 那麼何時需要一套系統性的問題解決方法呢? 我常說,簡單的問題可以用經驗來解決,但是複雜度較高且困難的問題,就需要遵循一套方法論來解決問題。 另外,如果你自認為你解決問題的邏輯不夠強,你更需要學習系統性的問題解決方法。 在組織或團體內,如果想提升整個組織或團體的績效,讓每個成員都有共同的語言,那麼我會建議公司導入這套方法論,它可以成為公司非常堅強軟實力的持續改善文化。一開始導入的時候效果可能不是那麼明顯,幾年後企業就會發現,有導入問題解決方法論的企業都是更加茁壯與成長。 你在職場上常犯哪些解決問題的錯誤? 大部分的人在解決問題時,喜歡依靠個人經驗與專業判斷,常常會發現問題解決了,但是後續又有其他問題發生。所以你解決掉的可能不是真正的原因,或者只是看到了問題就直接思考對策。 這樣的情形大家是不是很熟悉呢?我常常喜歡在企業培訓的課程中問大家一個問題:「大家在解決問題時常常犯哪些錯誤?」幾分鐘後就可以收到學員各式各樣的答案,或許這些是他們的切身之痛,所以寫起來特別有感,其中常見的答案有: 01、頭痛醫頭,腳痛醫腳。 02、慣性思維處理問題,陷在既有框架中。 03、常會怪罪時間不夠而無法好好分析與解決問題。 04、常看到問題就直接想原因或對策。 05、對策不夠創新或缺乏副作用的分析。 06、上面主管叫你做什麼專案,就毫不思考的埋頭去做。 07、問題解決不久後,又再度發生。 08、沒有方法,沒有工具,都靠經驗。 09、有使用方法、工具,只是經驗或主觀意識凌駕在方法、工具之上。 10、官大學問大,老闆說了算。 11、描述問題不夠全面,很想一下子就全面性解決問題。 針對前面的錯誤,大家可以想一下,如果是你,你會犯哪些錯誤呢?如果你犯的錯誤很少,那麼恭喜你;如果犯的錯誤比較多,那就很麻煩了,你可能上班都被問題追著跑。 另外,由於我常年輔導企業的問題分析與解決的專案,能更深入看到問題分析與解決的錯誤,而且不管企業的規模大小,或是產業別的不同,普遍的錯誤幾乎都很一致,例如: 01、驗證缺乏說服力強的客觀數字。 02、問題的對策,都是大家耳熟能詳的對策,比如:加強教育訓練、加強宣導、導入自動化、增加人力等等,看不到很有創意的對策。 03、整個問題解決的過程,沒有把利害關係人找進來討論。 04、喜歡解決比較簡單的問題,對複雜的問題都不會主動解決。 05、問題的原因探討跟對策探討,還是用自己的慣性思維想出來的。 06、原因跟對策沒有全面性探討。 這些錯誤的發生,其實是可以用方法與工具來解決,當然也需要解決問題的一些新思維,這裡所指的新思維,倒不是指「全新」的思維,而是提供給你不同的解決問題思考方向,進而避免這些錯誤的發生。 另外很神奇的是,上述這些錯誤,大部分都可以藉由一套問題分析與解決的方法論來解決,這並不誇張,而是這套方法論經我這幾年的實證,已經有不少職場人士與企業見證過,效果都非常好。 在此也提供給職場人士,看看自己得到幾分,請參考「附錄1:常見問題分析與決策症狀評量表」幫自己做測驗,有沒有都犯了問題分析與解決的一些常見症狀?如果真的有也不必擔心,只要循序漸進依照書中的步驟與方法,就可以慢慢的一一調整過來。 另外,我也特別設計了一張「附錄2:PJ法問題分析與決策能力量表」,可以運用在閱讀本書之前與之後,幫自己的問題分析與決策能力做個前後評量,讓自己的學習更上手! 如何培養解決問題的新思維? 當我們解決問題的時候,總是習慣用過去的方法與思維來達成目標,當然效果有限,就算真的達成目標,相信也不會維持多久。真正解決問題的新思維,是從結果來思考最佳方法的思考模式。 和大家分享一個自己輔導企業的小故事。 有一家公司的人資部門,最近幾年都有一個頭痛的問題,就是要如何「提高新人面試人數與報到率」,分析後發現,「新人面試人數」始終不足,平均僅需求人數的1.3倍,而「新人報到率」也偏低,平均只有45%。 這個問題已經嚴重影響人資部門的信心,也造成面試成本的浪費,錄取後未報到,就必須反覆面試,造成人力調度吃緊、加班時數攀高、生產產能受限,進而影響公司的業績。 過去公司的人資部門,都是習慣性的用過去的方法與思維來達成目標,他們認為是外部就業市場的結構產生變化,影響求職者的任職意願,而他們最常實施的對策,是花錢尋找好的招募管道與持續強化公司的形象,也就是他們還是習慣於從方法到結果的思考模式。這種思考模式效果始終有限,就算真的達成目標,相信也不會維持多久。 在這個過程中,我也看得出來人資部門的無奈,即使你真心想解決問題,卻依然受到習慣做法的影響而無法順利解決,而且有些問題可能無法用常用的習慣方法來解決。 反向的思考方式:從結果到方法 從結果到方法的思考模式,有兩種方式。 【方式一】先針對問題做問題分析、目標設定、原因分析,最後根據原因來選擇最有效的達成方法。 建議企業設立一個專案,採用方式一來解決「如何提高新人面試人數與報到率」。 深入問題分析發現,每一個招募管道的履歷數均未達需求數,報到率以「建教合作、離職回任」最高,其次為「親友介紹」。錄取後未報到的原因,經過分析發現,未報到的新人都未接電話,因此無法知道原因,還有就是對方已經找到其他工作以及公司距離家裡比較遠。 問題分析後接著原因分析,而這個步驟的原因發散,是打破思維框架的重要關鍵。 經過原因分析後,我們有重大發現,原來造成面試數偏低的真正原因是「工作與福利不具吸引力」與「不知道公司有缺人」,而造成報到率偏低的真正原因是「薪資不如預期」、「面試過程感受不佳」與「報到準備資料繁雜」。 這些的原因分析,讓大家真正了解到,不要只靠直覺或經驗來分析,只有佐證資料才能說服別人。 接下來我們需要針對每一個真因來思考對策。過去大家習慣針對一個真因思考一到兩種對策,而想出來的這些對策,也都是過去所知道的對策,沒有任何創新的做法,其實他們都很用力去想,但就是想不出來。 我常說,如果過去這些對策有效果,問題還會不能解決嗎?就是因為過去這些做法的效果有限,所以問題才沒有解決。 因此我要大家打破思維的框架,針對每一個真因,思考五個以上的對策,而且要運用創意的工具或技巧,來協助你想出有創意的方案。 其中有一個對策的思考,就是運用標竿學習方法,然後改良一下,就可以形成你的創意,簡單的說:「借用+改良=你的點子」。 對策就是「強化招募廣告之工作說明」,我要大家去參考其他產業招募廣告的工作說明,是否有些是我們可以參考的?過程中,我們也重新盤點並分類列出各項福利,然後增加各組工作內容的具體介紹。 另外,我們也針對「面談流程」與「面試直接通知錄取與否的流程」等進行優化調整。 對策實施後,「新人面試人數」從需求數的1.3倍,大幅成長到5倍,而「新人報到率」也從原本的45%提高至80%。 而且這個創意根本都沒有花費任何成本。事後同仁都說,這麼簡單的創意,為什麼過去我們都沒有想到! 其實理由很簡單,就是大家都習慣過去的做法,不習慣反向的思考方法,因此只要能夠跳出框架,要想出好的創意解決問題,真的不難。 【方式二】要達成目標或任務,最好的方法會是什麼? 我在講授「創意思考」相關的企業內訓課程時,都會丟一個問題問學員,就是如果一個問題要在一小時內想出200個點子,我要學員去思考有哪些方法可以達成此目標? 大家的想法都是在公司裡找部門同仁來腦力激盪,於是我便接著問大家,還有其它方法嗎?還有其它方法嗎?結果得到的答案都是只有這個方法,也想不出其他的方法。 從這個問題就可以發現,大家的思維框架都圍繞在公司的部門同仁,因此大家都還是習慣從方法到結果的思考模式,而不是從結果到方法的反向思考方式。 上面的任務是,一個問題要在一個小時內想出200個點子,有哪些方法可以達成此目標?要達成目標或任務,最好的方法又是什麼? 除了在公司裡找部門同仁腦力激盪外,當然還有幾個方法可以試試,例如把部門同仁擴大到公司全部同仁、Facebook的社交功能、Line的社交功能、可以與萬人馬拉松活動合作收集點子、可以與萬人橫渡日月潭活動合作收集點子……等等。 想像一下,Facebook的社交功能點子,如果你的Facebook有1800位朋友,你把你的問題寫上去,然後增加一點誘因,鼓勵Facebook的朋友寫下他的點子,我相信要在短時間收集200個點子應該不難才是。 從這個例子發現,當我們在解決問題的時候,我們還是很習慣性用過去的方法與思維來達成目標,而不習慣用從結果到方法的思考模式,要達成目標或任務,最好的方法會是什麼? 如何培養解決問題新思維? 我們習慣性的用過去的方法與思維來達成目標,效果始終有限,就算真的達成目標,相信也不會維持多久。 真正解決問題的新思維,是反向的思考方式,從結果來思考最佳方法的思考模式。從結果到方法的思考模式,有兩種方式。 【方式一】 針對問題做問題分析、目標設定、原因分析,最後根據原因來選擇最有效的達成方法。 【方式二】 要達成目標或任務,思考最好的方法會是什麼? 如果你想培養解決問題新思維,成為解決問題的高手,不妨多試試從結果到方法的思考模式,然後多加練習,你也可以成為解決問題的高手,進而幫助你在職場加分喔!

目錄

【推薦序】一本創新又兼具理論和實務的好書/江瑞清 【推薦序】提出對策有效不遺漏,大幅改善工作效益/辛水泉 【推薦序】從解決問題的過程中發掘樂趣與成就感/姚詩豪 【自序】人人會PJ法,個個是菁英 0-0 如何閱讀此書 0-1 為什麼問題分析與解決方法論那麼重要? 0-2 你在職場上常犯哪些解決問題的錯誤? 0-3 如何培養解決問題新思維? 第一章 跟強者為伍 跟強者學習問題解決腦 1-1 你解決問題有系統觀嗎? 1-2 解決問題沒有具備這些要素,你永遠無法跟強手並齊 1-3 跟台積電學習「解決問題腦」 第二章 問題的定義與分類 如果你對問題的定義都不清楚,你就根本不用解決問題 2-1 不要連是不是問題都無法分辨 2-2 發現問題的技巧 2-3 問題有分類,解決問題的速度才會快 第三章 PJ法說明 系統性問題分析與決策的方法說明 3-1 PJ法說明 3-2 系統性方法論(PJ法)介紹:完整方法/整合工具/建構邏輯 3-3 系統性方法論(PJ法)八大步驟 第四章 PJ法核心邏輯 了解方法論的核心邏輯,可以快速提升你解決問題的邏輯能力 4-1 系統性方法論重要核心邏輯一 4-2 系統性方法論重要核心邏輯二 4-3 系統性方法論重要核心邏輯三 第五章 PJ法 從PJ法8P步驟工具建構邏輯分析思維與解決問題實力 5-1 P1選定主題&建立團隊 5-2 P2 描述問題&盤點現況 5-3 P3列出、選定&執行暫時防堵措施 5-4 P4列出、選定&驗證真因 5-5 P5列出、選定&驗證永久對策 5-6 P6執行永久對策&確認效果 5-7 P7預防再發&建立標準化 5-8 P8反思未來&恭賀團隊 第六章 圖像式8P的思考法 透過圖像式的思考讓你學習工具更紮實 6-1 8P圖像式思考法完整串聯 第七章 工具使用 如何使用單一工具解決你的問題 7-1 AB卡自由混搭小遊戲 第八章 案例學習 看案例打通你對PJ法的任督二脈 8-1 PJ法與工具的組合案例學習(8P案例) 第九章 PJ法的提問 如何提出好問題得到好答案 9-1 PJ法的思維 9-2 如何提出好問題得到好答案 第十章 持續改善創新文化 如何打造持續改善創新的文化 10-1 企業如何打造持續改善創新的文化? 10-2 讓問題分析與決策系統性方法論成為企業的DNA 10-3 透過變革,導入持續改善的DNA 附錄

內文試閱

  230-0 如何閱讀此書      整本書的內容,主要是在說明高效能工作者的問題分析與決策的方法,也就是「 PJ法」。這個方法裡面有八個步驟,每一個步驟還有一些小步驟,在每一個步驟裡面,你會學習到一些工具,因此針對不同的讀者,你可以按照下面提供的方式來閱讀此書,對你的幫助會更大。      .職場年資五年以下的人      如果你進入職場不滿五年,可以朝下面兩個角度學習:      1. 先單獨學習 PJ法的 8P步驟,讓這些步驟先成為你問題分析與決策的習慣。      2. 單獨學習本書內的所有工具,當你在職場上遇到問題時,你可以單獨利用本書的一些工具來解決這些問題。      .職場年資五年以上的人      如果你進職場已有一段時間,可以照下面的方式閱讀此書:      1. 先熟悉 PJ法裡面的 8P步驟,再熟悉每一個步驟裡面的小步驟,讓所有的步驟成為你問題分析與決策的思維邏輯。      2. 學習每個步驟相對應的工具,並且拿一個實際案例,透過8P的步驟與相對應的工具,一步一步去解決你的問題。      .在企業內推行      如果你是一位企業內推動持續改善文化或問題解決的相關同仁,你可以按照下面的建議去閱讀此書:      1. 你可以找一群人,先熟悉 PJ法裡面的步驟跟工具。      2. 把工作上實際遇到的問題,要求這一群人試著按照書裡面的步驟跟工具去解決。      3. 解決完之後,找相關的人分享這個解決問題的過程。      4. 如果成效不錯,你就可以再找另外的一群人,利用上面的方法,慢慢的把這些解決問題的步驟跟工具,推行到其他相關的人員。      5. 最後你可以把這些方法跟步驟,讓它成為公司內解決問題的共通語言,並且訂定一些制度,讓公司可以形成持續改善或持續創新的一種文化。      0-1 為什麼問題分析與解決方法論那麼重要?      為什麼問題分析與解決這麼重要?      大家都認為「解決問題」很重要,因此過去教學時,我都不會在這部分著墨太多。只是某次在科技大廠授課時,我問了學員這個問題,意外發現學員寫出了很多他們認為解決問題的重要性,整理了 20點如下:      1. 避免重複發生相同的問題。   2. 不解決此問題會導致該功能無作用。   3. 沒有好的分析,就沒有好的解決。   4. 解決後產品才能量產。   5. 問題分析方向錯誤,會導致結論嚴重錯誤,知道方向卻沒有好的解決方案,也會很可惜。   6. 人一生會一直碰到問題,如何在短時間內精準分析,就可以為自己創造更多時間。   7. 解決更深的問題。   8. 往對的方向前進。   9. 常遇到問題時,最怕不知道方向,也沒有解決方法,所以了解問題的根源並解決是很重要的。   10. 提升工作效率。   11. 使用系統性方法,讓解決問題花費的時間縮短。   12. 使問題永遠不再發生。   13. 有效的解決問題可以減少時間浪費、人力消耗與成本花費。   14. 可以洞悉事情的重點、問題點及發想點。   15. 可以加快解決問題的時間。   16. 方向錯誤會無法解決,浪費很多時間,嚴重的話會產生另外的問題。   17. 人生、生活和工作,處處都是問題,歸類和變簡單能夠有效解決。   18. 要解決問題,就要先分析問題,找到真正根源的原因,才能有效達到解決。   19. 理解問題之邏輯並分析,將其運用於各種事情,加速解決。   20. 讓工作更順利、快速、正確。      日本著名的管理學家大前研一曾經提過,提升即戰力的三個關鍵能力:語言力、財務力與問題解決力,所以解決問題能力是二十一世紀職場人士非常重要的能力之一。每個人從出生開始懂事以來,你就會遇到很多的問題,可能是生活上或是工作上的問題,所以每一個人無時無刻都在解決問題。      另外,前台積電董事長張忠謀先生曾說:「經理人最大的責任是在於知道方向、找出重點以及想出解決問題的方法。」      過去幾年在我擔任兩岸的問題分析與解決講師跟顧問的經歷中,企業最常培訓的課程,以排名來看,問題分析與解決的課程絕對會在前三名。這顯示了不管時代如何變遷,在培訓的項目中,問題分析與解決的課程依然是企業最重視的能力。      為什麼問題解決力的培訓那麼重要呢?那是因為大家在解決問題的時候,都很習慣的用自己的專業跟經驗來解決,就算當下問題解決了,過一陣子又會再度浮現。又或者你問他問題是如何解決的,對方說出來的解決方法與邏輯總覺得怪怪的。更慘的是,有些人的經驗與專業都不夠,那麼解決問題就更慘了。      過去我在台積電工作時,體會到「問題是智慧的迷宮,探索問題才能獲得新知」,這一句話的意思要鼓勵大家主動去發現問題。      在解決問題的過程中,不斷的練習方法論,加上你個人的專業與經驗輔助,你就會不斷獲得新的知識,當然也會不斷的成長。      當你解決問題的能力增強,代表你對公司的價值越來越高,相對的,你的職位也會越爬越高。所以你想成為職場上的強者,提早養成問題分析與解決方法論的思維是非常重要的。現在的職場非常殘酷,問題也相對比以前更複雜,如果你用過去的思維解決現在的問題,只會越來越辛苦,你不解決問題,時間會把你解決掉。      那麼何時需要一套系統性的問題解決方法呢?      我常說,簡單的問題可以用經驗來解決,但是複雜度較高且困難的問題,就需要遵循一套方法論來解決問題。另外,如果你自認為你解決問題的邏輯不夠強,你更需要學習系統性的問題解決方法。      在組織或團體內,如果想提升整個組織或團體的績效,讓每個成員都有共同的語言,那麼我會建議公司導入這套方法論,它可以成為公司非常堅強軟實力的持續改善文化。一開始導入的時候效果可能不是那麼明顯,幾年後企業就會發現,有導入問題解決方法論的企業都是更加茁壯與成長。      0-2 你在職場上常犯哪些解決問題的錯誤?      大部分的人在解決問題時,喜歡依靠個人經驗與專業判斷,常常會發現問題解決了,但是後續又有其他問題發生。所以你解決掉的可能不是真正的原因,或者只是看到了問題就直接思考對策。這樣的情形大家是不是很熟悉呢?我常常喜歡在企業培訓的課程中問大家一個問題:「大家在解決問題時常常犯哪些錯誤?」幾分鐘後就可以收到學員各式各樣的答案,或許這些是他們的切身之痛,所以寫起來特別有感,其中常見的答案有:      1. 頭痛醫頭,腳痛醫腳。   2. 慣性思維處理問題,陷在既有框架中。   3. 常會怪罪時間不夠而無法好好分析與解決問題。   4. 常看到問題就直接想原因或對策。   5. 對策不夠創新或缺乏副作用的分析。   6. 上面主管叫你做什麼專案,就毫不思考的埋頭去做。   7. 問題解決不久後,又再度發生。   8. 沒有方法,沒有工具,都靠經驗。   9. 有使用方法、工具,只是經驗或主觀意識凌駕在方法、工具之上。   10. 官大學問大,老闆說了算。   11. 描述問題不夠全面,很想一下子就全面性解決問題。      針對前面的錯誤,大家可以想一下,如果是你,你會犯哪些錯誤呢?如果你犯的錯誤很少,那麼恭喜你;如果犯的錯誤比較多,那就很麻煩了,你可能上班都被問題追著跑。另外,由於我常年輔導企業的問題分析與解決的專案,能更深入看到問題分析與解決的錯誤,而且不管企業的規模大小,或是產業別的不同,普遍的錯誤幾乎都很一致,例如:      1. 驗證缺乏說服力強的客觀數字。   2. 問題的對策,都是大家耳熟能詳的對策,比如:加強教育訓練、加強宣導、導入自動化、增加人力等等,看不到很有創意的對策。   3. 整個問題解決的過程,沒有把利害關係人找進來討論。   4. 喜歡解決比較簡單的問題,對複雜的問題都不會主動解決。   5. 問題的原因探討跟對策探討,還是用自己的慣性思維想出來的。   6. 原因跟對策沒有全面性探討。      這些錯誤的發生,其實是可以用方法與工具來解決,當然也需要解決問題的一些新思維,這裡所指的新思維,倒不是指「全新」的思維,而是提供給你不同的解決問題思考方向,進而避免這些錯誤的發生。      另外很神奇的是,上述這些錯誤,大部分都可以藉由一套問題分析與解決的方法論來解決,這並不誇張,而是這套方法論經我這幾年的實證,已經有不少職場人士與企業見證過,效果都非常好。      在此也提供給職場人士,看看自己得到幾分,請參考「附錄1:常見問題分析與決策症狀評量表」幫自己做測驗,有沒有都犯了問題分析與解決的一些常見症狀?如果真的有也不必擔心,只要循序漸進依照書中的步驟與方法,就可以慢慢的一一調整過來。      另外,我也特別設計了一張「附錄2:PJ法問題分析與決策能力量表」,可以運用在閱讀本書之前與之後,幫自己的問題分析與決策能力做個前後評量,讓自己的學習更上手!      0-3 如何培養解決問題的新思維?      當我們解決問題的時候,總是習慣用過去的方法與思維來達成目標,當然效果有限,就算真的達成目標,相信也不會維持多久。      真正解決問題的新思維,是從結果來思考最佳方法的思考模式。      和大家分享一個自己輔導企業的小故事。      有一家公司的人資部門,最近幾年都有一個頭痛的問題,就是要如何「提高新人面試人數與報到率」,分析後發現,「新人面試人數」始終不足,平均僅需求人數的1.3倍,而「新人報到率」也偏低,平均只有45%。      這個問題已經嚴重影響人資部門的信心,也造成面試成本的浪費,錄取後未報到,就必須反覆面試,造成人力調度吃緊、加班時這個問題已經嚴重影響人資部門的信心,也造成面試成本的浪費,錄取後未報到,就必須反覆面試,造成人力調度吃緊、加班時數攀高、生產產能受限,進而影響公司的業績。      過去公司的人資部門,都是習慣性的用過去的方法與思維來達成目標,他們認為是外部就業市場的結構產生變化,影響求職者的任職意願,而他們最常實施的對策,是花錢尋找好的招募管道與持續強化公司的形象,也就是他們還是習慣於從方法到結果的思考模式。這種思考模式效果始終有限,就算真的達成目標,相信也不會維持多久。      在這個過程中,我也看得出來人資部門的無奈,即使你真心想解決問題,卻依然受到習慣做法的影響而無法順利解決,而且有些問題可能無法用常用的習慣方法來解決。      反向的思考方式:從結果到方法      從結果到方法的思考模式,有兩種方式。      【方式一】先針對問題做問題分析、目標設定、原因分析,最後根據原因來選擇最有效的達成方法。      建議企業設立一個專案,採用方式一來解決「如何提高新人面試人數與報到率」。      深入問題分析發現,每一個招募管道的履歷數均未達需求數,報到率以「建教合作、離職回任」最高,其次為「親友介紹」。錄取後未報到的原因,經過分析發現,未報到的新人都未接電話,因此無法知道原因,還有就是對方已經找到其他工作以及公司距離家裡比較遠。      問題分析後接著原因分析,而這個步驟的原因發散,是打破思維框架的重要關鍵。      經過原因分析後,我們有重大發現,原來造成面試數偏低的真正原因是「工作與福利不具吸引力」與「不知道公司有缺人」,而造成報到率偏低的真正原因是「薪資不如預期」、「面試過程感受不佳」與「報到準備資料繁雜」。      這些的原因分析,讓大家真正了解到,不要只靠直覺或經驗來分析,只有佐證資料才能說服別人。      接下來我們需要針對每一個真因來思考對策。過去大家習慣針對一個真因思考一到兩種對策,而想出來的這些對策,也都是過去所知道的對策,沒有任何創新的做法,其實他們都很用力去想,但就是想不出來。      我常說,如果過去這些對策有效果,問題還會不能解決嗎?就是因為過去這些做法的效果有限,所以問題才沒有解決。      因此我要大家打破思維的框架,針對每一個真因,思考五個以上的對策,而且要運用創意的工具或技巧,來協助你想出有創意的方案。      其中有一個對策的思考,就是運用標竿學習方法,然後改良一下,就可以形成你的創意,簡單的說:「借用+改良=你的點子」。      對策就是「強化招募廣告之工作說明」,我要大家去參考其他產業招募廣告的工作說明,是否有些是我們可以參考的?過程中,我們也重新盤點並分類列出各項福利,然後增加各組工作內容的具體介紹。      另外,我們也針對「面談流程」與「面試直接通知錄取與否的流程」等進行優化調整。      對策實施後,「新人面試人數」從需求數的1.3倍,大幅成長到5倍,而「新人報到率」也從原本的45%提高至80%。      而且這個創意根本都沒有花費任何成本。事後同仁都說,這麼簡單的創意,為什麼過去我們都沒有想到!      其實理由很簡單,就是大家都習慣過去的做法,不習慣反向的思考方法,因此只要能夠跳出框架,要想出好的創意解決問題,真的不難。      【方式二】要達成目標或任務,最好的方法會是什麼?      我在講授「創意思考」相關的企業內訓課程時,都會丟一個問題問學員,就是如果一個問題要在一小時內想出200個點子,我要學員去思考有哪些方法可以達成此目標?      大家的想法都是在公司裡找部門同仁來腦力激盪,於是我便接著問大家,還有其它方法嗎?還有其它方法嗎?結果得到的答案都是只有這個方法,也想不出其他的方法。從這個問題就可以發現,大家的思維框架都圍繞在公司的部門同仁,因此大家都還是習慣從方法到結果的思考模式,而不是從結果到方法的反向思考方式。      上面的任務是,一個問題要在一個小時內想出200個點子,有哪些方法可以達成此目標?要達成目標或任務,最好的方法又是什麼?      除了在公司裡找部門同仁腦力激盪外,當然還有幾個方法可以試試,例如把部門同仁擴大到公司全部同仁、Facebook的社交功能、Line的社交功能、可以與萬人馬拉松活動合作收集點子、可以與萬人橫渡日月潭活動合作收集點子……等等。      想像一下,Facebook的社交功能點子,如果你的Facebook有1800位朋友,你把你的問題寫上去,然後增加一點誘因,鼓勵Facebook的朋友寫下他的點子,我相信要在短時間收集200個點子應該不難才是。      從這個例子發現,當我們在解決問題的時候,我們還是很習慣性用過去的方法與思維來達成目標,而不習慣用從結果到方法的思考模式,要達成目標或任務,最好的方法會是什麼?      如何培養解決問題新思維?      我們習慣性的用過去的方法與思維來達成目標,效果始終有限,就算真的達成目標,相信也不會維持多久。      真正解決問題的新思維,是反向的思考方式,從結果來思考最佳方法的思考模式。從結果到方法的思考模式,有兩種方式。      【方式一】      針對問題做問題分析、目標設定、原因分析,最後根據原因來選擇最有效的達成方法。      【方式二】      要達成目標或任務,思考最好的方法會是什麼?      如果你想培養解決問題新思維,成為解決問題的高手,不妨多試試從結果到方法的思考模式,然後多加練習,你也可以成為解決問題的高手,進而幫助你在職場加分喔!

延伸內容

【推薦序】從解決問題的過程中發掘樂趣與成就感
◎文/姚詩豪(大人學共同創辦人)      說到「問題分析與解決」,我腦海裡想到三個故事。      美國通用汽車曾經收到一則非常離奇的客訴:他們旗下的龐帝克新車對「香草冰淇淋」過敏。      有位車主開車去買冰淇淋的時候,只要選擇香草口味,車子就必定發不動。但如果買其他口味,車子就沒問題,屢試不爽。車主甚至試過,一開始買香草冰淇淋,回到車上發現發不動,然後回到店裡換成其他口味,車子就能順利發動了。這個離奇的案件原本被通用忽略(其實可以理解),直到有位工程師透過鍥而不捨的分析與追查,終於真相大白:當然跟車子對冰淇淋的偏好無關,而是因為店家剛好把最暢銷的冰淇淋(也就是香草)放在櫃臺,方便顧客快速取用結帳。而該款車輛在熄火後,因為某些物質的堆積,會短暫讓引擎無法發動,若車主買其他口味,由於結帳時間較久,堆積物有足夠時間消散,引擎就可以順利發動了!      第二個故事則來自《羅倫佐的油》這部真人真事改編的電影。      羅倫佐在六歲時被診斷出一種極罕見疾病:腎上腺腦白質退化症(ALD)。這種疾病會阻斷大腦訊號傳輸,讓患者陷入癱瘓。醫師告訴羅倫佐的父母,這病無法可醫,這孩子頂多活到八歲。但羅倫佐的父母不願就此放棄,他們是完全沒受過醫學訓練的文科生,為了自己的孩子,拚命投入這個病症的研究,並且舉行相關的研討會,最後研製出一種食用油脂,能夠減緩病症。羅倫佐後來在過完三十歲生日隔天逝世,比醫師預期的壽命多了二十二年!      第三則是我自己的經歷。      童年時期,我是在傳統日式木造房子裡長大的。這種房子最大的問題,就是每到下雨必定漏水,而且水不是一滴一滴的流,而是像「絲絹瀑布」一般流洩,往往還不只一處。所以每當下雨,我都會跟爸媽一起準備水桶接漏。但有時候漏水處剛好在床鋪或餐桌的正上方,那挑戰就更大了,老爸會找塑膠布做成一道「天溝」,引流雨水到別處,然後再用棉線把天溝流出的水導引到水桶。雖然家裡看起來「溝壑縱橫」,但把漏水對生活的影響降到最低。      有一次遇到辦公室冷氣流出冷凝水,技工要好幾天後才能來維修,於是我想到小時候的做法,成功解決問題,同事看了覺得很神,一個天天穿西裝打電腦的商業顧問,竟也有臺灣水電工的技能!      我們都期望一個完美有秩序、沒有意外、不會脫序的人生,但我們也知道這是不可能的,生活與工作幾乎天天都會出現無預警的挑戰和阻礙。對於多數人來說,「問題(Problem)」就是麻煩,避之唯恐不及。但是對於擁有「問題分析與解決」能力的人來說,「解決問題」這件事不但能引領創新(通用汽車做出了更好的設計)、扭轉命運(羅倫佐長到了成年)、改善生活(我在漏水屋子裡一路考上建中與成大)。甚至,我們還能從解決問題的過程中發掘美妙的樂趣與成就感(我解決了辦公室漏水危機)。很多時候,事物本身不存在好壞,而是取決於我們看待它的角度。      我會大力推薦建文這本書給所有想積極面對問題的讀者,原因有三:      他本身是國內知名的問題分析與解決專家,一直以來就專注投入這個領域。不但透澈了解既有理論,還能融合自己的經驗自創出新的方法論,也就是本書主幹:PJ法!      我個人最佩服的企業(沒有之一)就是台積電,我也曾深入台積電內部擔任顧問,越近看越是佩服他們實事求是、理性掛帥的文化。建文本身在台積電服務多年,而且正是負責「問題分析與解決」的要角,這本書能夠一窺世界一流企業的核心思維與分析技巧,非常難得。      我認識建文多年,我覺得他是那種「天生就該當講師」的人。首先,他分享給學生的,都是他自己真心相信並切身實踐的精華。面對學生的提問,他總是恨不得把他所有知道的好東西全部攤出來,希望你學會帶走。這樣的人寫的書,不可能藏私,只怕讀者沒能細細品嚐。      期待各位跟我一樣,從閱讀本書的過程中,不光學到知識技巧,也領會面對問題時該有的正向態度!

作者資料

彭建文

品碩創新管理顧問公司 創辦人暨執行長 i平方創新學院 創辦人暨院長 系統性專業PJ法認證班 創辦人暨首席講師 擔任多家企業「問題分析與決策」、「持續改善與創新文化建立」顧問,曾任台積電主管、內部講師與「持續改善專案」顧問,曾任商周奇點創新競賽講師與評審,兩岸授課與輔導超過150家企業。 客戶包含台積電、海尼根、鴻海科技、聯發科、王品集團、台達電、台灣高鐵、Acer、SONY、大陸聯想集團、光寶、美光、寶成工業、康師傅、日立冷氣、巴斯夫、晶元光電、仁寶、佳格食品、震旦行、南山人壽、岱稜科技、順德工業、英業達、大聯大集團、國泰世華銀行、勤業眾信、中華航空、趨勢科技……等,均獲得極高滿意評價,近六年來累計總授課與輔導時數已超過五千小時,學員約二萬多名。 學歷: 清華大學工業工程博士候選人 中原大學工業工程研究所碩士 中原大學工業工程研究系 專精課程: 「創新思維突破與方法」、「創新領導與管理」、「問題分析與解決」、「全面品質改善與管理」、「PJ法問題分析與決策專業認證」、「持續改善與創新文化建立」、「流程改善與創新」、「專案管理整合力」

基本資料

作者:彭建文 出版社:布克文化 書系:學習館 出版日期:2020-03-03 ISBN:9789865405267 城邦書號:1BE147 規格:平裝 / 單色 / 320頁 / 14.8cm×21cm
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