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快速學會職場上最重要的2大能力:速度力與整理力
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  • 快速學會職場上最重要的2大能力:速度力與整理力

  • 作者:知的習慣探求舍
  • 出版社:天下雜誌
  • 出版日期:2014-07-09
  • 定價:290元
  • 優惠價:85折 247元
  • 書虫VIP價:229元 (成為VIP?)
  • 書虫VIP紅利價:217元

內容簡介

提升自我價值! 閱讀本書就能學會職場必備的兩大能力! 近年來,「斷捨離」早已成為人人耳熟能詳的用語,但是整理的技巧除了運用在家事上,更可以運用在職場中。本書提供了許多工作上的技巧,可以幫助讀者把物品和資料整理得有條不紊、間接提高工作效率。更提出許多時間管理、整理思緒的圖解技巧以及上網搜尋資訊與溝通交涉的小訣竅,讓你增加自己的工作能力,在職場上出人頭地。 只要實踐本書介紹的提昇「整理力」和「速度力」的各項技巧,就可加快工作速度,為工作方式帶來新的變革,讓你的生產力大幅提高,也會被賦予更重要的職務。 【本書內容主要分為兩大部分】 第1部是「整理力」篇,介紹如何管理自己的時間和空間,整理身邊環境雜七雜八的物品、文件、資訊、思緒等的技術。例如「利用數位工具提醒截止日,防止工作延宕」、「整理不是『把東西收起來』,而是釋出『找東西的時間』」、「利用掃描器將文件數位化,就能安心丟棄書面資料」、「善用Evernote,輕鬆保存、搜尋網頁資料」。面對工作時,經常煩惱「該從什麼開始著手才好」的人,或是桌子動不動就一團混亂的人、不擅長把想法和企劃案畫成圖表的人,本書一定能為你帶來強大的威力! 第2部是「速度力」篇,精選了數種能馬上運用並發揮強大成效的工作技巧,包含加快閱讀、書寫和搜尋資料的技巧,還有比別人更快完成工作的技術、提振對方幹勁的交涉方法等。例如「改變工作清單的寫法,提昇工作意願」、「客製化自己的記事本,聰明管理行事曆」、「一天檢查郵件三次,決定好規則以利集中精神」、「目錄讀書法大幅增進閱讀的速度和理解度」、「想要指揮他人行動,提問比命令更有效」等。只要付諸實行,不僅能加快工作的速度、提升工作的成果品質,也能有效自我提昇學習,周遭對你的評價也會開始產生變化。 本書另特別著重盡可能簡單扼要地說明,每個主題都以兩頁的篇幅呈現。換句話說,每兩頁就記載了一個「提升能力的秘訣」,各章的結尾還附上「驗收小測驗」單元。讀完本書後,相信一定會有個全新的自己在等著你! 【名家推薦】 ◎許書揚(經緯智庫暨保聖那台灣分公司總經理) ◎游紫華(齊行國際顧問有限公司總經理) ◎陳若玲(標竿學院資深顧問、中華人力資源管理協會監事)

目錄

推薦序 魔鬼藏在細節裡——給自己從容應對的「前提量」 許書揚 推薦序 速度力和整理力,讓工作更有效率 游紫華 推薦序 掌握人生主控權的兩大能力 陳若玲 前言 第1部﹝整理力﹞篇 第1章 整理時間——整理現在及接下來即將要做的事 清楚知道今天該做什麼事,讓「今日工作清單」成為一天的導航系統 「完成就劃掉」的小動作讓人體驗真實的成就感 利用數位工具提醒截止日,防止工作延宕 愈不重要的工作愈要設定期限,從此不再拖延工作 從終點往回推算,就能看清現在應該做什麼事 把大型工作細分成小項,就能以「小小的幹勁」開始動手 依性質把工作分成「思考型」和「作業型」,徹底管理作業型的工作 讓自己暫停一下,再進入待命狀態 ◎驗收小測驗 第2章 整理空間——提升三倍工作效率的整理技巧 整理不是「把東西收起來」,而是釋出「找東西的時間」 桌上只有現在要使用的物品,隨時保持待命狀態 讓目前手上的工作一目瞭然,就用三個籃子來分類 「總之先留著再說」是最要不得的想法,「斷捨離」可讓工作更有效率 在辦公桌的抽屜裡放置托盤更容易拿取文具 積極活用可放A4尺寸檔案夾的最下層抽屜 整理公事包也像辦公桌一樣,隨時處在可使用的待命狀態 忙碌的時候更要整理,這就是提升效率的關鍵 ◎驗收小測驗 第3章 整理文件——類比式和數位式的文件整理法 A4尺寸的透明檔案夾最適合用來整理進行中的文件 給每個透明檔案夾取一個容易識別的名字 只要把文件立著擺放,就能提升工作效率 立即找到要用的文件,野口式檔案管理 文件全都統一成A4尺寸,整理起來不費工夫 利用掃描器將文件數位化,就能安心丟棄書面資料 電腦的桌面以三層構造整理檔案 馬上能從電腦找到文件的檔案命名法 電腦桌面上只放置現在進行中的最少量資料夾 ◎驗收小測驗 第4章 整理資訊——記事本、名片、筆記、網頁、郵件、備忘錄 資訊統一記在記事本上,就知道自己該做什麼事 把記事本變成專屬於自己的資訊平台 寫在記事本上的過往記錄日後將成為重要資訊 利用雲端科技,外出也有行動辦公室 將收到的名片數位化,管理起來更有效率 什麼資料都能儲存,用Evernote集中管理資訊 善用Evernote,輕鬆保存、搜尋網頁資料 寄郵件給自己,仔細確認工作事項 隨手錄下自己的聲音保存資訊,多活用聲音檔做筆記 ◎驗收小測驗 第5章 整理思緒——創意、解決問題、圖解等等 以鳥瞰的視野觀看整體,才能看見通往山頂的路 掛心的事要立刻寫下來,隨時清空腦袋 工作「靜置」一段時間,就會有靈感湧現 只要畫出框、線、箭頭,就能輕鬆完成一份圖解 畫出邏輯樹狀圖,讓問題點一個一個浮現 了解圖解的模式就能畫出各式各樣的圖表 利用便利貼的KJ法激發出新創意 堅持「打破沙鍋問倒底」就能找出根本原因 為了接近「理想的自己」,要正向地自我整理 ◎驗收小測驗 第2部﹝速度力﹞篇 第6章 時間管控力——不再浪費時間、激發幹勁 從較不重要的工作開始著手就能提升工作效率 拖延工作進度只會增加愧疚感 「保持平常心」、「同類的工作一起做」可提高整體的工作效率 設定短時間的期限鞭策自己前進 排除工作的阻礙,設定加把勁的時間 在頭腦處於待命狀態的上午處理「思考型」的工作 改變工作清單的寫法,提升工作意願 工作幹練的人都能有效運用空檔時間 ◎驗收小測驗 第7章 程序力——學習管理時間的方法 寫出好劇本,工作也完成一半 行事曆以一星期為單位,要不停地進行確認 記號、簡寫、分色書寫,筆記小技巧提升記事本功用 客製化自己的記事本,聰明管理行事曆 記事本專家都懂得善用便利貼 提升程序力的利器是從雲端管理行事曆 一天檢查郵件三次,決定好規則以利集中精神 工作花了多少時間?以十五分鐘為單位來預估 ◎驗收小測驗 第8章 資訊力——資訊的輸入、輸出更快速 讀報紙要看關鍵字,迅速搜尋出重點 利用網路閱讀器查閱新聞報導或新聞網站 善用指令檢索AND、OR、NOT,立即從網路搜尋到所需資訊 提升網路搜尋技巧,資訊搜集力更上一層樓 能快速寫出好文章的人,有什麼遵循的原則? 讓企劃書快速通關,寫大綱的技巧 取得文件的格式範本,寫出會過關的企劃書 增加企劃書的說服力,輕鬆查出官方資料的方法 目錄讀書法大幅增進閱讀的速度和理解度 ◎驗收小測驗 第9章 處理力——三兩下比別人更快完成工作 想像有另一個自己,自動化處理工作 「思考型」的工作以複眼進行更有效率 文件要一次處理完畢,把最初的注意力發揮到極限 至少學會這招!電腦的快捷鍵 預約給自己的獎賞,提升工作幹勁 工作三十分鐘休息一分鐘,切換ON、OFF的節奏 總之先試試看,幹勁就會跟著湧現 ◎驗收小測驗 第10章 交涉力——有效率的溝通技巧 有精神的打招呼和應答是促使工作順利的潤滑劑 懂得巧妙拒絕對方,才有下次機會 想要指揮他人行動,提問比命令更有效 一分鐘確實傳達出語意的說話技巧 站著舉行會議、磋商,迅速確實導出結論 即席製作會議記錄,大幅減少時間的浪費 不要二選一,讓客戶由三選一的技巧 怎麼把工作託付給別人,才能使對方盡快完工? 激發別人的幹勁是終極的工作技巧 ◎驗收小測驗 參考文獻

內文試閱

「完成就劃掉」的小動作 讓人體驗真實的成就感   想要三兩下俐落地完成「今日工作清單」上的項目,有幾個小訣竅。   其中之一就是,成規的工作,也就是像例行公事般的工作,應寫在今日工作清單的前頭。一大早就先處理大工作的話,表示一天打從一開始就必須卯足全力。早上應該先像慢跑一樣,從事較輕鬆的工作,等抓到工作的步調後,再慢慢加快速度,最後全力衝刺。這點關係重大。   一定要順應工作內容來分配時間。考慮「早上」、「午休前」、「下午」、「下班前」等工作的起點、尖峰或冷靜下來的時間和工作的段落等,決定今日工作清單的順序也很重要。   另一項重點是,為了能確實執行今日工作清單,要自己創造成就感。如果只在各項目打勾表示完成,那就太浪費了。   今日工作清單只是寫下當天的行動而已,的確也很容易變成是在消化工作的單調作業。因此,要讓「劃掉」的小動作更有意義。請把完成工作想像成自己擊敗了敵人,朝著終點前進,就像打電玩闖關成功時,自己又更升一級了一樣。這也是很有效的辦法。   總之,就是要把今日工作清單當作激勵自己的道具,為了這個目的,可以用粗的紅筆畫兩條線刪掉,或打個大叉叉都好,這麼做真的能讓人拿出幹勁來。 利用數位工具提醒期限日, 防止工作延宕   覺得手寫很麻煩的人,或平常有使用電子郵件管理軟體、搜尋引擎的行事曆功能的人,也可直接利用數位工具管理今日工作清單。類似的軟體工具有很多,名稱大多含有「ToDo」或「Tasks(工作)」的字眼,例如Outlook的ToDo和Google日曆的ToDo List。   在收信軟體使用這項功能的話,有一個優點是,當有什麼非處理不可的郵件寄來時,可以直接將該郵件登錄在ToDo列表上,以便統一管理。另外,工作清單的數位化還可以讓使用者重新排列工作項目的優先順序,也能輕鬆地分門別類。   習慣以智慧型手機取代手帳處理每日大小事的人,也能運用應用程式讓工作清單更顯效率。   例如Android作業系統的應用程式「Ms ToDo Free(任務列表)」。利用桌面小工具(顯示於桌面的程式)讓工作項目依各種分類方式顯示出來,非常方便。   應用程式比手帳更有效率的一點是具有時鐘功能,可以設定鬧鈴,並自由定出各項工作的重要度,一旦逼近期限日,就會發出鈴聲提醒。這樣就能適時鞭策自己、防止忘記期限日或拖延工作。工作一結束就打勾做記號,也可選擇不要顯示在螢幕上,清單只留下未完成的工作。

延伸內容

魔鬼藏在細節裡──給自己從容應對的「提前量」
◎文/許書揚(經緯智庫暨保聖那台灣分公司總經理)   有位年輕人剛出社會開始上班族的生涯,公司規定上班時間是早上九點。這一天,年輕人進辦公室時間是八點五十八分,心想:「我的時間抓得真準,完全沒吃虧,也沒被公司佔便宜!」   沒多久,年輕人被主管找去談話,主管問:「你今天早上幾點進來的?你知道你遲到了嗎?」   「我提早兩分鐘進辦公室,沒有遲到呀?」年輕人疑惑。   主管搖頭說:「公司規定九點上班,不是抵達公司的時間,而是開始工作的時間,提早十分鐘進辦公室,吃完早餐、電腦開機,這些動作都要在九點之前完成。」   年輕人恍然大悟,從此每天都提早在八點半進辦公室,再也沒有遲到過。   這個故事告訴我們,在處事上要有「提前量」的重要。   許多主管心中的基本要求,便是時間管理。開會時提早到會議室、拜訪客戶時提早抵達客戶的辦公室,這些「提早」的動作,除了表示尊重外,在遇到突發狀況時,也能讓自己有充分應對處理的空間,避免「忙中出錯」,被客戶貼上不夠專業或不夠敬業的標籤。   愈是忙碌的人,愈是要給自己從容應對的「提前量」。   本書匯集日本職場整理術的精華,介紹各種整理時間、空間、文件、資訊、思緒的技巧。另外在資訊的輸入及產出、處理工作及職場上與人交涉等各個方面介紹具體提升效率的方法,不論是對已經出社會多年的上班族,或是剛剛告別校園、踏入職場的年輕人,都能夠一目瞭然地掌握這些方法、工具及技巧,縮短處理事務的時程,避免不必要的時間浪費。面對複雜的任務,也能充份掌握全貌,避免鑽牛角尖,陷入每天只忙著處理庶務,被時間追著跑的「窮忙」漩渦。   另外值得一提的是,本書因應網路世代,除了介紹傳統的記事本管理方式外,另外也介紹好幾款透過網路同步的雲端管理應用程式,例如Google日曆、Evernote及其他幾款智慧手機App,結合「Online」及「Offline」資源,讓現代的上班族更能在第一時間充分管理日常工作所需的資訊。想要在職場上表現得更亮眼的人,透過本書的介紹,能夠更有效地掌握工具、善用工具,主動創造出「提前量」,給自己從容思考、應對重要事務的餘裕,讓自己在職場上更加發光發熱,無往不利。
速度力與整理力,讓工作更有效率
◎文/游紫華(齊行國際顧問有限公司總經理)   資訊科技讓我們接觸世界的能力變強,只要隨時隨地輕觸螢幕,就可以開始閱讀一本書,所以我們應該為自己身處在高效能的時代而慶幸!但是,每當我在企業訓練課程中問大家:「每天你收到幾封電子郵件?」總是看到上課的主管們一邊搖頭嘆氣,一邊回答嚇人的數字:「最少50封……」、「經常70封以上……」、「破百也會發生啦……」。回應中只有被資訊淹沒的挫折感,並沒有因為通往世界的觸角延伸而感到興奮。   經濟學的追蹤研究顯示,從一九七一年以來,全球每人的生產力一直在緩慢的下降,超過九成的白領工作者,感到被資訊壓得喘不過氣來,以至於只有五%的時間用於思考。超過五成的受調者表示,如果不改變資訊接收的方式,他們很快會達到承受的極限,無法再處理更多資訊。   科技改變了無數的工作流程,但它並沒有提高人類本身的生產力。   這本書來得正是時候,像靈丹妙藥般,讓我們在資訊爆炸的新知識時代,用「整理力」擠出更多時間與空間,再用「速度力」來將工作做得更快更好。   我很喜歡書中談到的「站著舉行會議、磋商」。曾讀過一份研究,證明因為專注,所以我們站著時比坐著時更聰明七%。倫敦大學運動醫學研究也指出,每天站三小時,一週站五天,改善身體健康的效果和一年跑十場馬拉松一樣。   我有一位企業客戶,在學習完一堂工作效能的課程後,開始用站著的方式進行星期一的工作會議,以前經常超過半天的會議,在經歷幾週站著的苦訓後,竟然進步到只要四十分鐘,龐雜無序的討論自然消失,大家句句是重點,分秒必爭地溝通著,主管以往冗長的建議,也變得簡潔清楚了。總是忙著開會的我們,是不是覺得全公司主管與同仁都應該要讀這本書!   再翻下去,這本書會帶來更多驚喜。驚在原來有這麼多地方可以增進效率,我怎麼沒想過? 喜在作者大方的分享方法,讓我們「有效率」地更有效率!
掌握人生主控權的兩大能力
◎文/陳若玲(標竿學院資深顧問、中華人力資源管理協會監事)   從小到大不論在學校或工作職場上,都在與時間賽跑,也在海量的資料、筆記、文件中搜尋,懂得如何善用整理力及發揮高效率,是學生、上班族、企業家都需要關注的兩大能力,能讓你找回人生主控權。   有趣的是作者的名字是「知的習慣探求舍」,也頗符合此書的主題。運用規劃時間的方法和處理資料及物品的習慣,對人的一生影響很大。好習慣造就高材生及成功人士,例如以籃球球技風靡全球的林書豪,就分享他自己上課整理筆記,規劃讀書及練球時間,讓他能在哈佛以優異的成績畢業,並且能如願投入美國職業籃球隊的生涯。不良的習慣反而讓讀書、工作沒效率,補習或加班增加,相對地,自信心和成就感也就大打折扣。 當我教八年級的大學生時,發現當他們告別了處處被要求的中學生活後,許多大學生開始放鬆自己、遊玩人生;到了快畢業時,對自己的未來感到一片茫然;日後進入職涯,在處理主管交辦的事情,也容易陷入不分輕重緩急的狀況。日復一日,發現自己在職場上的卡位能力不如同事,那就先閱讀這本書的第五章「整理思緒」,先鳥瞰自己的職涯目標,釐清自己未來想往什麼目標,選出主題,決定路線,開始自我職涯的「整理能力」! 接下來,再檢視自己在整理時間,整理空間和整理資訊和文件的觀念和習性,就更懂得如何掌握時間客製化的管控力,雲端管理的程序力,關鍵字的資訊力,處理力和一分鍾確實傳達出語意的交涉力。   宏碁在今年六月電腦展提供的「隨想雲 (AcerCloud)」,全球人人可以免費下載, 讓你的手機更有智慧地隨時隨地將自己拍的美景、資料、音樂、影片等同步儲存在家中電腦或辦公室的NB、 Pad, 省去日後處理分類的時間。自己擁有自己的雲,不必擔心個人或公司資料被盜用或曝光。這開放的隨想雲平台,大大提升資料管理力和程序力。最近我參與舉辦某公司的價值觀重塑研習會,七個小組分不同的會議室討論議題,報告同時上網,同步修改大家共識討論的結果。研習會結束,寄出郵件,過程和結論全部留下軌跡,大大提升效率,節省五十位高階主管們的寶貴時間,科技打破人和時空的藩籬,真是效率極佳幸福有感! 心動不如行動,暫停一下手邊的工作,檢閱自己的整理力、重新出發,職場必定更得力!

作者資料

知的習慣探求舍

以時間管理、資訊管理為首,重新規劃並檢驗平日工作的方法、技術與小撇步,為了提供讓任何人都能學得會的技能而組成的團體。宗旨是成為介紹最新商務技巧或知識的領門人,活躍於業界。

基本資料

作者:知的習慣探求舍 譯者:陳佩君 出版社:天下雜誌 書系:日本館—樂在工作 出版日期:2014-07-09 ISBN:9789862419113 城邦書號:A1600596 規格:平裝 / 雙色 / 216頁 / 15cm×21cm
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