你對時間管理所知的一切都是錯誤的。
在展開試圖回答「當今最成功人士選擇如何運用時間?」這個問題之旅時,那是我們的起始前提。
過去八年來,在不止二十七個國家、與超過七千個不同團隊合作,並在日常生活中一對一輔導超過兩千七百個人至少六個月,我們西南諮詢公司的團隊已經證實這個前提假設。
成功人士的想法不一樣。也正是他們的思維,促使他們做出不同組合的選擇,最後產生與其他人截然不同的成果。
職場中多數人用來理解、討論、及分析時間管理最常見的架構,不是被那些最能有效倍增時間的人大幅強化了,就是被他們徹底拋棄。
這些人的想法為什麼不一樣?
並不是因為他們想這樣,而是他們不得不這樣。
這些速效者(Multiplier)了解,要創造出下一個層次的成果,需要下一個層次的思維。
因為創造成果的壓力已經增加,而可用來達成這些成果的工具也在增加。
因為他們明白,說到對時間的需求,情況已經有變。
說自己忙,就表示你一點也不忙
多年來,我一直說服自己,我十分忙碌。我甚至會在腦海之中對自己做個迷你簡報,說明我一定比身邊的多數人「更忙」。
我甚至會告訴人家,「我現在實在太忙了。」每當有人問候我過得如何,我會以同樣誇張的嘆息回答,表示我有多麼焦頭爛額。
彷彿是我讓自己不斷上演十分忙碌的這個故事,因為這樣給我某種自己很重要的錯覺。悲哀。
然後突然間,我有一天猛然想到,我認識的頂尖成功人士從不抱怨、或是說起自己有多忙。不止如此,他們似乎根本不會對任何人透露生活中發生的一切。
這些人至少跟我一樣「忙」,而且責任比我大。
於是我有次問了其中一人,她說,「到了一個程度後,你就會知道把精力花在分享、甚至是想想自己有多『忙』,其實無濟於事。一旦到了那個境界,你會轉而把精力更有效益地投入完成事情,而不是用來擔心自己必須完成那些事。」
我注意到他們的工作不見得比我少,卻有一種我缺乏的心平氣和。那是一種源自於坦然接受處境的平靜。
我從中學到什麼?
別再告訴所有人自己有多忙了。抗拒說「我太忙了」的任性放縱。
你的問題不在太忙;問題在於不承認自己的處境。
你因為心有旁鶩而緊張焦慮又挫折,沒關係,我們都是這樣。但你的人生是你的責任。任何承諾若不是你主動提的,就是你默許的。
對別人抱怨或牢騷自己有多忙甚至是不對的。你我一天擁有的時間,跟甘地(Gandhi)、馬丁.路德.金恩博士(Dr. Martin Luther King Jr.)、德蕾莎修女(Mother Teresa)、麥可.喬丹(Michael Jordan)或任何功勳卓著的人一樣多。
一旦承認自己的問題,就能找出自己的解決辦法。
因此,第一步就是克服自我放縱,抱怨自己多忙或是一天的時間不夠用。如果你對自己說這些,那就是讓自己淪為受害者;就像我。
你不是受害者。你能全權掌握。你有能力。你的權力足以決定自己的時間要做什麼、不做什麼。
但有一點你沒有,就是「太忙」。
這只是速效者幾種不同思考方式的第一種。
追求工作與生活平衡是不切實際的標準
我們從「時間管理專家」那裡最常聽到的鼓勵,似乎就是工作與生活平衡。
然而跟速效者相處的時間愈多,就愈明白平衡根本是胡說八道。
平衡的概念,用來形容如何分配時間非但是不協調的比喻,也是沒有效益的策略。努力達成「工作與生活平衡」是不切實際的標準;不能帶給你真正追求的結果,所以應該避免。
.一旦擺脫了債務,就不用每月付款,累積財富、遠離債務就容易多了。
.減重健身之後,保持體態相當容易,只要一星期運動幾次,並執行半嚴格的飲食即可。
.成功的事業最後應該成為給事業主創造營收的資產,一旦事業運轉必備的制度和人力都配置妥當,只需要花少許時間管理。
當我坐下來寫這本書時,我劃出了五天真的其他什麼都不管,因為我知道這項工作本身對我來說就是倍增工具。而且我知道要完成這本書,透過短季節的極度專注最能達成,而不是每天寫個一、兩句,寫上一輩子。
這些例子都是擁抱「加倍部分時間的工作,換取完整的空閒時間」策略的回報。「季節」的比喻用在日常生活的各方面,不僅更有實務意義,也是「均衡健全」高績效人士(速效者)的真正實踐。
另一方面,「平衡」往往是給表現欠佳自圓其說的藉口,而非對生活的不同領域何以不能達到想要的結果,做出令人信服的解釋。平衡不應該是拿來衡量自己的標準,也不是能給你帶來嚮往生活的標準。
擁抱季節。擁抱集中焦點的不平衡(focused imbalance)。擁抱加倍部分時間的工作,很快就能擁抱完整的空閒時間。
把悠閒當目標,實在錯得離譜
我不確定自己是從哪裡來的這種想法,但生活中感受到的壓力,很大一部分是源自我以為「悠閒」和「退休」是幸福人生的終極目標。
也許是來自嬰兒潮世代「如果工作夠勤奮,總有一天能退休!」的心態。
也許是我那些創投朋友的創業夢,「只要一個偉大的構想,三十歲就能致富!」
也許是年輕世代始終相信有捷徑或輕鬆方法可一步登天的心態。
只不過無論是什麼,我都覺得把永遠悠閒當成終極目標實在錯得離譜。
你參加過十天的郵輪假期嗎?你曾經臥床不起幾星期或幾天?你認識三十歲退休的人嗎?
如果有,那就知道你其實只能喝那麼幾杯瑪格麗特調酒,可以補眠幾個小時,可以看幾回電視重播,然後就會發生很恐怖的事……無聊到瘋掉!
我欣然接受努力工作,並享受獲得的報償。我相信要追求更聰明、更理想的方法。我支持追逐夢想,並將自己的想法化為現實。我主張要挪出時間做自己喜歡的事。我也確信錢多到不知道怎麼用有其價值。但是我跟真正的速效者相處之後才明白,工作並非要忍耐、千方百計迴避的事,也不應該是有個讓人努力衝刺的終點線、以便有一天可以停止下來的事。
工作是人生的部分根本,也是深刻滿足的來源。我們生來是為了工作。工作帶來幸福和極大的報償,讓人生充滿喜悅。工作是最光榮的禮拜形式之一!
成功跟效率無關,而是效力
效率(efficiency)是將事情做對,但效能(effectiveness)是做對的事。
這個在生產力領域常聽到的用語,是我最早從時間管理聽到、至今也依然是最常聽到的說法。由於實在太常聽到了,我開始在想,表現超優的人是否真的同意?
結果發現,他們大致同意。但還少了點東西。
首先,奇怪的是這個常見的老生常談,不知為何給效率帶來了惡名。效率被定義為「以浪費最少時間與心力的最佳方式執行或運作」,似乎仍是非常值得追求的目標。對個人與組織來說,效率肯定不是要迴避的,因為可以省下驚人的成本。
只不過圍繞著效能這個主題,有更多精彩的討論。
效能來自拉丁文字根effectus,意思是「造成、使作為或進行」,而實際的字典定義則是「有能力也有才幹做出優異表現;具有已獲證實的能力;能勝任完成目標;可產生結果或有能力產生結果。」
從常用語的定義,效能顯然只是實情的部分。速效者的明顯特徵之一,就是始終堅持以結果為重。其實,成功富裕人士最明顯的特徵之一,就是他們選擇根據結果收取報酬,而非根據時間。
有錢人深諳風險與報酬之間固有的關係。雖然未必都是風險愈大,報酬就愈大(也有很多有風險的蠢事,做了卻幾乎沒有回報的可能),但最大的報酬確實一定包含風險和不確定性。
有錢人願意冒的頭號風險,就是根據成績換取報酬,而非加上他們的時間。
他們選擇碰運氣。他們相信自己創造成績的自律和能力。
.創投業者在某件事物基本上還只是概念時,投入大筆金錢,因為他們相信自己和團隊有能力,可創造出獲得大筆紅利的成果。
.業務員投資時間與精力做業務拜訪,希望最終賺取的佣金相當於極高的時薪,並能獲得推薦,幫助他們業務不斷成長。
.高階主管承擔的任務,需要他們在前景不明朗之際做出艱難的決定,因為他們期望從自己的判斷產生的淨利獲得報酬。好的抉擇等於更多錢;不好的抉擇就等於錢較少。
.創業者拿生計冒險,換取掌握自己命運的機會,在支付給其他所有人以及公司的支出之後,最後才支付報酬給自己。
.直銷公司招募下線的人放棄傳統的薪水,堅信他們若能幫助足夠的人成功,就能得到許多倍回報。
這些只是幾個速效者冒大風險,(希望)稍後能得到許多回報的例子。
沒錯,這些人有時候會失敗,而且損失慘重;但他們也能大豐收,因為他們拿自己下賭注。他們贏得回報,因為他們冒著失敗的風險。
但是這些案例有個共同的主題,即他們都是根據成績獲得報酬。他們不是根據行動獲得報酬。他們不是因為時間獲得報酬。他們不是因為付出的努力獲得報酬。他們不是因為能力才幹獲得報酬。他們明明白白就是根據成績獲得報酬。
關鍵差別在於,對速效者來說,成功跟效率或效能的關係不大;而是關於效力(efficacy)。
「效力」的定義為「成功創造出想要的成果的特質」。
誠然,幾乎像是同義字的這三個字眼(效率、效能及效力)是有些差異,如果它們之間的差異確實大到足以畫出界線的話;但這其實是語意學的問題。
真正重要的是,對速效者來說,「有能力也有才幹做出優異表現」或「有能力達成結果」是不夠的;唯一重要的是確實創造出想要的成果。
對他們來說,不必然是將事情做對。
也不完全是做對的事情。
準確來說,也根本不是完成事情。
對速效者來說,歸根究底只是得到他們想要的成果罷了。
我們往往只將焦點放在我們做的事,而不是放在我們的作為導致的結果。
我們往往說服自己,如果做點什麼,就是在工作。
我們在某件事投入心力和時間,卻沒有產生明顯的成果時,往往用虛假的滿 足感安撫自己。
於是你就會發現,原來:
忙碌並不是美德。
平衡是胡說八道。
悠閒並不是最終的終點線。
而效能也不是真正重要的。
你對時間管理所知的一切都是錯的。
而這只是開始……
這樣做,讓明天有更多時間
重點
.雖然大部分的人是根據二維思維運作及評估時間,但速效者卻考慮了第三個要素,也就是長遠意義。
.急迫性是「這個多快會產生影響?」重要性是「這個的影響有多大?」而長遠意義則是「這個的影響會持續多久?」
.倍增時間,是將今天的時間用在可以給明天更多時間(及成果)的事情。
.避免老是在處理燃眉之急的唯一方法,就是不要加快救火的速度,而是搶在前面,從一開始就避免起火。
意外發現
.我們選擇如何分配時間不僅是理性邏輯;還是感性的。
.從別人那裡獲取自尊和自我價值,將會導致永無止盡的壓力與焦慮迴路,因為你試圖滿足他人,卻沒有找出成功對你究竟是什麼。
.速效者經常給自己五種情感的允許,那是其他人沒有的。
驚人的統計數據
.七四%的人表示,儘管工作時數比以前多,他們在工作上的表現卻沒有充分發揮潛力。
常見問題
.如果這本書你不再讀下去,有沒有什麼事情是你知道用今天的時間去做,可以給明天更多時間,而你終於允許自己現在去做的?是哪些?
把拖延用在對的地方,耐心等待對的時機
假設你到湖邊,發現黃昏中一個身經百戰的釣客,靠近水岸處在他的腳邊,你看到那個捆在一起的東西是什麼?
這麼嘛,你看到的是一手啤酒!
但是,在那旁邊又看到什麼?
沒錯,你可能看到一整條繩索上都是他釣到的魚。
如果你是在上午十一點的時候到湖邊呢?你認為那條繩索上會有幾條魚?
就算有,大概也不會太多。其實,你說不定連一個釣客都看不到。為什麼?
因為沒有釣客會在上午十一點釣魚,因為魚不會在上午十一點上鉤!
魚在黎明和黃昏才會咬餌上鉤。
你可以上午十一點去釣魚,想拋幾次魚線都可以,也就是說,你大可竭盡全 力快速拋出釣魚線;但是就算用上跟早晨或傍晚相同的力氣,也不會有同樣的結果。
分析這個故事似乎再明顯不過,但許多人在日常生活中,卻完全忽略了釣客故事的教訓。
也就是說,任何程度的技能在時機恰當時,會有放大效果。
留意了,要成為厲害的釣客,應該要問的問題與其說是「我釣魚的時間長短對嗎?」不如說是「我是在對的時間釣魚嗎?」
再問你另外一個問題:你認為黃昏釣魚的釣客,會在每釣到一條魚之後立刻停下來清理嗎?
當然不會。
為什麼釣客不清理魚?
因為那會浪費他在魚會咬餌上鉤的有限寶貴時間,釣起所有的魚。
現在,你認為釣客最後會清理所有釣到的魚嗎?
顯然會的。
但這裡有個我們經常忽略的重點:我們有可能在錯的時間做對的事情。
.你不會想在房地產市場慘淡的時候賣房子。
.你不會想在剛有孩子的時候創業。
.你不會想在耶誕節期間推出新的泳裝。
.如果你是稅務會計師,也不會想在三月規劃全家出遊!
時機很重要。
速效者知道不僅要看做什麼、或做多少。
還要看什麼時候。
隨著我們一一穿過焦點漏斗,每個階段都提出一個重要問題讓我們回答。
在排除階段,問題是,「這項工作是我沒有也能活下去的嗎?」
在自動化階段,問題是,「這項工作可以系統化嗎?」
在授權委派階段,問題是,「這項工作可以由別人來執行嗎?」
如果這三個問題都是「不」,結果會怎樣?
意思就是說,這個工作完全要靠你。(終於,你得做點事了!)
既然這項工作屬於你的,最後一件需要了解的事情,就是到底現在做、還是 稍後再完成。
再來要問的一個重要相關問題,就是我們通常只在完全不知所措、又灰心喪 志的時候才會問的精彩問題,但我希望你是刻意地問,這個問題就是……
「這個可以等到稍後嗎?」
如果問題的答案是「可以」,那麼……
準備好了……
我希望你……
我邀請你……
我向你挑戰……
就是……
刻意拖延!
沒錯,我就是要求你再等等!
我建議你不要採取行動。我鼓勵你不去做。