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圖解:邏輯表達的基礎與訣竅
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內容簡介

◆1頁1圖解,解決你聽、說、讀、寫的表達障礙! ◆附贈可攜式萬用溝通圖例! 基礎邏輯+圖解訣竅=表達零障礙 日本全能邏輯思考大師西村克己教你35則交涉、簡報等實務技巧, 有效抓取表達重點,瞬間贏得人心,創造雙贏溝通新關係! 生活中,無時無刻都需要表達 交涉、簡報、提案、說服、公關、請求、拒絕、問候、聊天、詢問、購物…… 擅於表達的人,懂得將抽象事物,以符合人類認知方式傳達給對方, 避免產生誤解或蒙受損失,這正是邏輯的功用。 本書從基礎邏輯開始,到實務應用訣竅, 提供35則立即改善的技巧,有效解決你所有表達障礙。 邏輯表達六大圖例 ◎相互關係圖 將各種情報彙整在一起,最常被用來顯示情報間的相互關係及因果關係。 ◎流程圖 多於說明流程時使用,如表現業務流程、分析業務或是製作業務手冊時。 ◎層級圖 用於整理情報層次或是因果關係時,讓人清楚易懂。 ◎矩陣圖 利用直角交錯而成座標軸,用來彙整各種情報的手法。 ◎表格和線圖 只要利用EXCEL軟體,就可簡單上手。 ◎插圖 方便對內容的整理與理解。

目錄

【基本篇】

◎第一章 透過符合邏輯的說話方式 提升自己的實力
1.為什在人前就說不出話來呢?
2.說話時如果有條不紊,那麼周遭的人也會給予較高的評價
3.想要傳達的內容要事前整理好
4.沒有邏輯的說話內容經常出現的模式
5.確實消弭聽者心中的疑問
6.注意不同的聽眾特質

◎第二章 具有邏輯的說話內容構成方式
1.注意說話別亂跳
2.形成邏輯的基礎,「邏輯鐵三角」
3.利用「歸納法」架構故事內容
4.利用「演繹法」架構故事內容
5.到底該在一開始還是最後再說出結論呢
6.將談話內容架構成金字塔型

【技巧篇】

◎第三章 在公司內部正確地交換情報
1.利用「報‧連‧商」的手段和上司維持相同的認知
2.善加利用回應和提問
3.出示「概念」,可簡單明瞭的傳達意念
4.利用關鍵字展開話題
5.容易激發點子的討論方法
6.在繪畫中善加利用腦力激盪

◎第四章 具有邏輯的簡報技巧
1.確認溝通的組成要素
2.簡報三步曲
3.製作簡報資料的順序
4.將聽者引導致預設立場的方向
5.一張投影片中濃縮一個訊息
6.熟悉各種圖解的方法

◎第五章 贏得客戶信賴的提案力
1.理想的關係就是「Win-Win(雙贏)關係」
2.傾聽顧客需求,並且正確掌握之
3.提案時概念必須清楚明確
4.從針對特定需求的行銷方式轉變成提案型的行銷方式
5.注意對顧客那份細心和體貼
6.針對顧客的疑問要仔細應對

◎第六章 策略性的說話方法
1.先決定折衝點之後再進行交涉
2.提出替代方案之後增加更多機會
3.利用yes‧But手法說出意見
4.拒絕他人時要將理由說清楚
5.如果能將問題共有化,就容易導引出一致的看法

內文試閱

1.利用「報‧連‧商」的技巧,和上司維持相同認知


為了讓提案能被順利採用,必須與上司維持良好「報告‧連絡‧商量」的溝通模式

◎ 「報‧連‧商」是與上司溝通的基本技巧

  多數人都不喜歡自己的上司,可是偏偏一天中的大半時間又是在公司裡度過。所以,與上司保持良好溝通是很重要的。

  與上司溝通的基本技巧是「報‧連‧商」。

  「報」是「報告」。如果發生錯誤等壞事應盡早告知,且更重要的是,要有深切反省絕不再犯的態度。與其成天提心吊膽、擔心過錯何時穿幫,不如誠實向上司說明事情發生經過,這樣自己心情也會輕鬆一點。

  「連」是「連絡」。心中隨時謹記5W2H(What、Why、When、Where、Who、How、How much),將情報正確、完整地傳達出去。透過情報共享,也可促進相互間的理解,藉此防範誤解的發生。但是切記,連絡時必須慎選時間,且要選擇可以減輕雙方負擔的方法。

  「商」是「商量」。透過與上司或相關人士商量的過程,可能可以藉此成為小團體中的一員,更加強彼此間的夥伴關係。如果和對方商量,對方也較能夠設身處地,站在我們的立場替我們著想。如果可以採取上司的意見那麼在彙整提案的時候也比較容易獲得上司較好的評價,這項作法也會帶來這樣的好處。

◎ 透過「報‧連‧商」,與上司維持相同程度的認知

  許多上司都有一種習慣,就是如果自己意見沒有被下屬融入提案中,通常他們都很不願意說YES。所以,不管是什麼提案,都要事先和上司商討。如果在初部規劃階段就與上司商量的話,就能確切掌握上司想法,這樣製作出來的提案應該不會被全盤否定吧!

  如果沒有事先與上司商討,即便提出詳盡地改善作法等,也會被要求改變,以配合整體方向,所以改來改去是常有的事。既然都這麼努力了,當然希望能換得提案順利通過的成果,這才是最明智的作法。

  下屬經常抱怨,「花了那麼久的時間辛苦製作完成的提案,卻在最後階段才被挑了一堆毛病」。可是,針對下屬提案,總要說上一、二句,批評一下,卻又似乎是上司們的慣性。所以,採取「逆向思考」才是聰明的應對之道。

  比方說,提案只先完成九十至九十五%,刻意留下上司最愛批評的部分不做,也是一種好方法。讓上司有機會「命令下屬重做」,就可提高上司的滿意度。

4.利用關鍵字展開話題


從左腦傳遞出的語言(關鍵字)會傳達到右腦,透過開啟記憶抽屜,進而產生不同想像與構思。

◎ 利用關鍵字開啟記憶抽屜

  發想時,人的左腦與右腦間會產生極大關聯。如果左、右腦間的情報傳接(溝通)順利,想像力就可無限發揮。

  左腦主要掌管理性、邏輯、數位、文字及語言,它會一邊確保合理性,一邊進行思考,是一種連續性(Sequential)的思考。而情報處理速度(也就是閱讀文字的速度),約以三十分之一秒的速度進行。

  而右腦掌管情感、直覺、印象、類比、圖像及光感等,擅長不規則式思考,所以可以在瞬間切換至完全不同主題,據說速度之快約千分之一秒左右。

  為了讓左、右腦能順利溝通,到底應該怎麼做呢?其實,右腦中有無數個記憶抽屜,這些抽屜平常都是關起來的,必須藉由鑰匙才能打開,而開啟右腦記憶抽屜的鑰匙就是「關鍵字」。存放在左腦的關鍵字會透過胼胝體傳遞至右腦,將封閉的記憶抽屜打開。一旦記憶抽屜被開啟後,許多各式各樣的記憶,就會在瞬間一齊釋放出來。

◎藉由關鍵字將話連結在一起

  有時酒後會莫名變得多話,或是說起話來顛三倒四,讓聽者摸不著頭緒。因為在酒精的作用下,右腦會從理性中得到釋放。右腦會直接針對對話中的關鍵字做出反應,於是記憶抽屜就會一個個被打開,說的話自然也就變多。

  相對之下,左腦的動作會開始減緩,理性及統合性動作也會變得遲鈍。因此說起話來,才會顯得支離破碎。

  比方說,左腦將「雲」這個關鍵字傳到右腦,右腦就會打開記憶抽屜,從中找尋可以形塑成「雲」的東西,像是「像棉花般」、「像霧般」、「像棉花糖般」、「白白的」、「鬆鬆軟軟的」等表現用語。

  從「雲」到棉花,棉花到白色,白色到白衣服,白衣服到醫生,醫生到高所得,高所得到「稅金」,像這樣一連串的聯想遊戲,這就是所謂的「想像」、「發想」。

6.熟悉各種圖解的方法


如果熟習圖文框、關鍵字、箭號標示、圖例架構及基礎模式等方式,情報整理也會變得更簡單。

◎ 有助於簡報的圖例

  為了能在日常生活善用圖解,我們必須了解何謂「圖解三寶」。「圖解三寶」為圖文框、關鍵字及箭號標示。但如果只有這三寶,還是無法畫出一個圖例,所以要再加上第四項點綴,那就是「插圖」。

  「圖文框」就是匯集情報的框框,形狀各式各樣,舉凡四角形、橢圓形,三角形也皆可,甚至有時還會利用立體圖形。只要有圖文框,內容就比較像是圖例說明了。

  「關鍵字」可以是單字或文章,但盡可能以簡短文章表現,如此聽者也比較容易記住。也可將「條列式」加入關鍵字的表述形式中。在圖文框中加入關鍵字後,圖例說明就成形了。

  「箭號標示」並不侷限於一般箭號,廣義來說,也包括直線或曲線等,只要有「線」的圖例皆可歸入「箭號」。一般提到頻率時,就經常使用箭號。

  理解圖解的基本流程,對於設計大綱時很有幫助。基本流程就是由上到下,由左至右,分成左、右兩邊,或是隨意式這四種模式。

◎ 使用圖例說明的六種方法

  圖例說明可以分成六種模式,姑且命名為「圖例說明六大手法」。不論哪一種,都可在簡報時,發揮極大效果。

  一、相互關係圖。這是一個可以將各種情報彙整在一起的基本手法,最常被用來顯示情報間的相互關係以及因果關係。

  二、流程圖。說明流程時,幾乎都會採用這個手法。比方說,表現業務流程時、分析業務時,或是製作業務手冊時都可利用這個手法。

  三、層級圖。這是用在整理情報層次或是因果關係時,讓人清楚易懂的手法。

  四、矩陣圖。這是利用直角交錯而成座標軸,用來彙整各種情報的手法。

  五、表格和線圖。只要利用EXCEL軟體,就可簡單上手。

  六、插圖。既有東西有哪些是我們已經取得的,只要全部歸納在一個檔案裡,不僅不用花時間尋找,也很方便使用。

5.確實消弭聽者心中疑問


只要無法消除聽者心中疑問,就無法說服他們。重點在於完整傳達「正」、「反」兩面意見。 

◎ 如果聽者心中存有疑慮,便難以說服

  說話中,即使刻意隱瞞對聽者不利的部分,企圖蒙騙對方,但這麼一來,反而更不容易說服對方。只要無法解決聽者心中的疑慮,就不容易說服對方。

  比方說,明明風險很高,卻一概不提,僅提獲利部分。可是聽者也不是省油的燈,多數情況下,大家還是會懷疑,「花言巧語背後,肯定隱藏著不單純內幕」,一定會要求說者針對風險部分做進一步說明。只要這類疑問無法消除,就無法吸引聽者繼續聽你說下去。

  以聽者立場,為了不輕易受騙上當,提出「為什麼?」這類問題就是最好的方法。此外,為了防止受騙上當,還有一個好方法就是「思考事情的反面」。比方說,「獲利的反面就是虧損」、「與買方立場相反的就是賣方的立場」、「和說話者立場相反的就是聽者的立場」……,只要多思考事情反面,就比較容易發現思慮不周的地方。

◎ 提高說服力的條件

  只要向聽者仔細說明「事情的正、反兩面」,便可提高在聽者心中的接受度。

  當我們說明事情正、反兩面的時候,如果可以加上「量化評價」及「質化評價」等觀點,說服力也會大大提升。

  所謂「量化評價」就是利用數據評鑑事物的方法。比方說,營業額或獲利等可利用金額等數據加以評鑑即是。

  而「質化評價」就是難以利用數據進行評鑑的一種評價方法。比方說,滿意度或是營運管理上的困難點等,就很難利用數據加以評鑑。當然,滿意度可以利用問卷形式的五分量表進行評鑑,將抽象意見量化成具體數據,可是這麼做不僅耗時耗力,執行上也有難度。

  另外,為了提高說服聽者的可能性,說明時必須讓聽者清楚知道「哪部分是事實,哪部分是判斷結果」,明白區分這兩者是很重要的。

  所謂「事實」是任誰也無法否定的。而在事實之上加入個人經驗或是先入為主的觀點等,就是「判斷結果」。說話時,清楚區分「事實」與「判斷」,就能找出大家認同,且具說服力的理由。為了掌握事實真相,必須具備以客觀的角度審視事實的觀察力。

2.邏輯的基礎 ── 三角邏輯


只要「主張」、「論據」、「資料」三者沒有矛盾、順理成章,內容自然具有說服力。 

◎ 以條理貫穿邏輯,三角邏輯就會成立

  為了展現具邏輯的說話方式,必須事先把「為什麼?」、「想要表達什麼?」等向聽者說明清楚。而如果想把這些問題更具體地明白清楚,就需要「三角邏輯」。

  所謂「三角邏輯」是表現邏輯三大元素(主張、論據、資料)及彼此相互關係的理論。只要「主張」、「論據」、「資料」三項可以毫無衝突地整合,便產生所謂的「邏輯」。

  所謂「主張」就是談話的結論、提案、意見或是推論等。

  所謂「論據」就是像原理、原則、法規、一般常識或通則等,自然而然就會被人接受,用來說服他人的理由。

  所謂「資料」就是佐證論述主張的客觀資訊情報(事實)。

  為了說服聽者接受我們的主張,必須將論據和資料以明確方式告訴對方。另一方面,不論你握有多少資料和論據,只要主張不清楚,就無法將自己想說的確實傳達給對方。比方說,「目前是少子高齡化」、「景氣很差」, 即使說了這麼多,如果沒有展現出「想要表達○○」這樣的主張或結論的話,就無法說服對方。

◎ 主張、論據、資料的延展方法

  明確表達主張之後,針對「為什麼?」這類提問,就可藉由論據及資料來加以說明。

  假設我們主張「現在正是購屋絕佳時機」,就可提出「房屋價格滑落,且有機會貸到利率低於1%的低利貸款」等資料,接著再補充「房價目前正處於低點,盡早購屋可減少貸款」等論據,就很容易說服他人。

  我們可以從「所要表達的是○○」這樣的設問開始,展開實例的陳述。而三角邏輯就是要提出「所以,那又如何?」(So What?)的說明。

  首先,提出「房屋價格滑落,且有機會貸到利率低於1%的低利貸款」的資料,接著補充說明「房價目前處於低點,早點買的話貸款也會少一點」等理由來說服對方。因此針對「所以,那又如何?」的提問,就可主張「現在買屋正是時候」。

作者資料

西村克己(Nishimura Katsumi)

一九八二年自東京工業大學「經營工學科」研究所畢業,隨後任職於富士軟片株式會社,一九九○年轉任日本綜合研究所主任研究員,承辦民間企業經營顧問、演講、員工研習等多項業務。 二○○三年起擔任芝浦工業大學研究所教授,二○○八年成為此研究所的客座教授。 目前為株式會社知識創造(Knowledge Create)負責人、昭和創投(東京證券交易第二市場)非執行董事。專長領域為經營策略、策略思考、專案管理、邏輯思維等。

基本資料

作者:西村克己(Nishimura Katsumi) 譯者:林欣怡 出版社:商周出版 書系:ideaman 出版日期:2011-07-04 ISBN:9789861208855 城邦書號:BI7051 規格:膠裝 / 雙色 / 176頁 / 14.8cm×21cm
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