〈專文推薦〉少即是多，用摘要力創造十倍勝人生 《高產出的本事》作者、職場生產力顧問 劉奕酉 少即是多（less is more）。 相信你一定聽過這句話。但是，少，要少到什麼程度？多，指的又是什麼？在溝通表達的領域，就是用最簡短、最快速的溝通方式來達到最棒的成果！ 要做到這一點，關鍵就在於「摘要力」：能抓住重點、能因應狀況，合乎邏輯、簡明扼要地表達自己的想法，讓對方更好理解與認同。但是，多數人會有一種迷思，認為說得愈多、讓對方獲得完整的資訊，才更容易理解與認同。 其實這是因為「不理解重點在哪裡」與「不知道如何處理資訊」所導致的。 在我認識的高效工作者中，每個人都有快速摘要重點的能力。他們可以簡潔地表達出自己的想法，也能從別人的報告或說明中，迅速地歸納出重點；甚至從中發現一些對方的盲點，透過提問來澄清與引導往好的局面發展。 而且，摘要力提升了，思考到產出的速度與品質也會跟著提升。 那麼，該如何提升摘要力呢？作者認為，只要依循著「收集、整理與表達資訊」三個步驟，每一個人都能做好「摘要」這件事。但是要做到什麼樣的程度才算是好呢？簡單來說，就是能將資訊妥善地傳達給對方，最終達成自己期望的目的。 摘要力的關鍵，在於釐清對象與目的： • 我要向「誰」表達「什麼」資訊？ • 我「為何」要表達？期望達成什麼目標？ • 我該「如何」表達，才能有效達成目的？ 比方說，在進行自我介紹時，是向誰介紹自己？又是為了什麼目的？相信你在面對部門的新同事、求職面試時的面試官、合作客戶的負責窗口，或是剛搬來的新鄰居時，應該不會用相同的內容與方式來介紹自己吧？同樣的道理，摘要的內容也會依照對象與目的而做出調整。 釐清了對象與目的，接下來是「收集、整理與表達資訊」三個步驟。 • 收集資訊：如何收集充分且必要的資訊，來提高摘要的精確度？可以透過「自我提問」來提高接收資訊的品質，藉由「後設認知」來避免資訊收集的認知偏差。 • 整理資訊：如何將資訊分類，讓整理更有效率？不只分類，更要為資訊安排「優先順序」來創造出資訊的結構性與層次感。 • 表達資訊：如何將資訊簡潔的傳達給對方？可以善用「關鍵字」與「數值」來增加具體性，將複雜的事物透過「圖表」與「譬喻」來提高抽象性，讓對方更容易聽懂。 我認為這本書最棒的，就是有相當多的案例解析，告訴讀者如何逐步做好這些步驟、摘要重點。你可以一邊練習，一邊參照書中的做法，來提升自己的摘要力。 我自己也因為摘要力，在工作與生活中獲益良多。 舉例來說，在向主管與客戶進行工作彙報或提案時，我會使用一頁摘要讓對方掌握全貌，了解報告的目的、關聯與效益；平時閱讀完一本書或一篇文章，我也會簡短地摘要書中的重點與自己的觀點分享在社群上。 這不僅讓我更容易獲得關注與信任，也因此創造出專屬於自己的機會。過去一年多裡，我出版了三本書，都是在初次與編輯會面的過程中，僅僅以口頭摘要的方式介紹自己與提案，就獲得了出版合約。我想，這就是摘要力的威力！ 善用摘要力，你也能創造出十倍勝的人生！ 〈專文推薦〉話太多？話太少？還是剛剛好？ 知名講師、聲音教練 羅鈞鴻／小虎 在職場裡頭，有兩種說話習慣，特別容易造成團隊成員的「內傷」，一種叫做「過度解釋」，一種叫做「懶得解釋」。 有一些人，他們在工作上並沒有犯什麼錯，卻因為總是長篇大論又說不到重點的說話習慣，常常令主管很不耐煩。這種話說得又多又複雜而讓人厭煩的，我們就歸類在「過度解釋」。 因為聽那些「過度解釋」的人說話，得耐著性子聽，實在太消耗精神，所以人們總是下意識地避開與他們說話的機會，不知不覺，就變成了辦公室的「邊緣人」，有什麼好事，也都不太會第一時間想到要與他們分享。 還有一些人，他們的工作能力很好，而說話時雖然都說在重點上，但他們的話太少，喜歡用自己理解事物的方式來表達，加上他們很少去對他人的理解程度進行確認，就常常造成傳達的失誤。這種缺少為他人著想的說話習慣，我們歸類在「懶得解釋」。 而「懶得解釋」的人，也因為總是以自己主觀的理解為出發點來表達，常會被別人認為高傲、自負，因此人們也不太願意和他們打交道，在職場上總是被當作「工具人」，除了專業能力，沒有其他作用，所以也不太會被賦予管理職，缺乏向上升遷的機會。 你在職場上見過這些說話習慣嗎？還是你也因為這樣的說話習慣而感到困擾呢？ 溝通表達的軟實力，在近年來不斷被強調、推廣，但大部分的人，往往都是在職場上一邊碰壁，一邊從錯誤中調整說話方式，才有機會改善他人眼中自己的專業形象，不過前提是，調整的方向還得要剛好正確才行呢。 本書的宗旨，就是透過「摘要力」，讓讀者可以學會使用更簡單有條理的說話方式，幫助他人理解自己想表達的內容。而這種溝通能力，也是在職場溝通上，最直接能強化自己專業形象的一項能力，如果一開口就能讓人聽懂而且信服，我相信這樣的說話習慣就能為你建立更多的信賴感，也為你贏得更多好的機會。 如果你是「過度解釋」的人，本書會告訴你如何練習，利用摘要的三個步驟，蒐集、分類、簡潔表達，將核心觀點整理歸納出來，順利地傳達給對方，減少不斷重複解釋而對他人造成的精神消耗。 如果你是「懶得解釋」的人，本書也會告訴你如何用有架構的方式，更客觀地建構自己的表達結構，降低彼此的認知偏差，讓別人更容易聽得懂，也能大幅地減少誤會。 讀完本書，你會了解，真正改變說話方式的，是你的思維習慣，只要整理觀點的方式變得更加精準而有效率，你的「摘要力」會在你開口前就等著發揮它的作用了。 而當你越懂得如何對資訊進行摘要，也會越懂得什麼對你來說重要，什麼不重要。摘要的能力不僅會在職場上發揮作用，也會讓你對自己的人生主導權變得更有意識。 希望你也可以透過本書具有「摘要精神」的圖表設計，和簡單好記憶的三個步驟，在生活中落實摘要力的練習，然後利用你的摘要力，在你的專業領域和人生裡，一鳴驚人吧！