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如何不被老闆塞滿你的時間?:十天工作五天完成的進度規劃法,其他時間由我自主!
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  • 如何不被老闆塞滿你的時間?:十天工作五天完成的進度規劃法,其他時間由我自主!

  • 作者:津曲公二清水茂
  • 出版社:大是文化
  • 出版日期:2014-06-26
  • 定價:280元
  • 優惠價:85折 238元
  • 書虫VIP價:221元 (成為VIP?)
  • 書虫VIP紅利價:209元

內容簡介

◎上班工作,你一定遇過這種困擾: .非常努力完成任務,老闆卻回我:「拿回去,我要的不是這個!」 .這件很緊急、那個馬上要——搞什麼嘛!老是臨時交代,害我進度表寫心酸的。 .比別人早開始,卻還是得加班做,連假日都不得清閒。 如果能用一半時間就做完工作,其他時間拿來做自己的事,該有多好! 本書兩位作者津曲公二、清水茂是日本知名的專案管理,以及人才培訓的專家,他們認為「上班,一定要有工作以外的時間,才有充實自己和進步的空間,把自己搞得像拼命三郎、精疲力盡的人,只會加速陣亡」。 該怎麼做,才不會被老闆塞滿全部的時間? ◎工作好比扣鈕扣,一步錯都得重來: .上班其實不累,累的是重做,老是會錯意,你再努力也是做白工。 .所以,接受指示後,要當場將主管的話重複一遍,並問對方:「你是這個意思嗎?」 .記得,用主管的想法去做,別用自己的做法去想(你和主管或顧客心中所想的, 是一樣的嗎?)。 ◎事情做不完,必有環節出了錯: .帕金森法則:只要還有時間,必定拖到最後一刻才交。這種鈴響才交卷的心態,害你效率愈來愈差。 .學生症候群:讓你總是「死線將至」才願意開始動手。 .交辦用「水煮蛋基準」,難怪你老做不完。老闆心中的完成標準,你真的清楚嗎? .當主管的人務必記住:如果你指令下太多、習慣追求高於標準的成果……,都是一種浪費——會花更多時間、更多人力,做少少的一點事。 ◎如何讓你交出來的作品,就是老闆想要的,一次就ok? .把任務的背景可視化、共識化:寫份工作背景文章、畫圖,把主管真正的需求引   導出來。 .拋棄從「截止日」反推完工天數的習慣,改以「極限值+緩衝值」的時間概念, 製作進度表。該怎麼做?本書有清楚圖解。 .避免不當多工,同時做很多不如一次做一件,十天才能做完的事,五天就搞定! .用現成品加工,最省時;或者,轉個彎比直接處理更簡單。 ◎最後,兩位作者還分享一些聰明工作者都在使用的技巧: .覺得不行就喊「救命!」,沒有比自以為是更危險的事。 .進度報告的重點不是時間,而是你和主管的共識,在意進度只會焦躁、不會進步。 .重要的工作,別交給最重要的人,但緊急的任務要刻意交給忙的人。為什麼? 老覺得時間不夠用?不是因為工作多,而是因為你用錯方法,只要學會兩位作者首創的結合「截止日和緩衝值」的超神奇進度表,十天才能做完的事,五天就搞定! 【名家推薦】 張國洋〈千萬人氣部落格《專案管理生活思維》格主〉   黑立言〈卡內基訓練大中華區執行長〉

目錄

【推薦序】動手前先想清楚,讓時間為你所用/張國洋 【前言】上班,一定要有工作以外的時間 ◎第一章:工作好比扣鈕扣,一步錯都得重來   .上班其實不累,累的是重來   .你是否身陷不當多工?   .「沒想到」,難怪進度落後   .接到任務別埋頭做,先開口問   .要你動作快、價格低、品質好的,不是主管   .對症下藥太辛苦,出包之前先出手   .用主管的想法去做,別用自己的做法去想 ◎第二章:事情做不完,必有環節出了錯   .帕金森法則:給多少時間都用光   .學生症候群:死線將至才趕緊開始   .交辦用「水煮蛋基準」,彼此浪費生命   .死抱工作不放,效率更低 一件一件照順序做,可減少一半時間   .主管指令下太多,部屬乾脆等指令   .追求高於標準的成果,是一種浪費   .工作就像接力賽,最快交給下一棒的人贏   .愈不重要的事、你卻愈花時間做 ◎第三章:如何讓你想的,就是老闆要的?   .步驟一:寫下任務的背景文章        你不開口,別人沒義務說        聚焦在目的上,輕鬆的方法就會浮現        寫下對方的需求,把內容視覺化        接著,是共識化   .步驟二:「你做的」跟「他想的」一樣嗎?      從「會做的事」和「想做的事」差距中生出對策      你有評價「完成」的標準嗎?      訂下規則,找出最省力的方法      目的、標準、成果物,缺一不可   .步驟三:描繪工作的輪廓,不行就喊救命        畫出你的工作路徑圖        不行就得喊「救命!」        沒有比自以為是更危險的事 ◎第四章 捨棄以前的常識,工時就能縮減一半   .時間分配精準,只會爆肝   .別從「死線」反推,保證當機      .這才叫進度表:在最短和最充裕之間取得平衡   .然後,結合極限值和緩衝值   .給兩個重點不同的提案,讓對方自動下決定   .會做事的人絶對不一次多工   .多工作業,時間消耗更多   .十天才能做完的事,如何用五天就搞定! ◎第五章:進度管理的關鍵是共識,不是時間   .一直在意進度,只會焦躁不會進步   .把流程「可視化」,稍微延遲也不怕   .找出工作的沙漏部位,自然看到出路   .報告進度的重點不是時間,而是共識   .善用進度會議求助   .私下討救兵,要讓上司知情   .事情很多,不多工如何兼顧?   .進度報喜不報憂,你損失的是信心   .其實我說的是「關鍵鏈專案管理」   .二八定律──縮小範圍、節省時間   .用現成品加工,最省時   .有時候,轉個彎比直接處理更簡單 ◎第六章:主管最重要的事:避免部屬扣錯鈕扣   .管理者最需要的能力──避免部屬扣錯鈕扣   .領導者要無中生有,經理人要使用現有   .概念化的能力,是你能否出頭的關鍵   .重要的工作別交給最重要的人做   .但緊急的任務要刻意交給忙的人   .讓部屬願意接受挑戰的三種感覺   .保證如期完成,是這樣辦到的 【後記】工作的方法沒人教了,買書看吧!

內文試閱

上班,一定要有工作以外的時間
  為什麼工作總是不順利……。明明我比任何人都努力,為什麼成績偏偏吊車尾? 被主管一攪和,工作永遠做不完……。顧客臨時才追加訂單,文件又得重做了。   結果,不但天天加班,連假日也得趕工,搞得身心俱疲。   為什麼我這麼努力,還是無法快點把事情做完?   明明是最早開始進行的人,卻比不上那些隨便做做就能交差的老鳥和其他同事,可以很快做完跑去喝酒,連週末也可以充分休息。自己的努力遠比這些人還多了好幾倍,但為什麼總是忙不完、老是被老闆占據所有的上班時間,連喘口氣的機會都沒有……。   如果能用之前一半的精力來工作,該有多輕鬆?   如果文件能夠不重做、顧客不再臨時追加訂單,就能用過去一半的交貨時間做完業務,還有多餘的時間可以應用,創造平日不加班、假日不上班。或許,你會認為這件事根本是作夢,但絕不是。通常把自己搞得像拼命三郎、精疲力盡的人,工作上最大的問題就是出現太多的浪費。   只要除去那些浪費時間、浪費精力的原因,就可以大幅減少工作上無益的勞力,以及花費的時間。   工作要用對的方法才會輕鬆愉快。你可以把做事的正確方法,當作珍貴的經驗加以累積,然後再有效、靈活地運用。靠著這種有意義的累積,就能茁壯成長。如此一來,每一天才會過得非常有意義。   因為之前所做的努力都徒勞無益,所以每次做任何工作,都必須使出全身的力氣,容易覺得身心疲憊不堪。不過,只要留意本書所介紹的正確工作方法,你的職場生活就會大不同。   擁有真正的實力之後,挑戰新工作的機會馬上跟著送上門來。屆時只要把握機會好好發揮,一定可以步步高陞。   當然,工作不可能全都順暢無阻,各種意外和問題都有可能橫亙在你的前頭。但是,盲目的努力只會讓人七手八腳而已,如果能用正確的方法面對困難,不但可以克服障礙,還能在完成任務時,享受之前不曾有過的成就感,這種喜悅是無以言喻的。   本書特別為認真工作、但進展卻不順利而煩惱的人,詳細說明聰明工作者該有的辦事方法。   想享受新工作的喜悅、過充實的職場生活,同時還能不被老闆塞滿你的上班時間,請學習並有效運用之前無人教你的工作方法,讓每一分努力都有意義、不白費。 接到任務別埋頭做,先開口問 平日加班、假日上班、熬夜的理由有各式各種。常常事情還未開始,時間表就排得滿滿滿。 因為以交貨日期為最優先考量(愈快愈好),所以我們常常在時間急迫、能做這項工作的人力很少、顧客急著要、得先放下原本工作的情況之下,硬著頭皮答應對方,幫忙優先處理緊急任務。 有時候,甚至會出現沒辦法解決的問題,所以無論如何計劃、怎麼努力,要如期交貨根本是不可能的事。明知不可能卻硬著頭皮接單,問題就會一個接著一個浮出檯面,最後只好向極限挑戰、埋頭苦幹靠熬夜完成。 卯起勁拚命工作、強迫自己往前衝、不論什麼工作都設法完成,但還沒來得及喘口氣,新的工作又進來了……。 其實,你不需要太過擔心,只要先了解委託人(主管、顧客)的要求,並且配合對方真正的期望展開工作的話,就算臨時有其他的急事突然冒出來,也能夠不疾不徐、迎刃而解。 上班其實不累,累的是重來 日常生活當中,扣錯鈕扣可以當場修正。就算穿著扣錯鈕扣的衣服去上班,一句「釦子扣錯了!」或「哇~好丟臉喔」也就沒事了,並不會出什麼大問題。 但是,如果在職場上扣錯鈕扣,就另有別的意思了。 一開始,鈕扣(工作)一個接著一個扣上去,扣得又快又順手,事情進展得非常順利,很快就扣好了。但到了最後,突然覺得「咦?奇怪,好像哪裡不對勁?」時,這下子可麻煩了,只能從頭重新扣一次。工作好比扣鈕扣,一步錯步步錯。 要是因此而出了重大紕漏的話,問題可就大條了。不但要大費周章回到起點,還得另外花時間和金錢。要是因此影響到公司信譽、信用,那事態就更嚴重了。結果不但無法進行修復,還可能演變成無法挽救的憾事。這種狀況,可不是一句不怕麻煩就可以解決。 本書所說的「扣錯鈕扣」,就是指這種致命的狀況。 有的時候,自己所說的話或使用的言詞(用語),和對方所接收到的意思,有很大的差異。即便是一句很普通的話,也會因為公司的立場不同,而解讀成別的意思,或是說話者的原意和聽的人以為的意思,也會有所出入。 然而,令人不可思議的是,一般人並不重視避免在工作上扣錯鈕扣的要訣。 每個人都會犯錯,也很容易出錯。不過,要是能夠馬上發現或修復容易就沒問題,只要不要走到致命的地步就好了。本書所介紹的工作方法,就是確保大家可以避開風險。 用主管的想法去做,別用自己的做法去想 面對工作屬於拚命三郎型、幹勁十足型的人,都會思考「要如何改變」,也就是立刻想到「How to...」的步驟。我們說過,把某種東西變成另一種東西就是工作,對吧?但是,如果最先想到的是改變的手段和方法,那可就錯了,這就是工作會重做、出麻煩的原因。 所以,不要一開始就急著動手去做! 首先,要先確認主管、顧客的要求和希望,確認自己沒有誤解、判斷錯誤。這是非常重要的一個步驟。可惜,這個步驟卻不受重視。事實上,跳過這個確認步驟而直接著手的人,占了絕大多數。 我希望大家先仔細想一想。如果顧客委託你製作「美味的優酪乳」,你所想的「美味」,和顧客腦袋裡所想的味道和方向是一致嗎?你要做的應該是對方想要的優酪乳,而不是你認為的優酪乳口感。 因此,你要思考的不是加工方法,也不是發揮自己的想像空間,而是盡可能地明確掌握委託人所描繪的美味,並且互相共享、確立商品最終形式的定位。 如果跳過這個步驟,只做自己所想的優酪乳、完全弄錯方向的話,所有的心血就白費了。 帕金森法則:給多少時間都用光 冷靜分析人的行為,就會發現很多人都有共同的習性。這一點,在學者的研究當中尤其明顯。像是「只要還有時間和費用,就會不斷浪費直到全數用完為止」的帕金森法則(Parkinson’s Law),就是其中之一。 西里爾.諾斯古德.帕金森(Cyril Northcote Parkinson,一九○九至一九 九三年)是英國著名的歷史學家、政治家。他研究過官僚制度之後,發表了帕金森法則。 他表示,此定律最經典的代表團體,就是政府機關。例如,公務人員不論工作多寡,都會毫無理由增加人員,想辦法讓組織膨脹(但組織效率卻愈來愈差)。 本來,工作如果比預定的提早完成,就不要浪費剩下的時間、直接呈交出去。   這麼做,既可以減少時間和費用,也可以接著去做別的事。換言之,只要事情進展順利,就不需要加班,更不用假日到公司上班。 但是,現實總是事與願違。原因為何? 因為大多數的人都繼承一種惡習,就是──只要還有時間和費用,就會不斷浪費直到用完。當然,還是有方法可以打破這種惡習。本章最後所介紹的「馬拉松接力賽方法」就是其中之一。 一件一件照順序做,可減少一半時間 早開始就早結束──這是一般人對工作的認識。 但事實上,早做的事未結束,後做的卻先完成的情況經常發生。為什麼會這樣? 原因出在「多工」。這個要做,那個也非做不可,一旦進行了,如果兩者都是不能中途罷手的工作……。這種惡性循環就會發生,相信人人都有過這種經驗。 其實最好的解決之道,應該是一個工作結束之後,再動手做下一個,這樣兩件事情都可以順利進展並提早結束,才是最好的狀態。 過去我們為企業辦討論會時,會用遊戲的方式針對「多工」作業的利弊,進行實驗。 A方法:兩件事情同時進行──多工作業。 B方法:一件做完再做另一件──不多工作業。 遊戲結束後,比較A、B所花的時間。 當用A方法做完兩件事,總共花了十五分鐘,平均完成一件事所需要的時間是七分半鐘;用B方法做完兩件事,總共花了不到十分鐘,平均一件事所需要的時間不到五分鐘。 換言之,多工做比專心多花了將近五成的時間。此外,在生活當中因不當多工而得不償失的例子也很多。 寫下對方的需求,把內容視覺化 現在,你已經很清楚知道工作的第一步,就是確認自己真的了解委託人想把什麼變成什麼,並且明確傳達、執行其意念。 如果交辦的人能夠用書寫的方式,把自己所想的事情寫出來,底下的人就可以對該工作有相當程度的認知。如果能夠更進一步和對方當面說清楚,則可以透過說明再次相互確認。書寫的內容一點都不難,其主旨就是──想把什麼變成什麼。 首先,句中的第一個「什麼」,就是你想碰觸的主題,也就是現狀。換言之,就是針對現狀,寫下現在遇到什麼問題。 接著,句中的第二個「什麼」,就是要寫出你希望把前者變成哪種狀態、想變成什麼東西(模樣、形狀)、如何把自己的感覺和想像給具體化。在這個階段,就算寫得不夠詳細都沒關係,只要把想到的東西寫出來就可以了。 最後,還要寫出你希望什麼事、什麼物可以實現,以及可以實現的理由。 在書寫的當中,腦子自動會開始東想西想,尋找在現在的狀態之下,到底還有什麼不合宜的地方,光是靠這樣思辨的過程,就能夠逐漸推測委託人的本意了。透過書寫的方式,應該會有不少新的發現。 這樣寫出來的文章,就叫做「交辦任務的背景文章」。寫出背景文章,能夠讓工作可視化(visualization,視覺化)。 訂下規則,找出最省力的方法 委託工作者和接受委託的人,如果沒有先訂好標準,做出來的東西,就會和委託人原本的希望有落差。如果差太多,就會被退貨或得重做。這麼一來,就會浪費無謂的時間、精神和費用。 為了避免產生這種損失,雙方在事前先確認好各項達成的標準,是非常重要的課題。 互相確認完成標準的方法,就如我之前所寫的有兩種。一種是可以用數值定義,另一種是無法用數值表達。雖然不能用數字釐清,但雙方還是可以透過討論、協商,取得共識可行的測定基準。 十天才能做完的事,如何用五天就搞定! 以前要花十天才可以完成的工作,如果可以用五天結束,你覺得如何? 現在,我把能減少工作一半時間的三個重點,整理如下:   ◎分別用極限值和充裕值估時間,再結合兩者建置時間表。 對於時間表上的時間偏差,不要個別估算,而是要從總作業天數計算可緩衝的時間就可以了。只要這麼做,比起花光時間和預算的帕金森法則,工作時間可縮短大約二五%左右。   ◎思考兩個以上的方案,再從中選出最適合的執行。 當確認工作時間表就是最重要的事項後,再提出兩個以上的方案,請委託人選出他自己最重視的執行計劃。   ◎避免「不當多工」,並專心做好每一項工作。 即使必須同時做好兩件以上的任務,也要了解其中的弊病、避免不當多工。集中精神先做好一項工作,再進行下面一件事,用這個方法可以大幅縮短時間,順利的話,甚至可以縮短五○%以上。 「多工」時項目愈細,切換所花的時間就會愈多(安排上的損失)。因為當你切換到另一項作業時,還必須同時切換頭腦,實際上就會產生許多肉眼看不到的損失。 請牢記以上這三個重點,並改掉以前錯誤的方法,效率就可以提升兩倍。換句話說,可以將時程縮短至少五○%。 報告進度的重點不是時間,而是共識 「報告、聯絡、商量」這三件在工作上的管理要求,相信大家一定不陌生,有些主管會說:「只要有新進度,每次都要跟我報備。」因為上頭的指示,你不得不每次都報告進度,但我認為最理想的情況是一週或一個月一次。 但是,動不動就要求部屬報告、聯絡、商量,是不對的行為。其實,管理進度的重點不是報告、聯絡、商量的次數,而是雙方能不能對該目標有共識。 針對這一點,我一開始就在正確的工作方法上,建議大家在作業的一開始就要尋找彼此的共識,並且在進度會議上花時間檢討課題,以及思考解決對策,這樣就不必浪費時間一直做無謂的報告了。

延伸內容

動手前先想清楚,讓時間為你所用
◎文/張國洋〈識博管理顧問執行長 、《專案管理生活思維》部落格版主〉   我這十年來,一直致力於推廣專案管理在人生層面上的應用,所以在看到這本書、發現另一群也在做類似努力的人,實在令我非常感動。   作者津曲公二及清水茂二人把專案管理的知識,鉅細靡遺地應用在個人工作上。雖然這些手法,平時我們大多使用在團隊作業的環境上,但其實管理方法本來就是可大可小,即使落實在個人的工作上也完全有效。   尤其作者特別強調幾項一般上班族常常忽略的問題,比方說「如何正確的理解需求」。若需求不理解正確,過程中無論你花多少心力,最後都可能因為方向錯誤,變成毫無價值的苦勞。   很多人在一接到任務時,就急忙開始進行,忽略規劃與思考的重要性。實際上,我們去很多企業上專案管理課程,常常有很多同學會問:「事情都快做不完了,哪還有時間做規劃?」   但規劃並不是要我們寫一本厚厚的計畫書,而是在一些關鍵點上做思考:「顧客的核心目標是甚麼?工作結束時要如何驗收?完成後要交付什麼樣的成果出去,如何跟主管或顧客確認這些成果是他們要的?以及「工作過程中,如何確保自己沒有走錯岔路?」等問題。   如此,才能避免自己悶著頭朝一個方向努力,好不容易披荊斬棘完成交辦的任務,結果東西拿去給主管或顧客一看,只得到對方皺著眉頭的表情說:「這不是我要的啊!」碰到這種情況,只會讓老闆覺得你做事不夠格,自己也怪上級沒交代清楚、害你做白工,兩方都覺得委屈,也都累積了不滿。   可是,只要你事前多花些時間規劃,並且跟主管充分討論,其實是可以避免發生這樣的問題!   你只需要一張A4紙,花二○分鐘做簡單發想(當然,複雜的工作或專案,可能需要更長時間的規劃),然後再花三○分鐘跟對方討論這個方向是否正確。而且隨著我們工作年資愈久,跟同一位主管或顧客相處愈久,用在規劃上的時間就愈短。雖然這樣看似浪費了一些時間在做前置準備,但只要準備做得好,其實是有機會後發先至的!   另外,作者也提到工作排程的方法。如何透過涵蓋了風險考量來掌控時間的技巧,其實就是專案管理的一種排程方式叫CCPM(關鍵鏈),專門用來規劃個人的作業流程。   這個方法並不難學,也能幫我們掌握整個工作的大局。若能把這些知識充分理解、落實在做事方法上,你不但會是一流的工作者,假以時日,一定有能力帶領一組團隊,成為優秀的好主管!

作者資料

津曲公二

LOGO股份有限公司董事長 東京都市大學講師 日本光雕投影協會(PMAJ)會員 最初在日產汽車公司擔任鑄造工廠的工程師,後來參與利潤與成本管理、新商品研發等各種專案。離開之後,做了幾年培訓企業人才的工作,於2003年5月成立LOGO股份有限公司直到現在。該公司專門為企業提供菁英培育,以及經營諮詢的服務,並且介紹各種正確的工作方法、專案管理等。 著作有《改訂版.實踐!專案管理》(共著.PHP研究所)等。

清水茂

LOGO公司技術專家 在索尼(SONY)服務期間,主要負責設計產業專用的影像機器業務,也做過和生產、開發、行銷相關的工作,所以有商品企劃、設計開發、生產技術的實務經驗,經由其手上市的商品多達二十幾種,更以專案經理人的身分,活躍於職場上。2001年開始擔任現職。

基本資料

作者:津曲公二清水茂 譯者:劉錦秀 出版社:大是文化 書系:Biz 出版日期:2014-06-26 ISBN:9789865770365 城邦書號:A1830101 規格:平裝 / 單色 / 224頁 / 14.8cm×21cm
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