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20個字的精準文案:「紙一張整理術」再進化,三表格完成最強工作革命
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內容簡介

★一張紙、三大表格、三色筆、20字,確實鍛練出精準下標、零加班率的瞬間思考力 ★結合《零秒思考力》、《在TOYOTA學到的只要「紙1張」的整理技術》、《鬼速PDCA工作術》3大優點 作者系列書狂銷350,000冊! 效果立見! 終生不忘! 年收增加! 話說得多沒人聽、寫得多沒人看,有限制,思考和想法才能去蕪存菁! 工作、閱讀、資料收集都能事半功倍! 20個字→化想法為文字→化文字為鈔票。 ◎最強三大表格,QR Code免費下載。 1. 二十字濃縮表 2. 3Q產出執行表 3. 紙一張貢獻執行表 ◎搭配綠筆(畫出表格、寫下疑問)、紅筆(目的)和藍筆(關鍵字) ★範例:「二十字濃縮表」怎麼用? 01釐清目的 請先想好填表目的,可以是書籍內容的總結、課程講座的上課心得或是想達成的工作績效,並用紅筆簡單一句話填入執行表上的「P?」欄。「P= Purpose」,也就是目的。目的要先釐清,才能簡化表達和思考整理。 例)以亞曼達.瑞普立(Amanda Ripley)的《生還者希望你知道的事》(行人出版)為例。閱讀目的:人類面臨災害時的本質。 02找出關鍵字 執行表上有16個欄位,不一定要全部填滿,填滿並不是此步驟的目的。如果關鍵字超過16個就該強制結束。資訊量太多反而會引發混亂,阻礙歸納想法,16個已是極限。用藍筆填寫關鍵字時,可以直接回想、翻書查看或是看筆記。 例)《生還者希望你知道的事》關鍵字:克服壓力的最佳方法、動腦=反覆練習、人在不熟悉的環境=容易被動和IQ 降低等等。 Point關鍵十分鐘:填寫關鍵字時,如果十分鐘真的無法完成,最多也不要超過十五分鐘。 03 用紅筆圈連分類 ● 將意思相同的詞彙圈連起來 ● 將類似的詞彙圈連、分類 ● 將詞彙間的共通點寫在空白處 在彙整關鍵字時,請務必一邊動筆一邊思考,效率才會高。 04 濃縮在20字以內的一句話 用紅筆逐字填入下方「1P?」的欄位中。這裡的「P=Phrase」的意思,1P?一共有23格,多出的3格是緩衝區。這部分的重點也是限制,最多不可超過23字。逐格填寫的方式,可幫助各位確認自己有沒有接近20字的原則。 例)《生還者希望你知道的事》的20字總結:人在遇到緊急狀況時,都是跟著習慣走。 Point濃縮小祕訣:如果你怎麼寫都超過20字,可用以下三個自問句簡化句子。 ● 用比較短的方式換句話說呢? ● 若調換語序,會不會更簡明扼要? ● 增加或減少形容詞,會不會更一目瞭然?

目錄

前言 為什麼無法學以致用?——你需要「紙一張學習法」 第一部分 基礎篇:INPUT輸入 第一章 為什麼學了就忘? 害你學什麼忘什麼的罪魁禍首 走鐘的學習觀念 囫圇吞棗 過於冗長 第二章 二十字濃縮表:紙一張整理術再升級 多不過二十字,少不過一句話 TOYOTA教我的事:濃縮的力量 TOYOTA教我的事:文書的「三不限制」 要學習本質,你需要思考和整理! 整理的兩大神器 二十字濃縮表 01 釐清目的 讀書不忘目的 02 找出關鍵字 Point關鍵十分鐘 03 用紅筆圈連分類 濃縮在二十字以內的一句話 濃縮小秘訣 Case2 如何從多本書中找出你需要的本質? 沒有唯一答案,只求你要的答案 有用比正確更重要 Case3 如何加強人文素養? 日本史的本質 用自己的方式彙整 現代人為何需要人文素養? 人文素養是自信的來源 第二部分 應用篇:OUTPUT產出 第三章 怎麼學才能讓產出更優質? 自己搞懂了,才能說給別人聽 TOYOTA主管靠這招脫穎而出 一流菁英的必備條件:有問必答 說明的能力將影響你的評鑑考核? 用三大疑問詞搞懂事物 WWH整理法 思考+整理=好評 搞懂管理 2W1H理解法 第四章 3Q產出執行表:化被動吸收為精準產出 你能解決這三個疑問嗎? 01 列出三大問句 02 填充題 03 完成二十字濃縮表 Point 書寫注意事項 Case2 化厚書為行動 彙整順序 讀書不白讀 你讀的文章是否僅止於「理論」? 化動詞為動作 自問自答行動法 Case3 用屬於你的方式學習 不管主動、被動,都能使用紙一張整理術 產出範例 第三部分 奧秘篇:CONTRIBUTION貢獻 第五章 工作有貢獻才有價值 案例 這樣學,才能出人頭地! 自我投資不等於賺錢? 業績是誰創造的? 你為誰工作? 田坂廣志的教誨:工作是什麼? 我們工作究竟為了誰? 「學」為什麼變不了「錢」? 貢獻型學習 第六章 紙一張貢獻執行表:任何職場技能都能現學現賣 紙一張貢獻執行表 01 填寫右上三欄 02 彙整關鍵字 03 歸結3Q 傳達所學 Case2 靠學習提昇團隊工作能力 一定要用作者的話嗎? 3Q怎麼寫,由你決定 先求聽得懂,再求做得到 本書的最後案例 終章 喚醒你心中的求知慾 後記

序跋

前言 / 為什麼無法學以致用?—你需要「紙一張整理術」
◎文/淺田卓 首先,謝謝你拿起這本書。 讓我猜猜你為什麼拿起這本書吧!你是一個平常積極閱讀商業書籍、參加商務課程的商務人士,卻為下述煩惱而苦—— 明明學了這麼多東西,為什麼真正需要時卻無法活用呢? 又或是,你並不追求學以致用,只是單純喜歡學習? 我天生喜歡閱讀、看網路教學影片、訂購教材、參加講座。 還是說,你沒有自學的習慣,是因為對未來不安才拿起這本書呢? 科技日新月異,我如果再不進修,可能就被時代淘汰了...... 無論你是因為工作需要、喜歡學習還是怕被時代遺棄才拿起這本書,總歸一句,就是想要將所學有效運用在工作上。本書就是要幫助你達到這個目標,接下來我要介紹的超實用方法,看完絕對讓你茅塞頓開! 你也有以下煩惱嗎? ● 特地學了新的工作技能卻派不上用場,根本是學心酸的…… ● 學的東西都是興趣使然的消費型學習,沒有可活用在工作上的投資型學習。 ● 心血來潮買了書想進修,讀完就像喪失記憶一般,忘得一乾二淨…… 其實,很多商務人士都跟你有同樣的問題,但是放眼市場競品,沒有可以有效解決這些問題的方法。 為什麼呢?因為世人對學習有很多錯誤的老舊觀念。 以下就是幾個典型的誤解: 錯誤觀念①:必須把所有東西記起來。 →如果你是為了工作而學,不用背下全部,只要記住「一行」就夠。 錯誤觀念②:努力學習就是把所有知識塞進大腦。 →想要學以致用,就要有輸入是為了產出的觀念。 錯誤觀念③:學習是為了自己。 →如果你學東西是為了運用在工作上,那你其實是為了他人而學。 除了搞懂,還要能夠做到。簡單來說,就是將日常工作理所當然地做好。如果你常常明白了,也搞懂了,卻不確定是否做得到,請務必用本書所介紹的職場活用三大表格,從內改變自己的學習狀況。 這個方法分為三部分: 第一部分—基礎篇:INPUT,輸入。 很多商務人士在輸入新知後,很快就忘得一乾二淨。而輸入學習法的目標,就是讓你將所學牢牢記在腦海裡。 第一章將帶你釐清學了就忘的三大原因。 第二章則帶你對症下藥,利用「紙一張」解決這個問題。 有人發現了嗎?剛剛終於說到本書的關鍵字—「紙一張」。 沒錯,本書介紹的學習法,只要寫在一張紙上就可執行!不僅方法簡單,還有以下三大優點: ● 教你如何用二十字濃縮新知。 ● 教你如何用三個重點,簡明扼要地向人說明自己學到的東西。 ● 幫你建立好人緣,成為同事與客戶之間的人氣王。 這個「紙一張整理術」,正式名稱就叫做紙一張學習系統。本書將為你首次揭開該學習法的神祕面紗!想知道葫蘆裡賣什麼藥嗎?繼續讀下去準沒錯! 第二部分—應用篇:OUTPUT,也就是產出。 很多人都有學了卻無法致用的問題,學到東西就滿足了,導致無論學了多少東西,都無法活用在工作或日常生活中。 相信不少讀者看到這裡,都有一種被說中的感覺吧。那麼,到底要怎麼做,才能將學到的東西產出呢? 在第三章中,我們將對產出進行簡單的定義,這本書一定能為你找到答案。要先釐清問題,才能夠有效付諸行動。 第四章將告訴你第三章的具體執行方法,也就是如何靠寫在紙一張上,進行產出型學習法。 先提醒大家,基礎篇的重點是搞懂和做到,釐清第一部分後,才能夠行使應用篇的「紙一張整理術」喔。 學會基礎和應用後,最後進入第三部分—奧祕篇:CONTRIBUTION,貢獻。 第五章要帶各位釐清無法學以致用的原因。奧祕的「奧」有深奧的意思,到了第三部分,你需要進一步認清自己的學習觀與工作觀。開竅後,才能夠引發別人的共鳴,並了解工作的本質。在第五章的引導下,才能更加了解第六章「紙一張整理術」的奧祕。 別懷疑,這些方法只需要寫在一張紙上就可以,保證讓你驚呼:「天吶!學以致用竟然這麼簡單!」 看完以上說明,你是否對紙一張學習系統的學習流程比較有概念了呢?當然,關於實際的執行方法,內文會有更詳細的解說。在這裡,我想先跟各位談談本學習法的內涵。 為什麼正式名稱不是紙一張整理術,而是紙一張學習系統呢?之所以命名為系統,是因為只要你照著本書循序執行,不用勉強自己學習,自然而然就能釐清此法的本質。 有些內容剛看可能會不理解,但只要按照順序讀下去,你會發現自己在不知不覺中已經學會了。本書教的是一套系統、組織架構,也是機制。 我第一次被啟發是在高三考大學的時候。當時我對很多科目一竅不通,但在優質參考書的幫助下,原本覺得很困難的科目,竟然成為拿手強項。我的成績也因此突飛猛進,最後順利金榜題名。我這才知道書竟擁有如此大的力量,一本好書,足以改變一個人的人生。 第二次是在準備出社會找工作的時候被啟發的。當時日本社會正處於就職冰河期,即便如此,我仍靠著一本優質的就職教學書,成功進入TOYOTA汽車公司服務。 雖然說是優質,也只是在一張表單上,反覆寫下自己人生中做過的事罷了。考大學時也是一樣,只是日復一日重複一些簡單的動作。正是因為簡單,才能夠持續不間斷,相對的,如果你做的事情很複雜卻沒有意義,到頭來不過是白費力氣罷了。 在合理的機制下努力,才能夠做出成果。 我以前念書時曾練過柔道,也是靠同樣的方法讓自己不斷進步。武術和技藝有招式,學習也是一樣,要把事情學好必須滿足兩個條件: 一、講究本質的系統(組織、機制) 二、簡單的招式(動作) TOYOTA 的工作法是「紙一張彙整法」,這一點會在第二章詳述。我靠「紙一張」找到了工作,也靠「紙一張」成功轉職。自己創業後,我甚至以「紙一張」為主題,建構了一套商業框架,設計出獨特的商務技能,投身社會人士的教育界。 「紙一張」無疑是我的人生救星,無論大考、出社會、換工作、創業,都是靠寫在一張紙上,這個簡單的動作而已。 這些人生經驗告訴我,無論任何事情,都可以用「紙一張」來理解、實踐和學習。至今我出版過四本書,都是以「紙一張」為前提寫成的。以前的作品都在強調學習成果,本書則將重點放在學習法本身。 因為本書和前四本作品的內容性質完全不同,所以,有人願意拿起這本書,我真的非常高興。不過,無論是以前還是現在,我都是抱著一樣的心態出書的—— 我只出領域中,前所未有的書。 既然出了,就要成為該領域的指標和聖經。 這本書期許能成為商務人士在工作、學習上的自學基礎,希望各位讀完本書,都能夠受益良多,獲得從未有過的新鮮感和新啟發。高中的優質參考書改變了我的一生,我衷心期盼,本書也能翻轉各位的人生。 這篇前言是否成功勾起你的興趣了呢? 我們內文見。

內文試閱

多不過二十字, 少不過一句話 接下來,我們要從理論進階到執行的部分。 先複習一下第一章的三大關鍵字: ①釐清學習目的 ②思考和整理 ③簡化表達 只要這三個方法,就能夠擺脫學什麼忘什麼的窘境,長期保存輸入大腦的記憶。 首先我們來看看第一章最後提到的③簡化表達。 在上「紙一張講座」時,我都會苦口婆心地提醒學員: 將每個學習內容濃縮在二十字以內。 其實前面的內容已經偷偷舉了好幾個例子,你發現了嗎? 世風日下,現代人幾乎是學什麼忘什麼。(十八字) 在這個時代,學習已成為一種消費。(十六字) 那是因為,我們把學習當成了消費。(十六字) 設法將「消費型學習」改為「投資型學習」。(二十字) 學習過程中,沒有經過思考和整理。(十六字) 沒有將學習內容進行簡化和彙整。(十五字) 用「紙一張」改掉自我滿足的工作方式。(十八字) 將每個學習內容濃縮在二十字以內。(十六字) 如何?這些句子是不是都很簡明扼要呢? 看到這些重點句時,應該都感到一目瞭然吧?這並非偶然,而是我謹守二十字原則,將每句話定量縮減的關係。 那為什麼是二十字呢?理由很簡單,因為只要二十字就能將想說的內容交代清楚。 俳句就是很好的例子。俳句是由「五、七、五」共十七個音組成的日本短詩,加上完整的標點符號就是五,七,五。 這樣總共是幾個字呢?我們來算算看。 五,七,五。 =(5+1)+(7+1)+(5+1) =二十字 十七個音加上三個標點符號,總共是二十個字。 此外,日本的稿紙也是一行二十字。為什麼是二十字呢?這和俳句組合是一樣的道理,二十字足以成文。 以前在念書時,有些國文試題會要你找出文章裡的重點並限制回答字數,我曾學過這樣的解題技巧:「若題目規定字數需少於四十字,就是要你回答兩個重點;若規定字數需少於六十字,就是要你回答三個重點。」藉此提升解題速度和得分率。 由此可見,一句重點大約就是二十字。 上面洋洋灑灑舉了三個例子,其實我要說的只有一句話: 只要二十字就能將想說的事情交代清楚。 數完這句話有幾個字後,你就可以繼續讀下去了。 TOYOTA 教我的事:濃縮的力量 看完上面的說明,各位應該都明白為什麼要濃縮成二十字了。不過,光是知道為什麼還不夠,重點是: 要怎麼做才能將內容濃縮成二十字呢? 在回答這個問題之前,我想先向各位自首一件事。 我以前很不擅長濃縮內容。 看到這裡一定有人心想:「真的假的?前面你不是濃縮出很多二十字的重點句嗎?」別懷疑,是真的。 說出來可能沒人相信,我以前是國文白癡。尤其是整理重點型的題目,每每遇到都是一個頭兩個大。 從前的我是如何變成濃縮高手的呢?當時我讀了很多教人如何彙整重點的書,無奈都不見效。 直到我進了TOYOTA,每天都得做幾百張「紙一張型文書」,才從基礎改善了我的彙整能力。 TOYOTA 教我的事:文書的「三不限制」 我的上班族生活大半都是在TOYOTA 度過。TOYOTA 一年就能創造超過兩兆圓的盈利。像這樣的國際級大企業,藏有什麼樣的工作祕訣呢? 針對這點,市面上的觀點五花八門,大家各有各的主張。但我認為,重點在於TOYOTA 內部的「紙一張彙整工作術」。 TOYOTA 習慣將所有文書簡約成一張紙,無論是企劃書、裁決書、請購單、報告書、會議紀錄、分析資料、審議資料、討論文件,都是彙整成單張A4或A3紙。 雖然公司對此並無明文規定,但TOYOTA 上下共有七萬名員工,基本上都採用這個方法。我在《在TOYOTA 學到的只要「紙一張」的整理技術》一書中,曾介紹過TOYOTA 實際使用的「紙一張型文書」。 這些文書有「三不限制」: ● 限制①:不超過一張紙 ● 限制②:不超出框格 ● 限制③:不偏離主題 第一點應該不難理解,就是文書內容不超過一張紙。基本上不超過一張A4,如果不夠,就以一張A3為限。 每張資料上都有數個框格,也就是欄位、儲存格,每個框格上方都標有主題。在製作文書時,文量不可超出框格,且不可輸入跟主題無關的內容。 問題來了,在紙一張、框格和主題的這三大限制之下,一直製作文書會發生什麼事呢? 因為每天都必須想方設法將資料彙整成紙一張、一個框格和一個主題,不難想像,彙整能力一定會突飛猛進。 當你做的資料愈來愈多,這些量就會提升彙整能力的質。一開始我彙整得並不順利,每次把做好的文書給主管看,都是滿江紅,內容被主管大刪特刪。 改完後再拿去,還是白紙去,紅紙回。慢慢的,我終於能夠不倚靠別人的力量,將文量控制在框格內。 如果你擔心:「我不像你有主管可以幫忙看耶,只靠自己,真的有辦法提升彙整能力嗎?」我可以告訴你:「可以的。」在主管的輔助下,我確實很快就抓到了精髓。「速度」不是重點,只要你製作文書時遵守紙一張、框格和主題的三個限制,就一定能夠練就一身彙整功夫。 有了限制,自然無法自由發揮。我的學員、讀者經驗告訴我,無論再怎麼不擅長簡化文章,只要堅守「三不限制」拚命練習,最後一定都能成為彙整高手。所以不用擔心,就放手去做吧! 要學會本質,你需要思考和整理! 我因為天生不擅於彙整資訊和情報,所以一路走來克服了許多困難。 前面強調了限制對彙整能力的重要性。事實上,限制對學習也非常重要。為什麼呢?因為學習非常注重思考和整理,而限制正是促進思考和整理的重要催化劑。 還記得前面提到,學過不忘的三大方法嗎?①釐清學習目的、②思考和整理、③簡化表達。接下來,我們就來看看第二項的思考和整理。我對思考和整理的定義是:整理資訊、歸納想法。 製作文書也好,工作學習也好,過程中都必須反覆思考、不斷整理。面對一個主題,首要之務就是整理資訊,才能作為思考的基礎,之後再將雜亂的想法加以歸納。 要注意的是,人的思緒很容易天馬行空地亂跑,所以想半天也歸納不出一個結論。 相信各位應該都有過這樣的經驗——主管請你想得深一點,你努力想、拚命想,卻一直鬼打牆,想不出答案…… 這時,就是「限制」派上用場的時候了!限制能為我們指引思考的方向,一旦有了框架,人就會想方設法在侷限中找出答案,最後歸納出一個最簡單的結論。 有了限制後,你會發現自己開始出現這樣的口頭禪:簡單來說、總而言之、歸根究底,進而養成絞盡腦汁的習慣,不濃縮成一句話絕不罷休。 相信各位都有注意到,我剛才用了絞盡腦汁這個詞。絞盡腦汁其實就是反 覆思考、不斷整理。 那麼,為什麼要絞盡腦汁呢?其實是為了找出某個東西,那就是你面對的主題的本質。本質是本書的關鍵字,但究竟本質是什麼意思呢?本質是符合眾多事實和現象的道理。 假設你不斷學習新事物,經過反覆的思考與整理,最後找出了手邊業務的本質,也就是依據和判斷基準。 這麼一來,無論身處何時何地,你都能夠果斷地做出判斷並付諸行動。即便遇到突發狀況,也能不慌不忙地做出應對。 釐清本質後,無論別人怎麼攻擊你、出盡奇招想要把你問倒,你都能堅持自己的立場,對答如流。沒錯!這就是釐清本質的力量,也是工作時不可或缺的技能。 此外,本質還有一個很重要的特徵——本質的概念都能用非常簡單的一句話表現。 正因為本質是反覆思考整理過後的產物,不需要太冗長也能夠清楚表達。用二十字濃縮術來說,就是:學習是透過思考整理來探求本質的行為。 如果你習慣仰賴流於表面的死背、沒有系統的解讀,能記得一半就謝天謝地了。面對你要面對的主題,就應該絞盡腦汁思考和整理。 本質是一通百通的,只要搞懂一個,就能連帶理解很多事情,達到順藤摸瓜的效果。再加上本質都能用非常簡單的語言描述,可簡化輸入的資訊,達到加強記憶的效果。 整理資訊,歸納思考——思考整理可協助我們釐清本質,進而做到學過不忘三大方法的第三項,簡化表達。只有學過不忘,才能夠學以致用,對工作才更有幫助。

作者資料

淺田卓(浅田すぐる SUGURU ASADA)

「紙一張」傳達大師 「紙一張」WORKS股份有限公司(1 Sheet Frame Works)董事長。愛知縣名古屋市人。大學畢業後,進入TOYOTA汽車公司的海外業務部門工作,後外派美國,第六年接下全球企業網站的管理業務。離開TOYOTA後,轉至GLOBIS公司任職,後離職自行創業。目前以「商業溝通」為題舉辦多場企業研修、演講與顧問諮詢等活動,到2018年10月為止,已有8,500人上過他的課。 其公司的自創教育課程——「傳達思考×紙一張式1 Sheet Frame Works」在日本掀起一股炫風,吸引日本各地民眾報名聽講。其處女作《在TOYOTA學到的只要「紙一張」的整理技術》(台灣由天下雜誌出版)是於2015年暢銷書排行榜第四名的佳績,並陸續在五個國家翻譯出版,是暢銷書榜上的常勝軍。 台灣有四本翻譯出版品《在TOYOTA學到的 只要「紙1張」的整理技術》(天下雜誌)、《在TOYOTA學到的只要「紙1張」的超實踐整理技術》(天下雜誌)、《一聽就懂的說明術》(遠流)、《成功語錄超實踐!松下幸之助的職場心法》(寶鼎)。

基本資料

作者:淺田卓(浅田すぐる SUGURU ASADA) 譯者:劉愛夌 出版社:三采文化 書系:輕商管 出版日期:2020-04-17 ISBN:9789576583261 城邦書號:A2001399 規格:平裝 / 單色 / 176頁 / 14.8cm×21cm
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