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5%一流人才的超效時間術:用最少努力,做出最大成果
- 作者:越川慎司(Shinji Koshikawa)
- 出版社:幸福文化
- 出版日期:2023-08-02
- 定價:400元
- 優惠價:79折 316元
- 優惠截止日:2024年11月26日止
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內容簡介
★★★日本Amazon職場工作術第1名★★★
為什麼95%的人,都擺脫不了加班地獄?
要訣在於提升「效果」而非「效率」!
從今天開始,準時下班吧!
前日本微軟業務執行總監──越川慎司,自行創業後能夠實踐全公司週休三日、遠距工作,年收翻了三倍的祕訣,就在於奉行5%一流人才都懂的時間管理技巧。
95%的一般人,都錯把省時當成目標,但事情做得再快,達不到業績目標有什麼用?本書透過AI,徹底分析5%一流人才運用時間的技巧,並廣邀2.2萬上班族參與實驗,發現只要願意模仿這套超效時間術,89%的個人&團隊都能做出一流的成果!
▌如果你有以下毛病,注定加班加不完……▌
✓桌上放滿了大杯飲料
✓堅持在午餐時段吃飯
✓每次都花超過5分鐘收集資料
✓想嘆氣時不敢嘆氣
✓感覺來了,總想一股作氣拚到底……
【12個反時間術╳12條成果捷徑╳26項個人&團隊超效工作法】
同事、上司&客戶都甘願幫忙,溝通一次到位,
擺脫無效會議,拒絕不惹人嫌,迅速達成目標!
★一流人才的「反常識」時間術
▷桌上只放小水杯▶▶喝完就起身走動一下,醒腦更有效率。
▷不在午餐時段進食▶▶用「高效午睡」+「少量多餐」取代
▷每天最多花5分鐘收集資訊▶▶轉化成「洞見」才能打動人
▷想嘆氣時就嘆氣▶▶有助於紓壓、集中精神
▷再忙也要休息一下▶▶避免作業興奮帶來的後繼無力
★用最低限度的努力,取得超效的成果
▶▶設計一個上工前的「儀式」,更能進入狀況
▶▶建立「捨棄無效工作」的檢查標準
▶▶先完成進度,再回頭補細節
▶▶週五寫下兩個「最重要的工作項目」
▶▶與其追求成功率,不如降低失敗率
★不再加班的「個人&團隊」超效工作法
▷▷個人篇:重點不在於「縮減處理時間」,而是決定「該做什麼事情」。書中從「時間、自制力、專注力、作業效率、資訊的輸入和輸出」6大面向,提出超實用的成果達成技巧。
▷▷團隊篇:透過加強「凝聚力」、減少「溝通誤會」,以及如何順利「推動專案」,來幫助主管打造高效團隊。
不用全部學會,只要選你做得到的技巧,
小小的努力,就能大幅提升工作成果!
│適│用│對│象│
‧總是有加不完的班的你
‧常被「死線」追著跑的你
‧做了一堆還被人嫌的你
‧沒有時間做喜歡事情的你
‧覺得努力一定能解決所有問題的你
學會5%人才的超效時間術,不再讓無效努力害了自己!
本書特色
‧一流人才和一般員工的時間管理差異。
‧短時間內達到最好成果的時間術。
‧如何聰明工作不加班。
布姐|「布姐陪你聰明工作創意生活」粉專主理人
李全興(老查)|數位轉型顧問
林長揚|暢銷作家、簡報教練
林珮玲Ada|筆記女王
雨果|《ETF存股》系列作者
孫治華│「策略思維商學院」院長
郝旭烈│暢銷書作家、企業知名財務顧問、講師
張麗瑱|「橘子姐的熟齡理法院」版主
莊鈞涵|高效學習專家、學姊Carol
愛瑞克│《內在原力》系列作者、TMBA共同創辦人
劉奕酉│《高勝算的本事》作者
鄭如惠|「Apple's愛閱札記」臉書粉專經營者
(依姓氏筆劃排列)
目錄
目次
前言 用最少努力,達到最大成果
【第1章】為什麼24小時完全不夠用?
﹝1-1﹞95%上班族中,有94%覺得「時間不夠用」
﹝1-2﹞95%上班族中,有74%反對「強制性的不加班」
﹝1-3﹞95%上班族中,有67%覺得「加班大多是上司的錯」
﹝1-4﹞95%上班族中,有53%認為「先提升效率再談成效」
﹝1-5﹞95%上班族中,有45%覺得「只要努力,總有辦法解決」
【第2章】那些你以為有效,實際上無效的時間術
﹝2-1﹞別相信「十分的管理,能做出十分的成果」
﹝2-2﹞別認定「工作效率是取決於才能」
﹝2-3﹞別急著「蒐集只是看似重要的資訊」
﹝2-4﹞別以為「應該背下所有快捷鍵」
﹝2-5﹞別試圖「用自己的經驗和知識來思考」
COLUMN 菁英不刻意學習英語
【第3章】95%的人不知道,意外卻有效的菁英時間術
﹝3-1﹞不在午餐時段進食
﹝3-2﹞積極利用「嘆氣」來放鬆
﹝3-3﹞讓「低風險、低報酬」的成果積少成多
﹝3-4﹞每天最多只花五分鐘蒐集資訊
﹝3-5﹞執行過程中會暫停一下
﹝3-6﹞時間的餘裕,來自從容的心境
﹝3-7﹞將「資訊」轉化成「洞見」才能打動人
﹝3-8﹞集結旁人的力量,迅速完成工作
﹝3-9﹞排除會削減熱忱的工作
﹝3-10﹞桌上不放飲料
﹝3-11﹞用昂貴的鍵盤來縮減工時
﹝3-12﹞「短暫外出」足以提升工作效率
COLUMN 菁英投資公事包跟鞋子的原因
【第4章】「ABC按鈕」和加班說再見
﹝4-1﹞一般員工跟菁英,究竟哪些不同?
﹝4-2﹞菁英的六種行動特徵
﹝4-3﹞套用菁英時間術的「ABC按鈕」
切換鈕A:坦然接受過去的浪費行為
切換鈕B:加速行動,打造獨有的儀式
切換鈕C:保持專注、持續下去
【第5章】脫離加班泥地獄的「ABC按鈕」──實踐篇
●切換鈕A:坦然接受過去的浪費行為
﹝5-1﹞清楚劃分工作時間與思考時間
﹝5-2﹞以輸出為優先
﹝5-3﹞時間要用於規劃而不是計劃
﹝5-4﹞比起提升成功率,不如設法降低失敗機率
●切換鈕B:加速行動,打造獨有的儀式
﹝5-5﹞把自己調整到能立即開工的狀態
﹝5-6﹞決定「要放棄什麼事」
﹝5-7﹞建立放棄標準的「檢查程序」
﹝5-8﹞手寫筆記是超強輸入工具
●切換鈕C:保持專注、持續下去
﹝5-9﹞不慢工,也能出細活
﹝5-10﹞減少花在「煩惱和擔憂」的時間
﹝5-11﹞考量到投資報酬率,欲速則不達
﹝5-12﹞要知道,自我否定只是一種「妄想」
COLUMN 菁英喜歡橄欖球勝過棒球,為什麼?
【第6章】明天起準時下班的「ABC按鈕」──個人篇
●時間管理
﹝6-1﹞在週五寫下兩個「重要工作」
﹝6-2﹞以四十五分鐘為單位來處理工作
﹝6-3﹞開口說出給自己的獎賞
﹝6-4﹞建立「被認同」的機制
●強化自制力
﹝6-5﹞用指針時鐘來激發逆向思考
﹝6-6﹞跟三位旁人分享行動目標與截止期限
﹝6-7﹞每週打掃一次廁所
●提升專注力
﹝6-8﹞利用耳罩式耳機
﹝6-9﹞變更通知設定
●提升作業效率
﹝6-10﹞動手寫下來
﹝6-11﹞善用語音輸入
﹝6-12﹞運用自動校正模式
●資訊輸入
﹝6-13﹞邊散步邊聽有聲書
﹝6-14﹞使用倍速播放功能
●情報輸出
﹝6-15﹞利用「間隔」改變氣氛
﹝6-16﹞記住三種三秒肢體動作
【第7章】用團隊力量縮減工時的「ABC按鈕」──組織篇
●最強的凝聚力
﹝7-1﹞用「得寸進尺法」來拜託人
﹝7-2﹞五個原則,打造高自主團隊
﹝7-3﹞三個動作,縮短會議時間
●避免溝通誤會
﹝7-4﹞用三明治認同法,打斷冗長發言
﹝7-5﹞圓融拒絕的三個技巧
﹝7-6﹞七種有效共鳴&附和技巧
﹝7-7﹞對方的好處,提早五分鐘想好
●推動專案
﹝7-8﹞以五人為一小隊來活動
﹝7-9﹞打造相互激勵的環境
﹝7-10﹞安排一位負責指導的教練
結語 開始、持續和自覺
序跋
◎前言 用最少努力,達到最大成果
你總是到了夜深人靜時才完成工作,明明完全沒有偷懶,也用盡全力處理了,但每次回過神來,時間總是不夠用。過慣了被工作追著跑的日子,卻也沒得到周遭人們的賞識。上司雖然說過盡量不要加班,但其實真的很少機會能夠準時下班。
雖然隱約覺得「必須好好加油」,但也沒什麼閒暇時間找回對工作熱情與動能,更何況一直以來,自己也不追求什麼特別華麗亮眼的資歷。而且回到家之後,還是想做些平常喜歡做的事……。
我從前過的就是這種上班族生活,所以深深明白,要加班才得以處理完工作的最大原因之一,不是因為你能力差,只是沒有找到更簡單的做法而已。另外,你之所以總是被工作追著跑,不是因為沒幹勁,而是因為各種資源(時間、集中力、精力)終究是有限的。
英文有句俚語說道:「假如你手上只有槌子,那麼所有東西看起來都會像釘子。」這句話指的是,假設一個人知道的方法有限、過度執著於固有概念,或者過去的成功經驗,遇到事情全部想用同一種方法(槌子)來解決,就無法釐清問題的本質。
要是一個人只以做完眼前的工作為目的,將很難成就本來應該追求的目標。這種把手段當成目的,以結論為前提採取的行動稱作「確認偏誤(confirmationbias)」。
「確認偏誤」是一種把預定好的結論(既有信念)當成最終目的,並採取行動的現象。在無意識之間,你習慣了被工作追著跑的生活,距離原本的目標越來越遠,不知不覺,完成工作成了唯一的目標,甚至產生達成這個目標的充實感。但回過神來,又陷入無止盡的加班中……。
想從這種「加班泥沼」中脫身,其實有一些「以最低限度努力,脫離現狀的方法」。那就是前五%的菁英員工(以下簡稱為菁英)具體實踐的時間術。這種時間術也同樣適用於九五%的一般員工(以下簡稱為一般員工)身上。
在仿效菁英時間術的二.二萬人當中,有八九%的人回答「確實能以更短的時間達到更好的績效」。
我過去曾任職於微軟,後來為了創立提升業務效率、改善學習方法的企業而辭去原本的工作。我的公司──CrossRiver至今已支援八百家以上的企業及團體強化生產力,並協助近十七萬名的上班族提升業務效率。Cross River的工作人員,包括我自己,都是以週休三日為前提,提供客戶相關協助,因為縮短工時本身就是我們的目標。
Cross River從合作過的企業及團體中,找出工作表現優秀的員工,並獲得各家企業的管理層協助,深入分析這些在人事評價中只占五%,最頂尖的菁英們採取了哪些行動。這些菁英的共同點,以及和其他九五%一般員工的差異,都整理在前作《AI 分析,前5%菁英的做事習慣》(大是文化出版)中,前作出版後意外廣獲好評,再刷超過十四次,甚至促成海外翻譯出版的契機。
緊接著,針對在新冠疫情中仍能維持良好績效的領導者們,我也整理出他們常採取的行動與習慣,並撰寫成《共感團隊》(木馬文化出版),於二○二一年出版,上市後兩週內,就獲得銷售三萬本的成績,榮登日本暢銷書排行榜。
但是,我並沒有因為銷量而得到滿足。畢竟我書寫的目的,是希望有更多人採取正確的行動方針,所以我會在本書中再次強調下面這項重點。
本書的目的,不是讓你「單純知道」,而是讓你「成功辦到」。
書中以「時間術」為主軸,而且實踐度比前兩本著作《AI 分析,前5%菁英的做事習慣》和《共感團隊》更高,將內容聚焦在可複製化的方法同時,致力於降低執行的門檻。
目標不用放在非成功不可,只需要稍微改變一下行動模式就夠了。
這麼一來,便能透過最低限度的努力,逃離加班的泥沼。
希望各位實際嘗試之後,體會一下「效果好到超乎預期!」的感受,那正是你意識產生轉變的瞬間。
要改變一個人的意識,往往要花費五年、甚至十年的時間。
所以先從改變自己的行動開始吧。在意識自然產生轉變之後,才能捨棄不必要的程序,傾全力在最重要的事情上,做出一定成果。一旦有了成果,不論在公司內外,你都能擁有更廣泛的選擇餘裕。
希望本書能幫助更多讀者脫離加班泥沼,讓工作不再是一件苦差事。
二○二二年五月
越川慎司
內文試閱
◎菁英不刻意學習英語
不斷創造成果的優秀菁英們大多擁有強烈的學習意願,而且切實地掌握了能在公司內外大顯身手的相關技能。
然而,當我們同時針對九五%一般員工和五%菁英進行調查後,發現學習英語的菁英並不多。即使有一部分人是因為曾出國留學、歸國子女或有駐外經驗,但其比例與一般員工相差無幾。
從數據來看,「 會說英語的人,就能成為優秀員工」的邏輯似乎不成立。由於我學過中文,所以對這項結果感到好奇,於是另外以「為什麼菁英不學習英語」為主題進行了調查。
結果,我們發現菁英不刻意學習英語有兩大原因。
首先,第一個原因是為了消除妄想。
他們不以使用英語工作為目的,而是將英語視為持續創造成果的手段之一。為此,他們試圖擺脫「如果多益(TOEIC)取得高分,就能在外資企業大顯身手」這類偏離目標的妄想。
有一些菁英提到「不說英語不代表沒有語言能力,一方面是羞於開口說,一方面是內心感到抗拒。」為了消除心理上的抗拒感,他們認為「與其為了考多益而學習,不如在公司內外增加與亞洲人用英語交談的機會」。
如果是跟母語為英文的美國人或英國人交談,會增加心理上的抗拒感,所以他們會製造機會到菲律賓、香港或新加坡工作,與同樣將英語列為第二外語的亞洲人,例用午餐等場合進行交談。這樣一來,既能跨越心理障礙,又能透過表達自己的想法,提升自我肯定感、增強自信心。
菁英把學習的本質理解為「適應變化」。因此,他們遵循的學習方法是「熟能生巧」,除了進行輸入式的「學習」,也會記得要為了「習慣(熟能生巧)」而進行輸出。
第二個原因,是他們預期自動翻譯科技的發展。
菁英樂見於科技發展,因而盡量不浪費時間透過讀書等方式,來學習今後能輕易取得的未來資訊。
正如現在學習算盤的人,與過去相比減少了許多,所以他們「不去學今後會被新科技取代的事物」。自動翻譯技術日新月異,例如Zoom(雲端視訊會議)在過去幾年中,已經推出了能夠自動翻譯發言的服務。我自己也切身感受到微軟和Google擴充套件中,自動翻譯程式逐月提升的準確度。
很多菁英早已預見,人工智能(AI)操作語言的能力會加速發展。即使外語溝通不會馬上被人工智能取代,但他們已考量到「或許不必花大量時間來學會外語」,進而做出「現在不學也可以」的判斷。
當投入學習外語的時間減少,菁英轉而把力氣投入「磨練寫作能力」上。
由於商務通訊已成為常態,為了不耽誤合作對象的時間,有必要學會「簡單扼要地傳達正確訊息」。目的是避免長篇大論,而是以短句來做正確表達。
另外,菁英也認為如果無法用母語進行有邏輯的溝通,那麼就算會說英語也很難有效傳達訊息給外國人。
人無法百分之百預測未來,但正如計算機取代了算盤、計程車取代了馬車一樣,未來仍會不停變化。雖然不知道這個變化何時會加速,至少能去做預測。
菁英會去預測未來會發生的變化,然後回頭思考「當下該做什麼」,並採取行動。
◎菁英不在午餐時段進食
我們在分析員工的出勤行為時,發現好幾位菁英會將午餐「省略掉」。雖然人數不算多,卻有將近一七.二%的菁英不在午餐時段進食;一般員工之中,午餐時段不進食的比例僅為一.八%。相比之下,不吃午餐的菁英人數大約是後者的十倍。
因為很好奇他們為什麼不吃午餐,我們進行了相關調查。結果顯示,他們並非單純地埋頭工作,而是利用時間採取某種行為模式。
那就是「高效午睡(powernap)」和「分散補充能量」。
由於這類菁英會確保充足的睡眠時間,所以我們進一步詢問:「為什麼仍然覺得午睡有其必要?」得到的回答大多是「為了在午後決勝負而蓄備體力」。他們認為午前的三小時很容易保持專注,相比之下,午後的五小時則難以保持專注和持續的行動。
他們還提到自己會「利用午餐時間,找個安靜的地方閉目養神、慢慢放鬆身體」。此外,蠻多菁英會在午睡前飲用咖啡。因為午睡片刻後,睏意仍未散去的話,會使他們較慢進入下午的工作狀態。由於咖啡因在喝完的三十分鐘左右才發揮作用,所以只要在午睡前喝的話,便能馬上進入工作狀態。
我曾以為「如果不吃午餐,餓著肚子很容易降低工作效率」,但菁英卻會在午後短暫休息一下,攝取水果或飯糰來補充營養。甚至有不少人會攝取含糖量較低的零食、堅果和乾果。
市面上大多數的午餐選項,都含有大量的碳水化合物和糖分,有時攝取過多能量會讓人昏昏欲睡。對於想好好衝刺午後業務的菁英來說「睏意等於大敵」。所以他們不會在午餐時間一口氣大量攝取能量,而是分散到上午和下午的時段,少量多次的補充能量。採取這種策略來控制血糖值,盡量避免睏意產生。
不過,菁英偶爾也會和同事、上司共進午餐。而他們往往會選擇低醣低脂的飲食,或只吃少量白飯來控制攝取的能量。
對菁英來說,商業午餐的目的並非填飽肚子,而是與同事交流互動、分享情感,以及展現對他人談話感興趣的場合。為了達成這個目的,他們會將食量控制在午後不至於產生睡意的範圍內。
萬一還是抵檔不住睡意,他們會起身做點伸展運動、促進血液循環,或者飲用冷水、吃點薄荷涼糖來提神。也有一些人會咀嚼巧克力或軟糖,來擺脫低血糖狀態。
還有一個令人意外的回答是「人在飢餓時更容易進入戰鬥模式,所以稍微有些飢餓感正好」。甚至有些菁英表示「就連獅子也是在飢餓狀態下,反應才如此靈敏呢」。
菁英傾向在工作期間吃零食,透過分散補充能量,也是一種保持專注的策略。現在我們明白為什麼很多菁英會說「午後定勝負」的理由了。
作者資料
越川慎司(Shinji Koshikawa)
Cross River股份有限公司代表董事 Rebirusooku股份有限公司代表董事 Caster股份有限公司執行董事 曾任職於日本國內外的電信公司,擁有IT新創公司創業經驗。 2005年進入日本微軟,擔任業務執行總監。除了是最高品質負責人外,也曾執掌PowerPoint、Excel等應用程式的專案負責人。 2017年成立商務改革顧問公司Cross River,充分利用IT技術,實踐全體員工週休3日、每週工時30小時的方針。至今服務過800家以上的企業,協助其執行「勞動方式改革」,幫助旗下員工提升時間使用效率和熱忱的同時,增加「個人時間」。 2018年起擔任Caster股份有限公司的執行與兼任董事,旗下超過1000員工,幾乎所有人都以遠距方式辦公。 有超過18本著作《共感團隊》《我要準時下班!終結瞎忙的「超.時短術」》《AI驗證!最強PPT製作法》《AI分析,前5%菁英的做事習慣》等
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