◎一進公司就被工作追著跑，連喝水上廁所的時間都沒有。 ◎我也想把工作交出去呀，但部屬卻回我：「我現在沒空」，「呃…你可以找別人嗎？」　 ◎交辦？不行啦，他們經驗不足，萬一自作主張搞砸了怎麼辦…… 成功輔導超過280家公司交辦的技術，獲得日本商業書大賞的 暢銷書作家鳥原隆志發現： 大多數主管想的是「提升自己的工作效率」，好處理愈來愈多的事情， 但優秀主管卻是「想辦法把所有例行工作全交出去」， 只做重要度高、緊急度低的工作。 ◎交辦之前，請先戒掉這幾句口頭禪： 「我做習慣了。」（這就是最大的壞習慣） 「如果你不想，我可以找別人……。」（你都不確定，部屬當然拒絕幫你） 「我擔心他扛不住。」「我怎麼知道，他會不會自作主張？」 （聽起來比較像是怕他連累你） ◎交辦，不外乎本書所列舉的20個狀況， 你只要照著做，保證部屬樂意接、準時完成不擺爛： 1.你追問進度，他卻回：「我交給別人處理了，現在不關我的事。」 讓他知道，工作可以轉交，但責任不行—— 「我不反對你將工作交給別人，但你要負起監督責任，請和現在的負責人一起來找我 商討對策。」 2.你請他「盡快」處理，他的理解會變成：「我以為你不急，我可以先做其他事。」 下指令時不可以用定性資訊，要說「定量資訊」—— 　「麻煩你明天下午三點前放在我桌上。」 3.部屬信心滿滿說：「請把所有工作交給我。」但這事攸關公司存亡…… 你要階段式交辦，並有條件地批准，他更有動力—— 「因為你是第一次接觸這類工作，我想請你在會議上負責解說，不過在開會前，請先 與我討論。」 4.部屬擅自決定：「我先給客戶做過報告了。」卻被對方打槍，你會？ 對習慣自作主張的人，你要鼓勵他的積極，更要用「報備」阻止他爆衝—— 「看你這麼積極，我很高興。不過，我只請你製作企劃書，並沒有請你向對方說明對 吧？下次，你要先和我討論再行動。」 5.執行到一半遇到緊急狀況，部屬認錯表示：「因為我的疏忽，讓公司虧損了。」 立刻喊暫停，與部屬一起解決—— 「謝謝你即時反應，這是很嚴重的問題，請你立刻停下所有動作，召開緊急會議，我 也會參加。」 …………你能遇到的（無法交辦）狀況，就是這二十種， 　按照作者鳥原隆志的模擬演練，你就能出運。 ◎掌握幾個關鍵，80%的工作「切勿」自己動手 ．製作交辦手冊，說明怎麼做之外，也要說明工作背後的意義 ．預想三年後部屬（和你），要在哪個位置：誰會是你的接班人 ．選擇哪些「不做」，你能做更多：工作有四種，你只做重要度高、緊急度低的。 交辦，更是一種「成就感的分享」 老說「我自己來還比較快」的人，其實最無能， 帶出比你能幹，卻又服你的部屬，你才能成為真正的領導者！ 【名家推薦】 ◎武祥生〈凱撒飯店連鎖副總裁〉 ◎黃孝文〈中華民國企業經營管理顧問協會理事長〉

推薦序一　主管的成就不是自己做了什麼，而是不做什麼，讓部屬做得更好 推薦序二　讓部屬比你能幹，卻又服從你領導 前言　「我自己來做還比較快」的主管，是無能主管 第１章　讓部屬比你能幹，卻又服從你領導 1.只做重要度高、緊急度低的工作 2.優秀主管不該有例行公事 3.把工作分出去，是管理者的特權 4.「交給你了」是霸凌，不是交辦 5.你幫部屬做，他們覺得是在撿你不想做的 6.讓組織沒有你，照常運作 第２章　你無法交辦工作的理由 1.「部屬也很忙，還是我自己來吧！」 2.「我擔心他扛不住。」 3.「萬一失敗了怎麼辦？」 4.「我手下沒有一個能用的人才。」 5.「我怎麼知道，他會不會自做主張？」 6.「我做習慣了……」，正是壞習慣 7.「如果你不想，我可以找別人……。」 8.忙到啥都記不住，我失智了？ 第３章　二十個案例，從此你放心交辦，事情絕不擺爛 「交辦」會遇上的狀況，不外乎這二十種 解決之道—— 狀況1.替部屬設定好方向及長短期目標 狀況2.交辦再交辦，這樣做就不出錯 狀況3.交辦不是讓他負全責 狀況4.你交代盡快處理，他覺得是不那麼急 狀況5.給部屬一個頭銜，他就能長出自信 狀況6.把工作交給沒經驗的人，就是霸凌 狀況7.只做非你不可的事——是哪些事？ 狀況8.讓部屬火力全開的絕技 狀況9.最糟的交辦話術：因為你剛好有空 狀況10.不勉強硬塞，也是一種交辦 狀況11.他積極過頭，你備好支援隨時插手 狀況12.任務失敗，你會追究責任還是追究原因？ 狀況13.何時需要視若無睹的耐心？ 狀況14.部分交辦，然後有條件批准 狀況15.主管什麼時機該出手？ 狀況16.習慣自作主張，用報備規範他 狀況17.部屬只會執行自己理解的事，而非你的想法 狀況18.讓部屬心安：「別擔心，我會負責。」 狀況19.有些工作該刪！而非交辦 狀況20.交辦絕非「希望老闆別干預我做事方式」 無法交辦，絕對是主管有問題 第４章　掌握六個關鍵，80%的工作「切勿」自己動手 1.邊錯邊學，成長最快 2.製作交辦手冊，說明工作意義 3.預想三年後部屬（和你），要在哪個位置 4.交辦，是一種成就感的分享 5.主管必須懂判斷，就從懂交辦開始 6.選擇哪些「不做」，你能做更多 結語：交辦，是不可或缺的工作實力

　　「我自己來做還比較快」的主管，是無能主管 　　交辦，就是委託別人工作，對於領導者而言，這是基本的技能。 　　然而，明明只是把工作交出去，為什麼許多主管到最後，還是選擇自己默默把工作做完？ 　　這是因為，這些主管原本把工作交給別人，但最後沒有獲得預期的成果，還得自己重做；或者是有些主管，即使把工作委託給部屬，卻成天擔心對方會出包，根本無法專心工作，還不如拿回來自己做。 　　我發現這些現象之所以會發生，都是因為不知道如何交辦，也就是不了解其中的技巧。因此，我動手寫這本書，希望每個主管都能透過本書，了解如何順利把工作交出去，而且能得到滿意的成果。 　　我一直在推廣籃中管理術（編按：籃中管理術是採用情境演練的方法，透過模擬實際的工作問題，讓參加演練的學員假設自己是主管，並從收文籃中抽出問題，再把自己認為最佳的解決方法放入發文籃中，最後由指導員解說，以增進演練人員的管理能力），這是一套能測量管理者的管理能力，以及工作執行力的訓練工具。有一次，我遇到一個學生，他說看了我的著作《只要五秒鐘改變思考，九成的工作都能順利完成》後，有一件事怎麼想也想不通： 　　「老師，我很認同您的主張，但該怎麼只思考五秒鐘，就能得到答案？」經常有人問我這種問題，我認為，這是因為對方知道該做，但找不到實際運用的方法而感到焦慮，才會這樣問。 　　於是，我給他較具體的建議，後來才發現，那位學生的問題和其他人似乎不太一樣，因此，我進一步詢問他對哪個部分感到疑惑。這才發現，他想知道的根本不是實踐方式，而是如何擁有完整的五秒鐘思考時間。 　　也就是說，他被工作追著跑，連五秒鐘的思考時間都沒有。當時，我才恍然大悟，在寫那本書時，我沒有想過有人根本擠不出五秒鐘來思考，據那位學生的說法，他每一秒都在工作，根本沒有時間安靜地想事情。 　　實際上，我身邊也有和他一樣，總被工作追著跑的人。他們經常早上一到公司，連評估今天該完成哪些工作的時間都沒有，立刻就得處理昨天沒做完的事，然後又耽誤了今天原本該執行的進度，就這樣日復一日地忙個不停。 　　我們都知道，一旦成為主管，要處理的工作必然會增加。像是部屬有事找你討論和報告、突發的客訴問題、來自其他部門的合作提案或要求，還有一些難度較高的決策工作等，都在不知不覺間成為自己的工作，這時，手頭上可能還有一般性的例行公事，時間永遠都不夠用。 　　但我認為，身為主管絕不能將「時間不夠」、「好忙」這種話掛在嘴邊。因為主管就是負責管理、控制進度的人，如果連自己的工作都無法好好調度，更不可能能協助部屬，把工作做得更好。 　　經過我的觀察，我發現只要當上主管，每個人看起來都很忙，不過深入探究那些人到底在忙些什麼，就能得知，他們的工作，八成以上都能交給別人處理。也就是說，把「沒時間」掛在嘴邊的人，不是時間不夠，而是自己把時間浪費掉了。 　　最近，我在課堂上，問來上課的初階主管，他們最近在看什麼書。結果，他們的回答讓我大吃一驚，許多人都在看「如何讓工作有效率」這類書。這時我才知道，效率不彰已經成為主管普遍的煩惱。 　　加上曾有一位來採訪我的商業雜誌編輯也對我說：「有效率地工作，永遠是大家關心的主題。」這讓我更確定，所有人都渴望提升自己的做事效率。 　　實際上，想提升效率，最快的方法就是減少工作量，至於如何減少，有兩個最直接的方法。 　　該提高效率的是部屬，不是自己 　　第一個辦法是不做，或全部自己動手，有效率地一併解決。 　　第二種方式就是請別人做。 　　換作是你，你會怎麼做？ 　　「不做」這種方法，對責任感強的人而言，難度較高，因此，他們自然會轉向，想辦法有效率地處理所有工作。然而，身為主管，還有很多人會把工作全部攬在自己身上，這一點讓我非常吃驚，因為這並不是有效率的做事方法。 　　當然，自己能有效率地處理工作絕非壞事，不過，我在這本書裡更想傳達的是，主管不能只想著，自己如何更省時、快速地工作，而是該活用部屬和身邊的資源、把工作交出去，然後達成自己的目標，對領導者來說，這才是真正的有效率。回到剛才那位，連撥出五秒鐘都有困難的學生身上，了解他的狀況後，我給他的建議是： 　　「試著把工作委託給其他人處理如何？」就我來看，主管被工作追著跑，連思考的時間都沒有，多半是因為自己連部屬的工作也做了。沒想到，他卻苦著臉說： 　　「老師，我也很想請部屬分擔工作，但卻沒有那麼簡單，每次我交出去，都得不到預期的結果，而且部屬也很忙……。」話說完，他就默默地離開了。 　　後來，我到班上詢問其他學生，是否也有一樣的困擾，想不到居然引起熱烈迴響，可想而知，這對許多人來說是多可怕的惡夢。我認為，身為領導者最重要的任務，就是必須減少自己的工作量，為自己保留更多思考的時間，才能讓組織運作得更好，並支援部屬，讓他們能獲得充足的資源，進而提升公司的產能。 　　為了做到這一點，大前提是得先區別，哪些是部屬該做的，又有什麼是主管真正該負責的，然後徹底地分配規劃。 　　本書會實際藉由籃中管理術，讓每天被工作追著跑的人、無法將工作順利交給部屬人、最近都沒有接到主管委託工作的人、即將成為主管的人，體驗交辦工作的原理，並掌握實際的方法，藉此了解自己在工作上的盲點，學著將工作交給部屬，成為令人尊敬、又能帶領組織進步的優秀人才。

　　「你的工作有八成能交辦部屬，不做也不要緊。」 　　這句話是我在為主管上課時，請他們分析自己的工作內容後得到的結論。換句話說，僅有二○％的工作，是領導者應該做的事。 　　只要能確實完成這二○％的工作，不但能減少工作量，還能多出許多時間，協助部屬、提升團隊績效。 　　這二○％重要的工作包含：提供部屬更有效率的工作環境、檢查任務進度、確認計劃執行方向等。 　　你可能會疑惑：「這二○％的工作，該如何判斷？」在籃中管理術中，有一個很簡單的標準，就是這些工作，只有你能做到。 　　若是無法區分哪些工作只有你才能做到，你的工作就會愈來愈多，最後塞滿你的時間，讓你永遠沒有時間好好休息，把自己累死。 　　因此，在開始工作前，一定要先分析自己的工作屬於哪一個區域，經過分類後，就知道該從哪件事開始著手。 　　以我為例，我因為演講等活動，必須跑遍全國各地，所以待在辦公室裡的時間，一週可能只有一天。 　　於是，每當我踏進辦公室，辦公桌上總是堆滿未處理的文件。 　　其中包含了一些不重要的廣告文宣，像某些印刷品，我看都不看就直接掃進垃圾桶裡。處理電子郵件時也是如此，只要是廣告信件，我都會直接刪除。但據我所知，有些主管連垃圾郵件，都要一封封打開檢查、再刪除，這種做法非常浪費時間。 　　因此，善用電子信箱的阻擋功能也很重要。對於垃圾郵件請不要客氣，直接按下阻擋或取消訂閱的功能，就能讓你省去許多麻煩，還能讓自己多出更多時間。 　　「交給你了」是霸凌，不是交辦 　　「這件事交給你。」 　　當時，我還在超市工作，一聽到主管這樣說，整個當場人愣在原地。 　　因為那個時候我正準備下班，主管卻突然叫住我，請我處理其他部門的客訴。我莫名其妙地接下這個任務，那位主管除了說一句：「這件事交給你了。」剩下的什麼都沒說，我還來不及問清楚前因後果，他就匆匆忙忙地下班了。 　　後來，我只好硬著頭皮地趕去賣場，詢問那位氣得七竅生煙的顧客，事情發生的經過。結果可想而知，因為我根本沒搞清楚狀況，又沒有足夠的權限幫他解決問題，就只能任憑對方狠狠把我罵了一頓。 　　從那件事之後，我就開始懷疑那位主管的能力。 　　事後我聽說，本來該處理這件事的負責人，比我還早下班。正常來說，遇到那種情況，我的主管應該要負責了解事件經過。但是，他只用一句「交給你了」，就把工作推到我身上。而且，他沒有告訴我希望怎麼處理這件事、我可以運用哪些權限（例如：讓客訴顧客退貨、給予折扣等）。說得難聽一點，就像把一個小兵送上戰場，什麼武器都不給他，等於讓他去送死。 　　後來自己當上主管，我一直提醒自己，遇到需要委派工作給部屬時，千萬不能只說：「交給你了。」應該要把工作截上期限、期待達成的結果、有什麼資源可以運用，都仔細地交代清楚。 　　總之，交辦工作絕對不是找個人，把工作丟給對方就結束了。唯有採取正確的交辦方式，才會獲得成果，讓自己輕鬆，部屬也能得到成就感。 　　相反地，若是採取錯誤的交辦方式，不但得不到成果，自己的工作倍增，部屬也會因此喪失自信，還會破壞彼此的信任。 　　或許有很多人會認為，把工作交給部屬，如果得不到成果，多半是因為部屬能力不足。實際上，若管理者無法給部屬明確的方向、即時的協助，再有能力的部屬也無法發揮實力，更不可能做出成果。 　　因此，想要打造出高績效的團隊，主管不能只是把工作「分配」出去，你該思考，要怎麼溝通、部屬會需要哪方面的協助，才能讓你們事倍功半。 　　讓組織沒有你，照常運作　 　　我身為籃中管理術顧問，至今成功用這套方法解決了許多問題。 　　在教學時，我會模擬各種工作上可能遇到的狀況，其中有一個情境就是：「當你接下新的職務，才發現前一位負責人已經消失了，這時，你該怎麼辦？」 　　為了讓學員更容易進入狀況，我還特別設定這個負責人消失的原因，像是突然病倒住院、遇到車禍等。當然，這都只是假設。 　　其實，在模擬這個問題時，我更在意的是，假如自己像這位負責人一樣，突然無法工作怎麼辦？ 　　在籃中管理術的演練中，一定會有一位稱務代理人，在這段期間代理主管的工作，維持整個組織正常運作。 　　反過來說，如果被人問到：「假如有一天，你突然離開現在的工作，整個團隊還能正常運轉嗎？」你會怎麼回答？ 　　遺憾的是，多數人的答案都是「不可能」。這是因為，他們多半認為自己永遠會像現在一樣，一如往常地工作，從沒想過自己有可能突然離開工作崗位。 　　不過，可別因此覺得自己特別重要，事實上，這是一種警訊。因為主管最重要的使命，就是讓組織不會因為任何變數，影響績效。 　　站在管理者的立場面對這道題目時，我擔憂的是自己還有許多工作，只有我能決定或判斷，因此，我不斷要求自己，必須將這些工作，盡可能交給部屬。 　　我認為，一個成功的主管，應該是無論自己在不在，都不會對組織造成任何影響，團隊依然能提供客戶品質不變的服務和產品。不能因為少了一個人，就打亂了整個組織的節奏，這樣的團隊，絕對不可能做出好的成績。 　　若是你想知道，團隊中少了你能不能繼續運作，有一個辦法可以試一試。 　　挑一場由你主導的會議，完全不發言。同時，你可以觀察其他人的反應與狀況，其他人還能熱絡地討論嗎？抑或大家都非常安靜？從他們的反應，你就會明白，自己是否確實地把工作交出去。 　　最後，若是在會議中能得到結論，就代表你的部屬已經能獨當一面，即使你臨時不在，團隊也能正常運作。反之，若是會議幾乎停滯不前、朝與主題八竿子打不著的方向發展，或者無人發言，就表示假如你消失，你的團隊就像失去動力的飛機，隨時會釀成大災難。 　　正因如此，為了避免遇到突發狀況而手忙腳亂，一定得盡可能將工作分配出去，並掌握交辦的技巧。以便有一天，當你放開操縱桿時，你的飛機也能穩定飛行，到達目的地。 　　這時候，你就能一面看著繼承者操縱飛機，一面悠閒地尋思，接下來該怎麼飛，能飛得更快、更穩。 　　預想三年後部屬（和你），要在哪個位置　 　　說到交辦，或許有人會覺得，應該等工作出現後，再思考誰是適任者，將工作交給對方。但對主管而言，這是被動的交辦方式。聰明的主管不會等工作出現才思考如何交辦，而是在一開始，就想好要把部屬培育成哪方面的專業人士，並將該領域相關的工作盡可能交給對方，用這種方式培育人才，完成工作。 　　也就是說，高明的交辦方式，是先預想三年後要把部屬放在哪個位置，為了讓他坐上那個位置，你必須讓他經歷何種工作，再把工作交給他。 　　當然，其中很重要的就是發掘個人強項，這也是主管不可或缺的判斷力。舉例來說，有的人發現問題的能力特別強，就讓他負責檢查、確認的工作。相反地，如果部屬比較擅長發想、設計，結果卻被派去做確認的工作，不只浪費了他的能力，還會扼殺他對工作的熱情，這就是失職的主管了。 　　簡單地說，交辦不能只看短期目標，也得有長期計畫。先發現部屬的專長，設定好將他培育成某方面的人才，只有這樣，你才能培養出自己的接班人，而不是訓練出只會打雜的工人。 　　因此，對於每一個部屬，主管心中必須要有「交辦地圖」。先設定好類似的工作該交給誰，也能減少交辦時的說明時間，不用再費神思考該把工作交給誰。 　　主管必須懂判斷，就從懂交辦開始 　　交辦工作的大忌，就是遲疑。很多人在把工作交給部屬之前，都會懷疑：「把工作交辦給部屬，真的沒問題嗎？」只要出現這種想法，九成以上的交辦不會成功。 　　因此，若想成功把工作交出去，首先，你得相信自己的決定。 　　交辦一直都存有風險，但最重要的是，你如何讓你的判斷更精準，把風險降到最低，這就是主管必須面對的課題。 　　這時候，就得用我們前面提到的，相信部屬八成，然後做好兩成的監督工作，即以定時回報、追蹤等方式盡可能掌握進度。 　　很多主管都會無心地在交辦時補一句：「這件事交給你，真的沒問題吧？」當然，會這麼說多半是出於關心，但聽在部屬耳裡，這就是一種不信任的表現。部屬也會因此懷疑自己：「真的沒問題嗎？」或者懷疑主管：「他真的有把工作交給我嗎？」如果自己無法確定，部屬當然沒辦法準確執行，最後，一定得不到你要的成果。 　　所以，無論是什麼樣的工作，請大膽交出去，唯有多多交辦，你才能有更充足的時間做出精準判斷，部屬也能從中獲得進步的機會。

作者：鳥原隆志 譯者：張智淵 出版社：大是文化 書系：Biz 出版日期：2014-11-04 ISBN：9789865770501 城邦書號：A9400029 規格：平裝 / 單色 / 256頁 / 14.8cm×21cm