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比溝通更重要的45個開會技巧:解決3大開會問題:恍神、離題、沒結論,議題再多,都能立刻有決策
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  • 比溝通更重要的45個開會技巧:解決3大開會問題:恍神、離題、沒結論,議題再多,都能立刻有決策

  • 作者:別所榮吾
  • 出版社:核果文化
  • 出版日期:2014-02-20
  • 定價:300元
  • 優惠價:85折 255元
  • 書虫VIP價:237元 (成為VIP?)
  • 書虫VIP紅利價:225元

內容簡介

改變1萬場無效會議專家,教你—— 這樣開會,20分鐘內即可做出決策。 .花了3小時,結論是「確定下次開會時間」? 沒時間準備、開會時沒想法、議程超時沒結論、佔用更多工作時間…… 你,是否已陷入「無效會議」的惡性循環? .協商、溝通很重要,但只會「說」、沒人聽,在會議上狂講3小時,還是沒結論! 如何挑選開會成員、怎麼做一份30秒看完的簡報、不離題不恍神的訣竅…… 讓每場會議,花最短時間、做出最好決策! ◎45個開會技巧,避開超時、沒結論的無效會議! 作者別所榮吾是辯論高手,同時也是談判和簡報專家,在他10多年的專題講座經驗裡,蒐集了超過1萬人的問卷調查,經篩選後,挑出了45種最糟糕的會議問題點。開會時,這些比「說服、協商、溝通」還重要的技巧,你一定要學會! 【問題點1】光是把資料看完,會議就結束了? .技巧1:準備一份30秒看完的簡報。 報告或提案的發言者,要準備一份讓大家30秒就能看完的簡報摘要,在會議上發言時,最多只能花5分鐘的時間講解、補充。 【問題點2】老是有人會離題閒聊,討論就失序了 .技巧2:所有人「冷處理」,不要附和離題的閒聊或玩笑 當有人開始離題,就算只是一句玩笑話,其他人的隨口附和,也可能變成閒聊,中斷會議。這時候,不只是主持人,其他與會成員要有「讓會議進行」的默契,出聲提醒:「嘿!離題囉!」 【問題點3】會議主題失焦,都在討論不重要的小事 .技巧3:簡報時,一律從「結論」說起 發言者在會議上報告前,要先確認一件事:這些資料,有必要現在說嗎?還是會後寄MAIL給大就好?如果需要現場說明,一定要先從「結論」說起,同時提出需要大家提供建議的地方。 【問題點4】常有人不清楚「現在討論到哪了?」 .技巧4:邊討論,邊把重點寫在白板上 白板是開會時的好工具,寫下會議內容時,大家可以同時確認剛剛討論的話題。另外,當討論時間過長時,要讓成員們適時中場休息,休息前可以整理剛剛的討論(白板上)。 【問題點5】部門間互相推拖卸責 .技巧5:讓大家討論做法,而非藉口 已經決議的方針,主管們要告訴部屬:將有多少利益、不採取行動的風險……等,當有人表示「辦不到」、「很困難」時,要立刻反問對方:「辦不到的理由」、「如何解決」和「替代方案」。 【問題點6】提出了實際問題,公司為什麼不處理? .技巧6:把你的問題「放大」成客戶的問題 想讓公司正視你的問題,就要把問題拉高到「影響公司利益」的層次,在提出問題的同時,也付上你建議的「解決辦法」,會讓你的問題更容易被看見。 ◎學會3步驟規則與技巧,開會不再超時、沒結果 .會議前:想準時結束會議,就要挑對「有用」的成員 →很多人以為開會前只要知道時間、地點,大家集合到場就好,錯了!如果與會的成員和會議主題沒有太多關聯,或者事前沒有把要討論的資料寄給大家,這場會議一半以上的時間,都會消耗在「取得共識」上。 .會議中:靈活運用8種發言,討論熱烈、創意無限 →開會時,討論熱烈只是基本要件!8種不同的發言:「看法、同意、確認、提問、應答、反對、提供資料及結論」,在對的時機「說對話」,可以立刻讓與會成員「聽懂內容」,並且深入討論,發現盲點。 .會議後:會議紀錄上,明確寫出「如何執行」 →花時間集合大家討論、提議,最後決定了某個對策,如果不能確實的在會後執行,就算會議內容再順利、再有效率,也是一場白開的會議! ◎開會時產生共識的5步驟,省時間、好決策、高成效 .步驟1:做之前,先搞懂「為什麼要做?」避免最後只是決議「走一步算一步」的決策。 .步驟2:分析做不到的原因,並提出解決的方法,不讓「找藉口」阻礙「好點子」。 .步驟3:沒有十全十美的對策,比較每個方法的優缺點,找到最符合現況的。 .步驟4:做出決策後,要確實分派任務給每個人,決議後並執行,才是一場有效的會議。 .步驟5:在執行過程中,隨時確認進度,依照現行狀況調整,並準備數個「備案計畫」。 【本書特色】 .從公司結構和人員分析會議架構,讓你更了解自己的公司適合哪種開會方式。 .作者運用邏輯思考、辯論和簡報方法,同時提升在會議中的「討論、協商、說服」技巧。 .書中提供多件開會實例、標準表格,幫你依序打造一次省時、好決策的優質會議! .萬人問卷中,公認45個最糟糕的會議問題,QA方式解說一目瞭然!

目錄

【前言】開一次會,得花三天加班補進度 【第一章】 公司年齡和成員心態,影響開會成效   ◎照本宣科的會議,難有好決策   ◎有七成把握,就該果斷下決定    五成把握太少,九成把握又慢半拍    讓基層人員自己做決定,應變力高    不想失敗,就要提高「成功機率」   ◎開會的方式,要配合公司發展    初期:頻繁開會,確立組織的架構    中期:工作模式已確定,主管介入愈少愈好    晚期:開會變成「報告大會」,失去活力   ◎工作態度,依職務年齡分3階段    適應階段,多用耳少開口    創新發想階段,主動為工作加上變化    安定保守階段,穩定但非一成不變   ◎出現這3種情況,就是無效會議    限定自己的角色與範圍,推託責任    思考僵化 ,拒改變、創新    抗拒團隊合作,配合度低 【提示1】不良會議的惡性循環,將浪費許多經費! 【第二章】 「會議」無法逃避,不能不開!   ◎「會議」,是維持團隊運作的必備條件   ◎開會時,最好同時解決這4大目的   ◎【目的1】共享資料與討論執行方法:避免淪為「報告大會」    有效率的人,能從單純的數據中找到問題    太過暢所欲言的會議,不會有成效    別讓主管等到「開會」時才知道你的問題    計算「今天做了幾件工作」,你就永遠領乾薪   ◎【目的2】發現並解決問題:「思考方式」左右解決時間    突然出現的緊急問題,沒時間等「最好」的解決方式    不是所有問題,都要「馬上解決」    假裝自己不在這上班,你就能找到問題點    現在大賺的公司,更該想好10年後怎麼賺    開會時,6個步驟解決3種問題   ◎【目的3】協調意見會議:目標不是「講贏其他人」    高明的做事方法,是讓「討厭的人」主動幫自己    固守單一領域的人,遲早被淘汰    外交官才知道的高檔交涉法    交涉與協調,不包含「無法決定」的事    協商時,不是「講贏」對方就好    溝通協調,小輸就是贏    創造型解決法:從「出發點」解決對立    分配型解決法:聚焦在「完成」後    迴避型解決法:找更好的方法    不是選邊站,是要你思考「為什麼」   ◎【目的4】擬定決策的會議,不是只有主管才能發言    擬定決策的方法與種類    偶爾在部屬前「示弱」,可以優化你的決策品質    說服別人,用疑問句比責備、命令更有效    共識會議:主管的意見,不等於「好的意見」    事先有準備的人,在會議結束前就知道結果了   ◎會議5步驟,有共識才有好決策    【步驟1】掌握目的與計畫,搞懂「為什麼」比「怎麼做」重要    【步驟2】分析原因與提出對策,把「做不到」逆轉成「好點子」    【步驟3】比較每個對策的優缺點,最完美的做法不一定最好    【步驟4】有計劃後,人人要知道自己「該做什麼」    【步驟5】隨時準備「備案計畫」   ◎【提示2】臉書上按讚,不叫「溝通」! 【第三章】萬人問卷大調查!45個最糟糕的會議問題 ──45個真實案例+專家改善建議  Q&  A,完全解決「會開不完」的煩惱!   ◎無論哪一種公司,都會遇到的45種糟糕會議   ◎【問題點1】光是把資料看完,會議就結束了   Q:現場輪流念完資料,就要其他人提出想法?   A:準備一份「30秒內看完」的重點資料   ◎【問題點2】搞不清楚公司高層的決策!   Q:董事長和經理說的不一樣,該聽誰的?   A:主管別說「明年業績要更好!」,直接說「要成長30%」   ◎【問題點3】被質問的人,藉口一大堆   Q:每次出問題,總是有人找藉口?   A:「最近一切還順利嗎?」主管要主動詢問工作狀況   ◎【問題點4】開會時花太多時間「說明」,而非「討論」   Q:不會抓重點的成員,怎麼教?   A:給他們看「榜樣」或「範本」,學得最快   ◎【問題點5】完全不了解開會目的,感覺自己是個聽眾   Q:不清楚開會的目的,也不知道該不該發表意見?   A:主動提問,讓你從路人變主角   ◎【問題點6】老是有人會離題閒聊,討論就失序了   Q:老鳥前輩總是離題,怎樣才能拉回大家的注意?   A:所有人「冷處理」,不要附和離題的閒聊或玩笑   ◎【問題7】來開會的人根本沒有共識,無法討論   Q:參加成員把開會當例行公事,沒人想負責?   A:用下班後的交流,加快公事的進度   ◎【問題點8】開會的時間,都花在主管間的拉扯角力上   Q:主管們你來我往,其他人只能發呆看戲?   A:讓夠分量的第三者出手協調   ◎【問題點9】會議主題失焦,都在討論不重要的小事   Q:這些訊息,有必要現在講清楚嗎?   A:向大家簡報,一律從「結論」說起   ◎【問題點10】參加會議時,居然有人打瞌睡!   Q:其他人在報告時,有人睡著了?   A:選對開會時間,把3小時會議分3次開   ◎【問題點11】遇到核心議題,人人都安靜下來了   Q:大家都不說話時,代表什麼意思?   A:把握安靜的空檔,整理自己的想法   ◎【問題點12】跨部門會議時,大家都說不出重點   Q:聽了半天,還是搞不懂他到底想說什麼?   A:準備會前資料時,先確定「有沒有必要」   ◎【問題點13】議題太多,光聽說明就花好多時間   Q:開會時間的長短,該怎麼估算?   A:會議的類型,決定討論時間   ◎【問題點14】要和另一個部門合作時,對方態度很不耐煩   Q:都說部門主管同意了,為什麼配合度還是很低?   A:想獲得認同,你要面對面表達誠意   ◎【問題點15】回答時答非所問,外加一大堆藉口   Q:為什麼得不到直接的回答?   A:當對方答非所問,就再重覆一次問題   ◎【問題點16】大家說「做不到」,其實是「不想做」   Q:該怎麼說服部屬,照我的話去做?   A:聽聽反對的原因,讓部屬信任你   ◎【問題點17】 明明在開會,大家卻在聊天!   Q:為什麼討論途中,會不知不覺聊到其他地方去?   A:主持人要控制話題範圍,不是跟著聊起天   ◎【問題點18】大家花時間開會,卻沒得出結論   Q:為什麼討論很多事項,卻沒有明確的決定?   A:主持人盡量不參與討論,維持會議節奏   ◎【問題點19】不清楚狀況的主管在會議上講個沒完   Q:該怎麼讓主管放心把事情交給我?   A:讓他知道自己不用事必躬親,必要時請高層協助   ◎【問題點20】常有人不清楚「現在討論到哪了?」   Q:為什麼我總是跟不上大家討論的內容?   A:邊討論,邊將內容重點寫在白板上   ◎【問題點21】只聽少數人的想法,但是人人都不滿結果   Q:為什麼沒人滿意我的調度?   A:分配工作時,主管要說明理由   ◎【問題點22】會議結論和高層意見相反,只好重開一次會   Q:為什麼花了時間討論,卻被一句話推翻?   A:先確認「你的目標」是不是「公司的目標」   ◎【問題點23】高職位、老年資的成員,強迫大家接受意見   Q:當主管要我接受不合理的工作時,該怎麼辦?   A:別和他硬碰硬,讓其他主管去溝通   ◎【問題點24】會議變成批鬥大會,充斥指責與批評   Q:應該是討論的會議,卻常常變成主管教訓人的場合   A:先搞清楚主管到底想要什麼   ◎【問題點25】開會拖拖拉拉,又因為資料不足而得再開一次   Q:明明是例行公事,為什麼還要分好幾次才能確認?   A:利用例行事項的固定性,把討論條目手冊化、標準化   ◎【問題點26】主管最後的決定,和會議結果完全不同   Q:既然都是高層決定就好,我們開會是為了什麼?   A:主管的真正想法,要適時告訴部屬   ◎【問題點27】卯盡全力討論,還是沒結論   Q:為什麼主管無法下最後的決策?   A:偶爾讓部屬看到你的不安,反而可以增加向心力   ◎【問題點28】部門間互相推拖卸責   Q:人人都不想負責,怎麼辦?   A:讓大家討論做法,而非藉口   ◎【問題點29】潛在問題常被置之不理   Q:提出了實際問題,公司為什麼不處理?   A:把你的問題「放大」成客戶的問題   ◎【問題點30】主管不喜歡「反對意見」   Q:有想法,就是和主管唱反調嗎?   A:同事間互相提問,用「討論」代替「質疑」   ◎【問題點31】職位愈低,意見就愈不受重視   Q:開會時,只有主管能提問嗎?   A:先想想,對方的回答對會議進展有沒有幫助   ◎【問題點32】到了開會時,才拿到一團亂的資料   Q:大家不遵守資料要提前發放的規則,怎麼辦?   A:想要部屬工作效率高,主管要協助「會前準備」   ◎【問題點33】專業用語滿天飛!跟不上開會腳步   Q:剛進公司的新人,聽不懂充滿術語的報告   A:新人別等著「被教」,不懂的地方自己要主動問   ◎【問題點34】資料太簡單,無法深入討論   Q:議題太淺、時間太少,怎麼討論出好結果?   A:各自提出看法,尋找共識=優質討論   ◎【問題點35】應該要討論的時間,都在確認資料   Q:正式討論時,才發現大家的目標根本不一致?   A:討論、收集資料前,先確定大家想的是否相同   ◎【問題點36】「開會前先準備」,最後變成口號   Q:事先發送資料,但還是有人沒看就來開會?   A:準備「一目了然」的重點資料   ◎【問題點37】主要負責人缺席,會議就白開了   Q:負責人不在,大家就意興闌珊?   A:開會前,發送「會議重點」給所有人   ◎【問題點38】中途入席的人,打斷會議節奏   Q:為了遲到的主管,會議得重頭開始?   A:討論途中,定時把會議內容「重點整理」   ◎【問題點39】第一線員工的想法,無法傳到高層主管耳中   Q:如何讓主管會議重視第一線的問題?   A:同時提出「問題」和「解決建議」   ◎【問題點40】會議上的決策,超出員工能力   Q:大家都沒經驗的新政策,該從何做起?   A:主管要分析成功的可能性,分階段慢慢完成   ◎【問題點41】只要開會成員不一樣,會議的進度就歸零   Q:怎樣才能減少向新成員說明的時間?   A:明確的會議記錄,可以縮短說明的時間   ◎【問題點42】沒做會議紀錄,完全不記得究竟決定了哪些事   Q:花時間開了會,卻不知道之後要做什麼?   A:會議記錄注意3點,會後決策不空轉   ◎【問題點43】與會成員分心處理外務,會議一直被中斷   Q:大家都在會議中接電話,討論遲遲沒有進展   A:讓大家明白:中斷會議愈久,是浪費自己時間   ◎【問題點44】即使擬定了決策,也沒採取行動!   Q:該如何讓同事們確實執行會議中的決策?   A:比起指揮、命令,主管要讓部屬「自己思考」怎麼做   ◎【問題點45】主管不在,就沒有決策   Q:當主管不在場時,如何避免同事互相推託?   A:確實了解部屬工作內容,必要時重新分配 【第四章】 學會3步驟規則與技巧,開會不再超時、沒結果   ◎會議前:建立「共識」,要選「有用」的成員    讓會議準時結束,你得先確定「開會的種類」    依照不同的會議主題,決定出席會議者    大部分的會議,都浪費在「看資料」上!    背景、問題、目的,會前說明要簡單明確   ◎會議中,熱烈的討論只是基本條件    會議中遵守6件事,避開「恍神、離題、沒結論」    活用8種發言,議題再多也能馬上有結論   ◎一個好會議,讓大家幫你找到最棒的點子!    每個人都有好點子1:腦力激盪法,激發天馬行空的創意    每個人都有好點子2:「KJ法」,讓普通想法變身超棒ideA    有7成把握,就是好決策    會不是開完就好,最後的總結才是行動的重點   ◎開完會的「執行力」,才是整場會議的重點    決策無法執行,再開10次會也一樣 【第五章】 這種時候,會議主持人該怎麼說?   ◎會議開始前:再次提醒今天的開會目的    會議開始:重覆目標,再次確認    當有人離題、批評、找藉口時,主持人要這樣說   ◎討論中:讓大家都能踴躍提出好意見    增加討論內容的多樣化    把討論內容的優質化    激發大家的創意:如果從不同的角度看,會有什麼變化?    有人在恍神時,「點名回答」提高他的專注力    最後總整理,再次確認「每個人都要發表意見」   ◎結束前,讓今天會議沒白開的「5分鐘確認」 【結語】一場好的會議,始於成員間的信任

內文試閱

別讓開會偷走你的效率!
  不管哪一家公司,只要提到「開會」二字,就能明顯感受到大家的不滿。「為什麼又要開會?真浪費時間!」本書將為各位介紹,如何在會議上有效交換意見,進而成功擬定決策的「開會技巧」,以及為什麼開會時總是浪費許多時間、卻無法做出決策的真正原因。   「開會目的不明」及「遲遲無法做出決策」,是導致大家對「開會」產生不滿的最大主因,其他常見的原因有以下5點: ◎1事前不知開會主題,無法準備資料   到了會議現場才被告知開會目的及內容,大家到了現場才開始有思考的機會。因此光為了確認議題的內容及討論方向,便花了許多時間,在大家發表意見之前,會議就已經快接近尾聲了。在發言時,也因為沒有事先準備資料,只能互相交換含混不清的意見,結果到最後什麼事也決定不了。 ◎2能做決定的關鍵人物,不在現場!   即使在會議上已經開始討論負責人選、或執行方式等重要環節,然而重要的決策者卻未能列席。或者握有決策權的人不在現場、中途離席等等,即使開會內容已經討論到重點,卻還是無法做出最後的決策。就算先做出決定,事後大部分還是會被最終決策者推翻。 ◎3開會是討論,不是「報告」   明明只要把資料發一發就好,卻要召集大家來開會。而且還不是「開會」討論,是單方面地聽報告而已。事後要詢問結果或大家的意見也十分困難,無法再有更積極的進展。 ◎4只有主管在發言   主管容易在開會時,針對部屬的發言出現情緒性或批判性的言語,導致大家在開會時漸漸不想發言,最後就變成了主管一個人唱獨角戲。如此一來不但打壞了大家開會的情緒,同事們也不想提出自己的意見,只求事情不要找上自己。 ◎5無法專注在開會主題上   一旦開會內容離題後,便導致會議時間無限制地拉長。而且大家也開始忘記原本應該協調的內容。尤其當前輩或主管們發言時,更沒有人敢跳出來阻止。結果會議時間不斷拉長,卻無法看到任何成效。 ◎無論哪一種公司,都會遇到的45種糟糕會議   在研習課程中,我會讓來參加課程的學員填寫問卷,列出自家公司開會時的問題點。受訪對象多為民間企業或公務員,大多都是主管或一般員工。不分行業和工作內容,我將他們提出有關會議問題的共通點,及對會議的不滿做了整理。   我將提出最糟糕的NG會議實例,同時提出45個改善的開會暨巧,帶各位從公司、團隊與個人的觀點出發,幫助大家從中找到原因與改善方法。 <光是把資料看完,會議就結束了?> ◎【技巧1】準備一份「30秒內看完」的重點資料 Q:現場輪流念完資料,就要大家提出想法?   我們部門開會時,光看完現場發下來的資料就必須花費許多時間。例如業績試算、抓預算、前年業績檢討、促銷活動方案……等等,即使是看資料就能懂的內容,還是要各部門把數字和活容全部照唸一次。   此外,最糟的是緊接著就要開企劃會議。每次都會有人拿著不知去哪個網站複製下來的內容或看法,直接貼在簡報上,接著問大家有什麼想法。別說有什麼想法了,我們就連想做什麼都毫無頭緒! A:準備一份「30秒內看完」的重點資料   別再開這種光是「讀資料」的無效會議了!為了縮短會議時間,可以規定大家在開會前,先把特別想提出討論的議題或重點,以簡單易懂的文字寫成重點資料。   而且,開會的時間不是用來「閱讀資料」,而是用來「討論」提案的問題點與對策,這些資料必須在開會前就提供給所有與會的成員,在開會的前一週或三天前就應該發給大家。讓每個人都養成事先閱讀開會資料的習慣,並且在開會前就必須備妥自己想發表的意見。 報告、提案,要在5分鐘內講完   不過這些規則無法立刻就在團隊中執行,可以從下次會議開始明確告訴大家「不要在開會時閱讀資料」,並告訴大家,在下一次開會準備資料時,必須準備一份簡短的摘要,讓其他人只要30秒就能看完並理解的重點資料。   後半段的問題點,其實不在於簡報檔案,問題在於發言人只是單純地複製及貼上資料這一點。有時當然要視不同企劃內容而定,但簡報的頁數最好在10張以內(如果是A3大小的話最多一張),清楚說明企劃的背景、目的、計畫與功效、時間表、負責人等等。透過「控制張數」,既不浪費時間,也能提高效率。這樣做能讓開會時間縮短,同時也可以縮短說明的時間。 <公司高層的決策,到底是什麼?> ◎【技巧2】主管要把抽象目標化為具體數字 Q:董事長和經理說的不一樣,該聽誰的?   開會當天發下來的資料非常多,光聽各部門說明這些資料的內容,會議時間就到尾聲了。而且具體來說,每次開會時都是依照社長→總公司→分公司→總店→各部門的發言順序來進行會議,因此每次開會的目標、想法和紙本資料雖然多,可是內容大部分都是重複與互相矛盾的。   因此在會議現場,今天要報告的人會一起閱讀資料,接著確認內容並整理。於是其他人就不知自己該做些什麼,或者一直接收到總公司與分店間相互矛盾的情報,結果各部門就紛紛向總公司提問,會議也遲遲無法順利進行。 當這樣的情形持續幾次之後,因為接收的資料很亂,因此大家便開始左耳進、右耳出,之後便養成了會議上根本沒在聽的惡性循環,因為反正上頭給予的營業方針隨時都會改變。 A:主管別說「明年業績要更好!」,直接說「要成長30%」   問題的原因在於主管沒有事先將情報整理好後才傳達給大家,而開會現場也因為上層主管忙不迭的「確認」、「提問」而停滯了,解決方法是先整理總公司要給大家的資料,各部門的主管先整理好自己要發表的資料後,再參加會議,這才是最根本的解決方法。 太抽象的目標,員工不知道「做好」的標準   這時候,難免會有一些情報整理能力不足的主管們。這時候,稍有統整能力的部屬或同僚務必要提供協助伸出援手,一直重蹈覆轍只是浪費大家時間。假如沒有事先整理資料的話,最後可能要召集所有員工來做討論才能解決問題。   不管是公務員或民間企業,位居上位的人往往會將經營方向及目標訂得十分抽象。這個部分必須由各部門及各單位做整理,將目的落實到個人目標中。中階主管該做的就是將原本抽象的目標「具體化」。   如果你被公司委派負責某個工作,另一方面公司也希望你做好管理工作,在時間上將會十分緊迫。為了能夠同時勝任管理職,在需要協助時,你得懂得「求救」的智慧,讓部門內的成員盡量協助你。 <同事根本沒放心思在工作,影響進度> ◎【技巧3】用「關心進度」代替「質疑」 Q:每次出問題,總是有人找藉口?   會議上常會聽到以下的發言:「平常工作很忙,所以都沒時間準備開會資料……」、「我其實也不太清楚耶……」、「內容就跟資料裡寫的一樣……」。每次聽到這樣的「辯解」,都覺得說這種話的人缺乏主見,而且也根本無心工作! A:「最近一切還順利嗎?」主管要主動詢問工作狀況   辯解或不滿對當事人來說可能是很好的發洩,但這類發言會降低成員們的工作衝勁,讓會議難以順利開下去。和「遲到」一樣,必須要嚴格禁止大家在會議上出現這種辯解式與抱怨式的發言。   此外,會議資料一定要在開會前發給大家。假如沒有將資料摘要整理出來的話,會議日期就延後;如果必須和其他的業務內容協調,主管就必須適時調整部屬的工作,或者有必要時就得代替部屬在會議上報告。 消除「找藉口」和「不滿」的原因   只要企劃內容還不完善,寧願將會議時間延後也不要貿然開會。假如一個人無法決定的話,就跟主管或同事討論,請他們協助整理資料並且彙整意見。剛開始可能沒這麼簡單,但必須讓大家了解:透過對話,可以加深對議題內容的理解度,同時整理情報時也能較得心應手。在大家能夠體會之前,必須徹底執行這些要求。主管可以試著與部屬進行兩人的演練會議,提升彼此對開會主題的了解與整理資料的執行效率。   在會議前就要整理好相關資料與自己的想法,並要求全部與會成員遵守「整理資料並思考後才能發言」的規則,如此一來,應該會減少「沒時間準備開會資料」的藉口。我想,應該沒人會想跟一個總是滿嘴抱怨或藉口的人一起喝酒或吃飯的。   即使發言者沒有找藉口或辯解,但只要從他的發言中,就能知道這番話有沒有經過思考,發言前想一想,你現在脫口而出的這些話,是不是會讓其他人感受到「不滿」呢? <老是有人會離題閒聊,討論就失序了> ◎【技巧4】建立大家「隨時中斷離題發言」的共識 Q:老鳥前輩總是離題,怎樣才能拉回大家的注意?      在某次會議上,共有9位成員討論工會的例行年度總資料。資料並不是初始資料,日期幾乎都有修改,甚至人員也不同。在會議上大家從資料的最前頭依序做確認,但某個成員說話離題,一直在浪費時間,最後他最後冒出一句:「嗯?那我們接下來要討論什麼?」因為他是會議主持人的前輩,所以主持人不敢貿然當場提醒對方注意。 A:所有人「冷處理」,不要附和離題的閒聊或玩笑   就算大家都與會議主題直接相關,再這樣下去的話只會拖垮生產力。事前用心製作會議資料、主持人適時即時提醒脫序行為的話,就可以提高會議的「生產效率」。主持人必須同時注意會議的進行狀況及議事的內容,以期在最短時間內結束會議。 優先討論主要議題   首先,在製作資料上,必須區分「成員增減」與「修正討論內容」這兩項。大部分的資料應該都是以WORD作成的,所以可以利用追蹤修訂的功能確認哪些部分曾經被修改過。   接著先從較花時間的部分開始討論,其次再處理像名字變更這種較單純的確認工作。如果順序反過來,那可能在簡單的確認工作完成後,就會有成員覺得疲累,當會議進行到重點時,大家也無法好好思考了。   此外,主持人當然要提醒成員的脫序行為,但是其他的成員也可以立刻出聲說:「A,你說的話離題囉!」,同時完全不用附和離題的內容。從原本的問題內容推測,似乎有其他成員跟著聊起來,即使離題的內容只是一句戲言或玩笑話,還是很浪費時間。這時候應該要建立一種共識或明訂規則,若會議中有人離題太遠時,誰都可以跳出來制止。 <其他人在報告時,有人睡著了?> ◎【技巧5】插入中場休息分段開會,提升討論品質 Q:如何避免有人在開會時打瞌睡?   竟然有人在會議上睡著,這個情形讓我覺得很無力。 A:選對有精神的時間開會,才有效率   對著打瞌睡的人說「不要再睡了」也於事無補,就像開車時瞌睡蟲找上門時一樣,必須想辦法讓他們保持清醒,要改善這點,要從開會時間、會議過程或發言深度上下工夫。 大清早和下班前,開會最有效率   最佳的會議時間是在早上,這時候大家的精神最好,體力最充足,而且這時還沒有其他的情報或工作進來,所以頭腦也最清醒。星期一的一大早,也是大部分客戶們在開會的時間,所以這時也比較少電話或電子郵件的打擾,是一個較能集中精神的時間帶。   其次為傍晚時分,在下班前一個半小時前,進行約一小時左右的會議。在這個時間,很多人會因為想早點回家而快快結束會議,因此會議的發言與議程也會進行地較順利。不過,有些人因為接送小孩的關係可能會提早下班,所以如果選擇這時間帶的話,必須考慮到大家的時間。 下午1點開會,人人都想睡!   反之,最不適當的開會時間,就是吃完午餐後,也就是下午一點開始的會議。這個時間因為剛吃飽,有很多人因為還在消化的關係,瞌睡蟲開始找上門。而且飯後也是最容易想跑廁所的時間,只要有一個人或幾個人站起來上廁所的話,就會讓大家的專注力受到干擾,因此要盡量避免下午一點的會議。   若是特別重要的會議,可以在星期五傍晚下班前進行深入的討論,接著讓大家在星期一早上提出意見。隔了一個週末可以讓大家暫時遠離開會的內容,在星期一做出結論,就不會是迫於情勢而不得不下的決定。有時候大公司旗下的事業整合/廢除的相關新聞稿,也會考量到股票市場的反應,選擇在星期五傍晚發佈。 分段開會,提升討論品質   其次要注意的是會議的長度,與其拖長每次會議的時間,不如增加開會的次數,就會發現打瞌睡的人變少了。也就是說,不要一次開三小時的會議,可以開三次為期一小時的會議,在大家打瞌睡前結束。而且如果將會議分成三次進行,可以讓與會成員增加蒐集情報的時間,也可以有時間整理自己的意見。   當然,有些議題必須深入討論並做出結論時,就需要長時間的會議。這時候,要安排每小時的休息時間,趁大家在瞌睡蟲找上門前轉換一下心情。另外,如果是外出過夜的集訓式會議,就要避免連續三小時都討論同一主題,可以採取第一天開兩小時,第二天開一小時的方式,分散開會的時間,避免馬拉松會議的疲憊,還能加深大家對主題的理解度。   最後,讓出席者人人輪流發言,也是趕走瞌睡蟲的好方式,一直被動式地接收情報只會讓瞌睡蟲找上門。但不要突然指定某人發言,可以讓大家和隔壁的人交換意見後,再依序發表自己的看法。除此之外,也可以用最古老的方法:「起身走動,去洗把臉」,光只靠坐在椅子上,簡單的伸展運動是無法成功趕走瞌睡蟲的。 ◎會議三階段:會前準備、引導話術、重點整理   「會議前」,大家應有的準備,以及如何讓團隊成員先做好這些準備,一個會議的成功或失敗,和事前準備有很大的關係。   成功的會議不只是能在時間內有效率地開完,還要能做出優秀的決策,帶領公司或團隊有更好的未來發展。如同圍棋與象棋一樣,必須看到之後第二步、第三步的發展,換言之,也就是必須先把視野拓展到未來的兩年、三年後。   在「會議中」,最重要的就是會議主持人的主持方式及掌控會議進度的實用話術,同時也會教大家讓討論發揮最大功效的「腦力激盪法」、「關鍵字分類法」、擬定決策的方法等。在一場會議中,每位成員的說話及思考方式是否相通,將大大影響會議的生產效能。   在「會議後」的重點,就是會議記錄的方法與下次會議的準備事項。沒有會議記錄的話,會議就無法累積成果。除了記錄之外,會議結束後,必須為下次會議做準備。最重要的是,會議中決定的事項,是否能「確實的執行」?這也是會議後的重要關鍵之一。

作者資料

別所榮吾

【改造1萬場會議的專家】別所榮吾 1969年生於神奈川縣。畢業於拓殖大學政經學系。 曾任BCL股份有限公司負責人、企業顧問、國際辯論學會公認的辯論課程訓練師、財團法人關西生產性總部合夥顧問。 擔任財團法人日本生產性總部的「知識技術研究開發中心」執行長時期(1999年~2006年),每年舉辦80次以上的研習課程,內容包含:運用邏輯思考 ( Logical Thinking )、辯論、簡報技巧等。

基本資料

作者:別所榮吾 譯者:郭欣怡 出版社:核果文化 書系:職場通 出版日期:2014-02-20 ISBN:9789869030717 城邦書號:A3150005 規格:平裝 / 單色 / 288頁 / 14.8cm×21cm
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