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內容簡介
★入選日本商業圖書大獎
★日本亞馬遜讀者4星好評
★日本超人氣企業經營講座大公開!史上最強、最簡單易懂的KPI實作聖經,從基礎到實踐,幫你輕鬆取得最佳成果!
「KPI越多個,越能讓團隊成功達成業績?」
「沒必要全公司都清楚KPI,老闆主管知道就好?」
「這次策略成功後,馬上進行下一個?」
你也這樣做嗎?原來我們都誤解了KPI!
難怪事倍功半還達不到業績目標!
日本資訊業龍頭瑞可利集團(Recruit)年銷售額2兆日圓的祕密就是——
在激烈商場中磨練出來的「KPI管理」!
KPI指的是:
將「事業成功(Performance)」的「關鍵(Key)」以「數值目標(Indicator)」表現。
中尾隆一郎以自身豐富的現場指導經驗為基礎,將瑞可利集團連續11年的超人氣KPI講座大公開!KPI管理簡化成10大步驟、53張簡單易懂的圖表、11項實際案例,帶你輕鬆理解:
●什麼是KPI?KPI與企業策略有什麼關係?
●如何建立有效的KPI?
●如何設計、改善、實踐KPI?
●如何透過KPI達到目標、提升業績?
●如何利用KPI讓自己更瘦、更聰明、更成長?
推薦!特別獻給有以下需求的人:
●不知道什麼是KPI,但想從基礎開始學習
●想在自己的工作中應用與實踐KPI,提升業務能力
●想要提升KPI管理的水準,增強業績
好評!日本亞馬遜上千名讀者盛讚:
●完全理解KPI,就可以帶著滿足感全身心投入工作!——Tettsan
●馬上就能實踐!除了用在工作上,還想用KPI來減肥、學英語!——Retamata
●文字和圖表非常容易理解,打破「KPI很困難」的刻板印象!——rjpapa
實用!職場、自我、健康,都能利用KPI:
●業績要提升、宣傳要有力、員工要幸福,從設定KPI就行!
●掌握社會脈動、培養心裡韌性,從設定閱讀KPI著手!
●實現健康長壽,擁抱快樂人生,從設定運動KPI開始!
目錄
前言:理解KPI,才能正確活用、發揮最佳效果
Chapter 1 KPI的基礎知識
01 KPI是什麼?
02 建立無效KPI的常見錯誤
03 該如何建立有效KPI?——KPI步驟①.②
04 流程的確認、模式化——KPI步驟③
05 鎖定範圍(設定CSF)——KPI步驟④
06 設定目標——KPI步驟⑤
07 確認可執行度——KPI步驟⑥
08 針對策略的事前檢討與共識——KPI步驟⑦.⑧
KPI專欄❶ 先做再想,還是先想再做
Chapter 2 實踐 KPI管理的訣竅
01 該如何發現無效的KPI?
02 KPI是「號誌」,所以只有「1個」
03 是誰的KPI?
04 小心!分母是變數!
05 必須跨越的障礙
06 關鍵字是PDDS
07 是否掌握PDDS循環的時間?
08 PDDS能夠強化組織
KPI專欄❷ 使出拿手絕活「TTP與TTPS」
Chapter 3 實踐KPI管理前必須知道的3件事
01 透過「結構」及「水準」,掌握公司方向性
02 實現持續經營的KGI
03 將利益最大化的基本概念
Chapter 4 從各種案例中學習吧!——KPI案例集
案例1 強化特定銷售活動,提升業績!
案例2 鎖定區域,擴大業績!
案例3 根據商品特性,將特定使用者數設定為KPI
案例4 預判時代變化,將重心轉移到特定商品
案例5 以量計價,提升轉換率!
案例6 將KPI的概念應用到徵才活動
案例7 外部公關活動,須設定目的明確的KPI
案例8 員工滿意度就是後勤部門的KPI
案例9 給予適度的彈性與自由提升成功率
案例10 利用KPI,提升工作能力!
案例11 利用KPI,在「人生百年」時代健康生活!
Chapter 5 試著設定 KPI吧!
01 複習KPI的步驟
02 開始KPI管理前的準備
03 確認KGI
04 確認落差
05 確認流程
06 鎖定範圍(設定CSF)與KPI
07 確認可執行度
08 事先檢討對策
09 取得共識並執行
10 持續改善
11 終極KPI管理——以KPI進行決策
KPI專欄❸ 最強的回顧就是「即時回顧」
結語:幸運誕生的書籍,為你帶來幸運的管理契機
內文試閱
【前言】
理解KPI,才能正確活用、發揮最佳效果
各位對於瑞可利集團(Recruit)有什麼印象呢?
這是一家活潑的行銷公司?還是日本住宅情報SUUMO或餐廳訂位網站HOT PEPPER等提供的服務?抑或這是間人才輩出的公司?
也可能因為瑞可利科技雇用了許多高科技人才,所以最近有人覺得這是一家科技公司;或許也有人會聯想到瑞可利事件。
容我稍微簡單介紹集團的基本資料:這是一家事業集團,營收約2兆日圓,員工人數約45,000人,海外營收超過40%,旗下有人力科技、媒體與解決方案、派遣等3個事業群。
截至2018年3月,我已經在瑞可利集團服務了29年,這段期間經歷過許多事情。外部或許看不出來,但瑞可利的任何部門、主管與經營階層,都很擅長「根據數字進行判斷」。
成立以來,集團就透過「PC(Profit Center)制度」、「出版制度」、「價值管理制度」、「單位經營」等,將權限下放給現場的管理人員,利用數字掌握進度狀況,並持續改善管理。
而KPI就是其管理基礎的一部分。
KPI講座怎麼持續11年?
瑞可利集團有名為「媒體學校」的學習會。我在媒體學校擔任11年的內部講師,傳授「KPI(Key Performance Indicators,關鍵績效指標)」與「解讀數字的方法」。
雖然說是講師,也不是專任的。我在處理自身業務之餘,每年授課兩次,每次約有50名學員。因此聽過我上課的經理人或公司夥伴,累積起來已經超過1,000名。
是否能在下一期繼續開課,取決於學員在課程結束後填寫的問卷。這麼說或許有點厚臉皮,但是能夠持續11年,代表這個講座一直都很受歡迎。
講座能夠持續11年的理由有2個:
第一,學員們學會將KPI管理應用於實際的業務中,所以推薦新夥伴參加我的講座。另一個理由則是我自己在成立新事業時,也實踐了KPI管理。
在講座開設後第5和第6年間,我自己實際成為服務事業的負責人,並將KPI管理應用於經營上。
趁著這個機會,我更新了講座的內容。除了原本介紹的理論,也分享自己如何將KPI管理實際應用於事業當中,以及設定與改善的方法。
我所介紹的都是現在進行式,不是過時的案例或別人的成功經驗。
例如我負責的事業如何因為設定的KPI而進化、我們有什麼樣的掙扎、管理現場又有什麼樣的變化……因此我的授課內容充滿臨場感。而令人欣慰的是,學員們也都聽得津津有味。
不過,我自己的壓力也非同小可。自詡為KPI講座的人氣講師,因此在處理實際事業時,我也非常擔心「如果KPI管理不順利就自打嘴巴了」……
而且過去的授課內容就放在公司內部網路上,任何人都能隨時查看。即使過去的授課內容與現在的事業結果出現矛盾,也無法修改或刪除。
所幸我負責的事業因為引進KPI管理而步上成長軌道,從我離開事業負責人的位置至今,更進一步持續成長。
由此可知,KPI管理是一套非常強大的工具。
該擺脫「不明所以的KPI」了
KPI管理指的是,所有相關人士都持續分享、實施並改善以下3點:
①明確目前事業最重要的步驟(Critical Success Factor, CSF)
②這項步驟該執行到什麼程度(Key Performance Indicator, KPI)
③事業計畫能夠達成嗎?(Key Goal Indicator, KGI)
本書根據我在瑞可利擔任「媒體學校」講師11年的課程內容編寫而成。我想分享一種現場至上主義的實用 KPI管理方法,這和經營事業只看數字那種「不明所以的KPI」截然不同。
我總會在講座一開始就告訴學員,如果他們在講座結束後能獲得以下感想,這次的講座就算成功:
「開始對KPI 感興趣。」
「想要(與不知道的人)確認一下自己組織的KPI。」
「想要(與知道但沒使用的人)應用自己組織的KPI。」
「想要實際設定KPI。」
「想要告訴別人這次學到的內容。」
如果你讀完本書後能有同樣的感想,將是我的莫大榮幸,我也會覺得撰寫這本書是成功的。
從基礎到實踐,再學到進階
我每次都會在講座開始之前,詢問學員:「請問你想透過這次講座學到什麼?」而學員許願的內容五花八門。有些人想要從真正基礎中的基礎學起,也有人已經實踐了相當程度的KPI管理,因此想要更上一層樓。
大家對於課程的滿意度都很高,因此我想應該也能幫助需求各不相同的讀者。
舉例來說,某次講座前透過問卷調查,我獲得的意見如下:
◎想從基礎開始學習KPI的人
・想從基礎開始學習KPI
・想從「KPI到底是什麼」開始學起
・不知道KPI是什麼,所以想要理解
・不太清楚KGI與 KPI的差別
◎想要實際建立KPI並且應用與實踐的人
・想要學習如何設定、解讀日常工作中接觸到的KPI
・想要了解KPI是什麼,並應用到自己的工作當中
・接到實際設計KPI的任務,想要體系化地學習
・想要系統化學習制定KPI的邏輯
・想要大致理解如何建立KPI
◎想要提升KPI管理的水準
・想要培養利用KPI改善業務的能力
・想要更加深入理解事業計畫的制定、KPI監測的實際操作
・想要有能力判斷開發專案的KPI設定是否合適
・希望掌握事業的KPI設計、分析觀點、解讀思維,並且有能力與負責事業的組織主管以同樣的視角對話及討論
・希望有能力檢視專案投資決策的KPI是否妥當,或是建立其KPI
我想,這本書能夠滿足有著以上這些需求的人。
當然,KPI管理並不是萬靈丹,因此無法適用於所有情況。
但是如果正確理解KPI管理並準確活用,其適用範圍仍然相當廣泛。畢竟徹底理解後才決定不用,與因為不了解而不用,還是有很大的差別。
再重複一次,KPI管理的應用範圍遠比大家想像的還要廣泛。請務必正確學習,並試著實踐。
【內文試閱】
該如何發現無效的KPI?
擔任講師之後,經常有人問我:「該如何發現無效的KPI?」如同前面提到的,只要詢問他的設定方式,自然就能發現。
不過,我只要看到KPI,就能知道這樣的設定是否有問題,或者完全無效,而且是一瞬間就能發現。
不是只有我才具備這項能力,只要掌握重點,任何人都能學會分辨無效的KPI。
瞬間看穿無效KPI的方法
掌握無效KPI管理時,最簡單的方法就是:先請發問的人透過電子郵件等,寄來自己組織的KPI管理資料。
最典型的模式就是:在主文中進行簡單說明,並加上附件的幾份資料。以這種情況為例,即使不開啟附件,也能辨識出無效的KPI。
附件資料如果是Excel之類的「試算表檔案」,就是典型的
無效案例。開啟這樣的附件,就會看到試算表中列出許多項數值組合,由此可知這個檔案管理著許多指標。
根據前面的說明,KPI是將事業成功的關鍵CSF,以「數值目標」呈現。既然是事業成功的「關鍵」,那就是獨一無二的指標。管理許多數值屬於數值管理,不是KPI管理。
即使寄來試算表附件或管理許多數值,也可以在信件主文中寫上一句「KPI是這個」、「附件是參考資料」。
遺憾的是,我沒有看過這樣的案例。這或許是體貼與否的問題,畢竟體貼的人會希望盡量減少對方耗費的時間。
只要閱讀郵件的主文就能發現這點。如果主文也寫得簡短、簡潔,就表示發問者盡可能幫助對方減輕負擔。
然而,沒有補充說明就寄來試算表資料的人,缺乏這方面的體貼心。
如果是有效的KPI,就會在郵件主文中直截了當地寫出KPI。例如「本期的KPI是介紹20,000組」。至於附件則是說明決定CSF的經過,以及KPI的數值邏輯等說明資料。
因此,只要觀察郵件的主文與附件,就能想像該組織的KPI是有效或無效。
說了這麼多,簡而言之,寄來試算表的組織,通常都設定了無效的KPI。
所以輕易地就能迅速分辨。
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KPI是「號誌」,所以只有「1個」
附帶一提,並不是管理許多指標不好或不對,但這並不屬於KPI管理,而只是單純的數值管理。總之,我想說的是,管理許多指標,就只是在做數值管理。
KPI管理是只把焦點鎖定在最重要的數值,並進行管理。當然,經營企畫成員與商品企畫成員需要掌握各種數值。在某些情況下,設定KPI時也需要確認許多數值。
這裡再次提醒,如果只是管理大量數據,並不算是KPI管理。
如果有許多號誌需要確認該怎麼辦?
我在講座中將KPI比喻為「號誌」。雖然應該不需要說明號誌是什麼,但還是簡單介紹一下——
「綠燈」是可以繼續前進
「黃燈」是注意或停止
「紅燈」則是停止
換句話說,達成KPI數值目標的狀態是「綠燈」,代表「能夠繼續以這樣的戰略、戰術前進」。
同理,沒有達成KPI的狀態則是「黃燈」,代表發生問題。
如果持續沒有達成或大幅落後,就是「紅燈」。在亮「紅燈」的時候,不應該繼續執行目前的戰略、戰術,而是應該暫時停下來,採取事先擬定好的對策。
請想像一下:
假設你準備把車開到十字路口。
如果十字路口有許多號誌該怎麼辦呢?就算沒有很多,而是不只1個,也會不知道如何是好吧?
這種時候會讓人搞不清楚該前進,還是該停止。
實際上,十字路口確實有多個號誌,但這些號誌分成車用或行人專用,自己需要確認的號誌只有1個。
換句話說,如果KPI是號誌,最重要的是只能有1個。
此外,先行指標的「先行」也很重要。「先行」的意思就是事先掌握。
舉例來說,同樣是把車開到十字路口,如果旁邊也有車來,就會發生交通事故。如果都發生事情了才亮起「紅燈」,那這個號誌就沒有存在意義了。
如果不在車輛進入十字路口前就掌握號誌的顏色,那號誌就失去了作用。
換言之,KPI是號誌,因此只能有「1個」。
而且必須在把車開到十字路口前就掌握號誌的顏色,因此將這個號誌視為「先行指標」也很重要。
在轉個大彎後遇到十字路口時,可能會在號誌前還有 1個預告用的號誌。
請想像這樣的號誌,這就是優秀的KPI。
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KPI專欄 ❶ 先做再想,還是先想再做
在無效或有效的KPI設定方式中可以發現,在執行有效的 KPI前,需要花費許多時間。
使用無效的KPI設定方式進行KPI管理,一旦開始執行,就很有可能發生問題。
換句話說,就結果來看,無效的KPI往往在執行之後耗費更多時間。
有效KPI的前半部分「需要時間」,無效KPI則在後半部分「耗費時間」。
事實上,設定無效KPI的人,不只是設定方式不良,工作也經常不得要領。我稱這種類型的人為「先做再想」型。至於能夠掌握要領的人,我則稱為「先想再做」型。
1個問題,分辨自己屬於哪類型
除了已經開課11年的KPI講座,我在瑞可利集團的媒體學校,還有另一個講座以「數字的解讀與運用」為主題。
這是我在講座一開始提出的問題:
【問題】假設你是業務部門的業務企畫負責人,經理交給你下列一份資料。接著再告訴你:「如預期,5月裡有35名業務負責人創下1億500萬日圓營收,相當於每人300萬日圓。我認為這樣的狀態非常理想,但還是希望你能夠確認是否有什麼問題。」
你會如何分析呢?
學員們面對這個問題的態度,大致可分成 4種類型。
①什麼都不做
②立刻開始計算分析
③思考分析目的
④確認資料正確性
你比較接近哪種類型呢?
❶什麼都不做
這種類型的人害怕數字。所有與數字有關的工作,都被他們歸類為「放棄努力」的對象。這也無可奈何。如果遇到這種類型的成員,最好請他們從事與數字無關的工作。
❷立刻開始計算分析
事實上,採取這種行動的人就是我所謂的「先做再想」類型,同時也是「工作勤奮卻不得要領」、「努力卻做不出成果」的預備軍。「不不不,工作不就是應該盡快著手嗎?」我似乎可以聽到有人如此反駁。但真是如此嗎?以這個情況為例,我會如此告訴學員:
「不能馬上就開始動手計算!」
「請養成確認數據是否正確的習慣。」
「舉例來說,數字的位數妥當嗎?」
「比例與市占率的數值有矛盾嗎?」
「數字的出處明確嗎?」
分析錯誤的資料完全就是浪費時間。如果根據錯誤的資料對事業下判斷……很可怕吧?
沒錯。
這種「從眼前工作做起」的類型,就是「先做再想」。而這種類型可能就會出現做白工或意外(錯誤的判斷)。
❸思考分析目的
這樣做的人,多半屬於做事能夠掌握訣竅,或是生產力高、能夠做出成果的類型,我稱為「先想再做」型。
❹ 確認資料正確性的類型
選擇這樣做的人,能夠正確處理數字,經常能完成準確度高的工作。
案例10 利用KPI,提升工作能力!
身為一介個人,該如何提升工作能力呢?
也可以用KPI管理來解決這個問題。
這是2000年,我擔任瑞可利工作研究所調查團隊經理時,所發生的事情。
當時我們對東名阪地區的1萬3,000名職場人士進行調查。
調查中有這樣的問題:「過去1個月內,曾收集過工作相關資訊嗎?」回答「是」的人約17%。換句話說,只有約1 /6的人在過去1個月內進行資訊收集。
再進一步分析這17%的人,發現他們在相同年齡、學歷、企業規模等條件下,擁有較高的收入。定期為自己輸入資訊的人(或許在工作上更能夠做出成果,因此)收入較高。我想這點合情合理,容易理解。
我得知這點後養成了閱讀的習慣,目標是每周閱讀2本書,每年閱讀100本。其中約1 /3是與工作直接相關的書籍,另外約1 /3左右是與工作沒有直接相關但間接有關的書籍。其餘1 / 3則是與工作無關的書籍。
我設定的KPI是每周閱讀2本書,但這個目標當然會受到身心狀況影響,有時進度飛快,有時也完全沒有進展。就某方面來說,KPI也可當成是身心健康的指標。
拿「沒時間讀書」當藉口的人,來試試「閱讀的KPI」吧!
當我提到這個話題時,有些人會說:「我沒時間讀書。」對於這樣的人,我有一些建議在此公開。
首先,我想問問那些沒有時間的人:
「你知道讀書需要多少時間嗎?」
為了回答這個問題,必須先掌握自己的閱讀速度。平均來說,我大約每分鐘可以閱讀1頁。當然每頁的字數不一樣,有些書的版面是2欄小字,有些書則有大量的插圖與圖解。
此外,如同前述,身心狀態也會大幅影響閱讀速度。而我是否事先掌握這本書的主題,也會使閱讀速度出現差異。
因此,閱讀速度的快慢相當分散,每頁1分鐘只是平均值。但知道這個數字之後,就能掌握閱讀所需的時間。
1本書的平均頁數是200至300頁。而我的閱讀速度是平均每頁1分鐘,因此讀完1本書大約需要200分鐘至300分鐘,平均250分鐘。
我的目標是每周平均閱讀2本書,因此大致估算需要500分鐘。換句話說,如果想在平日5天內讀完,每天需要讀100分鐘。
不知是幸還是不幸,我的通勤時間單程就需要60分鐘,相當於來回120分鐘。如果能夠將通勤時間拿來閱讀,計算起來就會超過100分鐘。
當然也有無法閱讀的時候,那就會在周末補上。
畢竟我的目標是每年讀100本書。
如果依照每周平均讀2本的速度,只要50周就可以達成目標。實際上,1年有 52周,所以我還有 2周的緩衝時間。此外,當我沒什麼興致的時候,我會故意購買大量薄書,透過增加數量來振奮心情。
最近電子書變得普及了,在電車內讀書也變得更方便。通勤時間較短的人,或許也可以減少目標閱讀數量。1天24小時是每個人平等的。通勤時間短的人,只是把時間用在其他地方。
就當成是被騙一次,請試著開始讀書吧!
「習慣的力量」是存在的。不久之後,讀書就會和刷牙一樣成為習慣。就像不刷牙會覺得不舒服,不讀書也同樣會感到不自在。一旦養成這種習慣,你就成功了。
未來將逐漸成為「人生百年」的時代。只依靠過去的知識與經驗,將變得難以生存吧?為了應付變化,培養韌性,最好定期
為自己輸入資訊。
當然,也可以藉由書籍以外的資訊來源來輸入,但讀書是效率非常高的方法。
作者資料
中尾隆一郎 1964年5月15日生於大阪。1987年畢業於大阪大學工學部,2年後完成碩士課程,並加入瑞可利集團(Recruit),主要負責住宅、人才、IT領域。 領導住宅領域新事業「SUUMO COUNTER」期間,創下6年業績成長30倍、店鋪數成長12倍、員工數成長5倍的佳績。 先後擔任瑞可利住居執行董事、瑞可利科技董事會總經理、瑞可利控股HR研究機構企劃統籌室長、瑞可利職業研究所副所長等職務。在瑞可利服務的29年間,也擔任公司內部學習會「KPI」與「解讀數字的方法」等超人氣講座的講師約11年。 2018年4月起就任株式會社FIXER執行董事副社長。專業領域包括事業執行、事業開發、行銷、人才招聘、組織建立、KPI管理、管理會計等。主宰「徹底模仿進化學習會(TTPS學習會)」。 著作包括《瑞可利流職場菁英原則》(リクルート流仕事ができる人の原理原則)、合著的《能轉職的業務》(転職できる営業マンには理由がある!)、《瑞可利傳授的業務進化術》(リクルートが教える営業マン進化術)等書。
注意事項
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