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別讓下班等你:看圖學會準時下班
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內容簡介

時間管理和整理是絕大多數上班族會遇到的問題,你都怎麼分配時間? 常常找不到該交的資料嗎? 一起來當個懂得工作的人,準時下班,跟手忙腳亂說掰掰。 【精采內容】 目標:天天都,準時下班! 真正懂得工作的人不需加班也能完成交待的事,還有充實的個人時間。 為了學會良好的工作習慣,除了改變時間的使用方式,還要整理自己的工作環境,把多餘的東西丟掉。 丟東西能控制自己的時間不被浪費,提高決策力和工作效率。 但是一想到要整理,就會拿著東西想「說不定以後會用到呢……」 無法乾脆的丟掉。 所以本書提出了幾個丟東西的訣竅,如「重複的東西就是垃圾」、「看著名片卻想不起長相的,那也可以丟了」、「memo和資料都是為了丟棄而存在」。

內文試閱

要詢問「還有沒有其他的事情?」
把別人說的話聽完整就能節省時間


  成為有行動力的人之後,時間就能縮短。

  「◯ ◯,去幫忙做一下這個」有些人一聽到這句話就馬上回覆「是的,知道了」飛奔出去,乍看之下會覺得相當具有行動力,但實際上是浪費時間,因為沒有把別人想要說的話聽到最後一句。

對於最後一秒也不能吝嗇

  「◯◯,去幫忙做一下這個」說了這句話之後,那個人可能還想接著說「然後,再⋯⋯」。但當對方想說「然後,再⋯⋯」的時候,人就已經不知飛奔到哪裡去了。

  明明想要交代的事情有兩項,卻聽完一項就馬上飛奔出去。

  沒有多問一句「交代的事情就這些了嗎?」連這一秒都捨不得聽完就馬上飛奔出去,接著很快回來說「事情辦好回來了」。

  「然後,這個也幫忙做一下?」當再被要求時,就會心生不滿認為「搞什麼,怎麼不一次說清楚」。

  對方即便想要說,卻是自已沒有把話聽完整就飛奔出去,這才是不應該的事情。當接受到指示時,把話聽完整是非常重要的。但是,大部分的人都沒有聽到最後。

  特別是被罵的時候,「喂,不是叫你幫忙影印了嗎?」聽到這句話,因為不想繼續被罵,所以馬上往影印機方向快速走去。這個並非行動力,不過是逃跑。

  詢問一下「是的,了解。還有什麼事情嗎?」當對方回答「沒有」再離開就好了,或當對方說「趕快去辦吧」再趕快去做就好了。

  另外,有些人經常電話切得很快。

  「啊,還有⋯⋯」對方話講到一半就把電話給切了,連最後一秒都吝嗇聽完。
連聽對方說話到最後一秒都吝嗇的話,這個人的行動多半會是浪費時間而無意義的行動。

真正要請託的事情會在之後才出現

  「啊,另外⋯⋯」總是講完話之後還會追加些什麼,這是客戶交辦事情時常會發生的事情。我們都希望客戶在有事情要請求幫忙時,盡可能一次全部交代清楚。但真正重大的事情要交辦時,很多都是之後才會出現。

  請託的事情若有兩件,之後出現的那一件通常才是客戶真正想要託辦的事情。一開始先用簡單的事情創造開端,把比較難以啟齒的事情放在後面,這就是請託的大原則。

  但是,只聽完開端的請託事情,馬上回答「是的,我知道了」就飛奔而去的話,會是如何的結果呢?漏聽對方真正想要請託的事情,而讓對方覺得「真是個考慮不夠周詳的傢伙」。

  不管是電話或命令,多聽一秒都是非常重要的。

詢問「還有沒有其他的事情?」非常重要

  若被要求幫忙很多事情,因為耗費時間,任誰都會覺得厭煩。

  但是,雖然馬上飛奔出去,交辦的事情並不會就此消失,三件事情一次全部接收反而比較不花時間。

  「其他還有些什麼事情嗎?」詢問後多停留一秒,多詢問這一句話非常重要。請託的那一方也會希望對方能夠更有效率辦好交代的事情,而盡量將幾件事情一次交代好。

  「請幫我跑腿一下好嗎?先去○○,把××拿回來。然後回來的時候繞去□□,把△送過去。」一次交辦兩件事情反而比較省事。

  但是,若因為馬上回答「是的,知道了」就飛奔出去,作業就需要兩道手續了。

  「其他還有些什麼事情嗎?」多詢問一句話,這也是為了自己。

提早放棄的勝利
無法順利進行時,先暫時放棄


  每個人都會說,開始要盡早。但其實,放棄也必須盡早。機動性好的人,放棄時也很快。

  「這個的話,放棄比較好」,決定要放棄的時間點也很快。

先放棄,再挑戰

  打敗仗或失敗是在所難免的事情,沒有想像中順利時,「這件事情已經能夠完成到這個階段,但超乎意料之外,狀況並不簡單。總之,在這個階段先暫時放棄,之後再重新出發」,如此暫時退卻的人,即便先放棄,仍會重新挑戰一次。

  對屬下命令「去做這個!」之後發現「好像有些不對的地方」,這時自己會知道反省,或是狀況有變化時勇於說出「啊,對不起,還是放棄好了」或是「改變方向吧」,對於這樣的上司,屬下一定會支持跟進。

  狀況有所變化,當屬下察覺不對勁,也還是會有上司堅持「不對,這樣做沒有錯」。

  事實上上司也察覺到錯誤,也知道繼續下去肯定失敗。但是,基於自己的面子問題,不想承認自己的錯誤,不想讓大家知道自己的錯。

捨棄面子問題,採取合理時間

  我常去的便利超商,收銀機前會有兩列隊伍。隊伍的前進速度,哪一排比較快並無法事先知道。右邊的人手中籃子內的東西並不多,應該比較快,所以排在右邊的隊伍,不料左邊前進比較快,於是趕快排到左邊隊伍去。這就像是「莫非定律」,轉換排隊隊伍的瞬間,不料隊伍的前進速度再度改變。勝負就從現在開始,但在這裡關係著時間和尊嚴的問題。這個時候,不會有人再排回原來右邊的隊伍。

  即便這時排在前面的客人多麼囉嗦,甚至很不巧的,收銀機故障,還是不會回去。右邊隊伍,即便看到原先比自己還要後面的人都已經慢慢追上、超過,還是不會有所行動。

  這個狀況已經不再是哪一邊會比較快的合理判斷了。

  這是不願意承認自己的行動錯誤,若是再排回原先的隊伍,其他人可能認為「你看這傢伙,剛剛去了另一排,現在不是又跑回來了」,所以不願意回到右邊。但是,這個情況的話,回到原來的右邊會比較快。第一次考慮更換隊伍時,是做出若換到另外一邊可以節省時間的合理性考量。

  但是,這次要思考「留在現在的隊伍才會比較快?還是回去原本隊伍才會比較快?」的時候,卻放棄了時間的合理性。明明回到原先的隊伍是明顯較快,卻不回去。

  這個時候的判斷基準是,留在哪裡才不會丟臉。事實上,這個原因在日常生活中正剝奪著時間,覺得丟臉的人沒有辦法創造時間。

品嚐新鮮的東西
「還能夠使用的東西」,將成為一輩子的垃圾


雖然還能使用,但是用不到的東西

  有些東西是「還能使用」,所以一直丟不掉。的確還能夠使用,但實際上幾乎沒有使用到。雖然能用但用不到的東西,會成為家中的垃圾。

  丟或不丟,不是因為東西「故障或沒故障」,必須依照你「使用或不使用」來考量。沒有人會在家中保留「不能用的東西」,丟掉「不能用的東西」是沒辦法的事情,最令人猶豫不決的是那些「還能夠使用的東西」。

  現代商品品質優良,東西似乎都不致於會壞到哪裡去。「還能夠使用」或是「已經不能用了嗎?」似乎分界點模糊不清,若是電視機,影像無法顯現就是個簡單的分界點。

  換成T恤的話,分界點就模糊不清了。就像抹布般破破爛爛的東西也放在抽屜裡,不明確的東西,就是不會穿的東西。

  若是不明確的東西但還勉強在穿,收在抽屜也無妨。就算是不知道到底有沒有在穿的東西,如果是你還會穿的衣服,那也沒有問題,日常用品要盡其所能用到不能使用為止。

判斷上有困難的東西該如何?

  能夠使用卻放著不用的東西,就是使用頻率低的東西。沒有人會在原子筆用到一半時就丟掉,不是用到最後,就是不小心將它搞丟了。

  偶爾才會用到且寫起來已經字體模糊的麥克筆或是乾掉的口紅膠,對於要丟掉或是還能使用才會有意見分歧的時候。冰箱裡的東西也一樣,腐壞的東西,就毫不猶豫的丟掉。

  雖然沒有腐壞,但因為氧化而變得不好吃的東西,就會陷入不知如何判斷。不只食物,所有東西都會有這樣模糊不清的狀態。若是吃下腐壞的東西,馬上肚子痛。

  雖然吃下氧化的東西不會弄壞肚子,但是就長期性來看,對身體是不好的,最後還是不要吃比較好。就食品的賞味期限,也有分遵守和不遵守的東西。雞蛋的話就會非常慎重,但若像是煎餅等乾貨,就會覺得「這種程度應該沒問題吧」。

從新的東西開始吃

  因為覺得可惜而不把舊的東西丟掉,結果還是亂花錢。總是從舊的東西開始按照順序食用的話,在這期間新購入的東西就會慢慢變得不新鮮。若從新購入的東西開始吃,舊的東西變得更不新鮮,就永遠不會去吃它,結果是相同的。如果你是按照舊的順序食用,那麼要吃到今天買的東西會是在相當久之後,這樣就必須持續不斷食用不新鮮的東西。若換成是工作,你就是無法在今天辦理今天被交代的事情,而將它往後延了。喜歡舊東西的你,很難追得上今天的工作,品嚐新鮮的東西是非常重要的事情。

作者資料

中谷彰宏(Nanatani Akihiro)

一九五九年生於日本大阪府,早稻田大學第一文學部演劇科畢業。 八四年進入日本廣告公司博報堂,擔任廣告企畫人,曾負責企畫電視與廣播電台廣告並客串演出。九一年自立門戶,成立(株式會社)中谷彰宏事務所。從商業勵志到愛情小品,著作領域廣泛,且包括許多暢銷書與長銷書。

基本資料

作者:中谷彰宏(Nanatani Akihiro) 譯者:謝育容 出版社:商周出版 書系:新商周叢書 出版日期:2013-01-18 ISBN:9789862723098 城邦書號:BW0490 規格:平裝 / 雙色 / 208頁 / 14.8cm×21cm
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