同時有10件緊急工作，先做哪一項？ 優先工作的判斷標準：緊急、重要、耗費心力。 該擺第一的工作，不是最花時間，而是難度最高！ 「例行工作」、「重點工作」、「突發工作」！全部得做好，而且要「零失誤」！ 外科醫生的忙碌生活，我們只能從影集中窺見一二，特別是外科醫生，常常會碰到緊急開刀的病例，就算已經排定手術行程，還是會遇到急診病患需要動緊急手術的狀況，每天都生活在緊張高壓的情緒裡。換句話說，在執行多工處理的過程中，醫生們需要隨時變動優先順序，病患的重要度與緊急度也隨時在變。重點是，救死扶傷的工作不容許錯誤或失敗。同時，醫療工作需要團隊合作，醫生光有高超技術沒有任何意義。 把病患和手術替換成一班上班族的工作，你是否常常遇到這樣的狀況：○1手上有很多工作同時進行，必須發揮多工處理的效能；○2無法決定先後順序，就算決定了也會被迫變更；○3所有案子都是「緊急」且「重要」，不知該如何安排……而且，○4每天生活忙碌不堪，無法消除疲勞感，身心極度疲憊。 作者裴英洙身兼「醫師、經營者、顧問」三重身分，他在擔任外科醫生時，每天都要做10個以上「緊急又重要」的決定，還得同時處理突發狀況；之後他轉任病理師，每一件病例判斷都有「不能出錯」的壓力。在他研修經營顧問課程時，發現在醫療第一線或醫生執業時獲得的知識，以及擔任病理醫生時，判斷重大疾病的經驗，可以充分活用在商業界發生的「問題」上。 在面對每天的「例行工作」，和排定的「重點工作」，甚至常常會無預警出現的「突發工作」，一個人的資源和集中力有限，如何分配有限資源？如何避免浪費心力？如何有效做決定並確實執行？將是決定工作是否能夠在時間內完成（不用加班）、以及是否能將失誤率降到最低（高效率）的重點考量。 擺脫忙碌與壓力生活的「三大原則」 ◎原則1：不僅安排順序，更要保留變動的餘裕 優先順序會經常變動，當「最優先事項」突然插進來時，你必須決定要將哪一件事往後延。 ◎原則2：每天的生活，就是為「緊急」時刻做準備 生活中的一切事物都是為了「緊急」時刻做準備，假想失敗的準備，才能隨時應付緊急狀況。 ◎原則3：維持好的工作表現，要預防所有「失敗」 「每次的表現都是一百分」，遠比「只有一次一百二十分，其他時候只有六十分」還重要，工作最重視的就是維持一定水準。 10件工作如何安排，才能做得快又好？ ◎用急診室醫生的「分類術」，精準又快速 分秒必爭的急診室裡，醫生必須決定要先救誰，也要決定什麼樣的病患可以之後再救治。這個決定先後順序的方法就是「檢傷分類」。 ◎一定要學會四種分類：優先、非緊急、簡單、無法處理 四種分類的判斷基礎是「現有資源是否能處理？」如果判斷無法處理時，要當機立斷的尋求幫助。 ◎把「簡單、非緊急」的工作分派出去，準沒錯 難以決定優先事項（紅色）時，不妨先從眾多任務中選出「任何人都能處理、短時間內可以做完」，以及「可以稍後解決的問題」，簡化要處理的任務。 從大盤子開始洗，即先處理「難度高的工作」 ◎不是精算「花多少時間」，而是「難度多高」 迅速從不同主軸瀏覽，不要花超過五分鐘，時間估算無需太精準，只要將重點擺在「棘手度」，概略掌握自己處理需花多少時間、是否需要他人協助、如果需要，需請多少人幫忙等所需人力就可以了。 ◎從「大規模、高難度」開始處理 當身心俱疲時，很難再提起精神處理重要工作。就算硬逼著自己去做，也很可能因為疲倦無法做出滿意成果。因此，趁著還有腦力與體力時，先完成難度較高的工作。 ◎用四大項目幫工作「打分數」，最高者優先處理 同時有好幾件「都很重要的工作」時，就用「人、物、成本、時間」的標準來考量，幫這幾個工作打分數，再依分數排出順序。 ◎「高難度、大規模」的工作，要一口氣做完 評分時可依自己工作的需求，在各項目的重要性加權，例如在絕對要遵守截止日的業界裡，時間項目要加重；若是嚴格要求成本控管的公司，則是加強成本項目的比重。 ◎突發工作出現時，先把手上的做好！ 只要你已經開始做優先工作，就能沉著冷靜地處理插隊的緊急任務。「還沒開始做」和「做了1/3」的狀態，心情會有極大差異。 先排除「不可能的選項」，別急著找正確答案 ◎找出可能性低的選項，排除它 先排除「不可能」或是「可能性極低」的選項，避免多花時間找「錯誤的答案」。 ◎就算排除，也要因應狀況「重覆檢視」 排除的選項不代表可能性就一定是0，因此也要視不同情況，重新檢視已排除的選項。 ◎「會思考」比「找答案」更重要 如果一開始就急著找正確答案，執行之後才發現偏離正確解答，等於花費心力在審慎研擬錯誤的解決方法，最後還是徒勞無功。 ◎掌握該捨棄的資訊，就能愈快得到解答 每天獲得的資訊量遠超過我們需要的，該如何聰明地捨棄（＝排除），便成為做決定的重要關鍵。這些選項是否有用，就要看你具備多少「運用排除思考的能力」。 ．讓工作流程順暢的小訣竅！利用「三個箭頭」，畫出順序 例： 東京車站 大阪車站－－－－－不清楚該使用哪種交通方式？ 畫上三個箭頭後…… 東京車站 名古屋車站 新大阪車站 大阪車站 －－－－一看就知道要搭乘新幹線（電車）。 　東京車站 羽田機場 伊丹機場 大阪車站 －－－－－一看就知道要搭飛機。 →該選擇哪種處理方式，一目了然。 「三個箭頭」的特色： 1.箭頭不只將流程具體化，還能把工作均分處理。 2.區分資訊時，要讓每一份都「夠清楚」。 3.箭頭=區分點，執行中發生問題也不用擔心。 注意！串聯的事項要有「連貫性」。 不是每一次都順利完成工作時，你該怎麼辦？ ◎分析「失敗原因」，一敗有十勝的價值 這一次做錯了，下一次就知道怎麼做才對，不要沉溺於失敗經驗，將其視為邁向成功的必經歷程吧！分析敗因，才知道日後有相似案例時，該用什麼方法有效解決。 →自認正確的做法，不一定是正確解答，當遇到失敗、挫折時，才知道另闢正確道路。 ◎面對自己不知道的事情，就老實說不知道 面對不清楚的狀況，「裝懂」才丟臉！「不知道」不是一件丟臉的事情，「讓自己生活在無知裡」才可恥。當遇到不懂的問題時，「不知道」，是讓討論更深入熱烈的關鍵字，用自己的話陳述一次，確認雙方理解相同，表達「回答」的誠意，還能爭取時間想出「更好的解答」。 把力氣「分配」在對的事，效率提高50%！ ◎努力有限，「分配」比「多做」更重要 工作時，要懂得把力氣用在對的地方。一天的心力有限，必須思考如何將現有資源發揮到極致、如何巧妙分配有限資源。 ◎體力和腦力有限，不能事事「全力以赴」 一整天能分配的體力與腦力有其限度。想讓工作更有效率，就必須巧妙分配有限的體力與腦力，一味逞強，表現反而低下。適度休息，才能在下一個關鍵時刻拿出全力衝刺， ◎處理重要工作時，讓你效率再加倍的小技巧 1.模仿成功者的做事習慣和方法，內化成自己的優點。 2.「一」的觀念：完成一個小目標、用一句話說明、留給自己一個人的空間。 3.開始工作前，將過程分解成單一靜止圖片，一一確認，加強記憶。 4.做筆記時，記得寫下「關鍵字」就好，長篇記錄，費時又難以回想。 5.行事曆只寫「開始時間」，讓自己產生空閒的放鬆感。 把失誤率降到最低，工作表現不再「時好時壞」 ◎工作沒有特效藥，維持優秀表現，就看這三點 1.站在舞台上的品質──熟練工作領域的基本功夫。 2.維持穩定表現的品質──減少「時好時壞」的表現。 3.維持卓越品質－－每一次都做到最好。 ◎維持專注力的祕訣：別中斷手上的工作 專注力最多只能維持90分鐘，一但中斷手上工作，要花更多時間才能重新進入專注狀態！因此重要的是「讓自己不被打擾，在90分鐘內把優先工作完成」。 ◎把生活模式和工作方法都「例行化」 省下思考的時間，就能發揮更多力氣在困難的工作上！ 專家的提醒！別讓身體狀況，影響你發揮實力！ ◎自己的身體，比一切事項都優先 身體才是你最大的資產，老是抱著「撐過去就好了」的心態，輕忽健康，會為工作穩定性投下不確定的炸彈！ ◎保養身體的小祕訣，天天都能做！ 1.早上起床，先喝一杯溫水暖身：避免造成內臟負擔。 2.簡報前記得深呼吸：身體不缺氧，思緒更清晰。 3.解宿醉的好方法：喝水之後閉目休息，促進肝臟血液循環。 4.選擇要咀嚼的食物：咀嚼的動作，可以活化腦神經細胞 5.午餐前先喝一杯茶或咖啡：下午剛好有精神。 【本書特色】 ◎作者身兼醫生、經營者、顧問三重身分，結合經管知識和將醫療現場實務技巧。 ◎醫生才知道的高效率工作分類術，排對順序，才是真正的事倍功半！ ◎聰明決斷分類術+醫生獨家養身小訣竅，讓你在職場上發揮100%實力！ ◎自己工作有效率，還不夠！14個祕訣讓別人幫你更上一層樓！

【前言】10個緊急的重要工作，如何分配並樣樣做好？ 【第1章】　10件工作如何安排，才能做得快又好？ 　　◎（方法1）急診室醫生的「分類術」，精準又快速 　　　　．該先救誰？急診室醫生都在用的分類順序法則 　　　　．一定要學會四種分類：優先、非緊急、簡單、無法處理 　　　　．無法解決的問題，一定要先斷然放棄 　　　　．把「簡單、非緊急」的工作分派出去，準沒錯 　　◎（方法2）從不同主軸，檢視手上的任務 　　　　．○1先用同一主軸（ex：時間），判斷每項任務 　　　　．○2再用不同主軸，檢視同一任務 　　　　．不是精算「花多少時間」，而是「難度多高」 　　　　．用「時間」和「集中力」分配現有資源 　　◎（方法3）從大盤子開始洗，即先處理「難度高的工作」 　　　　．從「大規模、高難度」開始處理 　　　　．用四大項目幫工作「打分數」，最高者優先處理 　　　　．「高難度、大規模」的工作，要一口氣做完 　　　　．突發工作出現時，先把手上的做好！ 　　◎（方法4）做重要決定時，像「刷油漆」一樣 　　　　．讓你「感覺怪怪」的地方，就是關鍵 　　　　．養成宏觀、微觀兩種全方位視角 　　◎（方法5）先排除「不可能的選項」，別急著找正確答案 　　　　．找出可能性低的選項，排除它 　　　　．就算排除，也要因應狀況「重覆檢視」 　　　　．不要一開始想找答案，會思考比找答案重要 　　　　．掌握該捨棄的資訊，就能愈快得到解答 　　◎（方法6）利用「三個箭頭」畫出順序，確定流程 　　　　．箭頭不只將流程具體化，還能把工作均分處理 　　　　．區分資訊時，要讓每一份都「夠清楚」 　　　　．找到區分點（箭頭），執行中發生問題也不用擔心 　　　　．串聯的事項要有連貫性 　　◎（方法7）以「自己做得到、做不到」的因數分解解決問題 　　　　．從「人、事、時、地、目的、方法」中找到可控制要素 　　　　．知道哪些工作該求助，才是真正的高手 　　　　．懂得分配，就能事半功倍 　　◎（方法8）從影響「範圍」與「深度」等兩大軸心思考 　　　　．影響範圍：自己、團隊、顧客 　　　　．影響深度：觀察、事後反應、立即反應 　　　　．預測須採取的行動，避免意外和失誤 　　　　．排出先後順序，也讓團隊成員掌控進度 　　◎（結論1）分析「失敗原因」，一敗有十勝的價值 　　　　．這一次做錯了，下一次就知道怎麼做才對 　　　　．分析敗因，找出有效的解決辦法 　　　　．勇往直前、不放棄……，還不夠！ 　　　　．自認正確的做法，不一定是解答 　　◎（結論2）面對自己不知道的事情，就老實說不知道 　　　　．面對不清楚的狀況，「裝懂」才丟臉 　　　　．用自己的話陳述一次，確認雙方理解相同 　　　　．「不知道」，是讓討論更深入熱烈的關鍵字 【第2章】 把力氣「分配」在對的事，效率提高50%！ 　　◎（方法1）努力有限，「分配」比「多做」更重要 　　　　．配自己的努力，比埋頭苦幹更有效率 　　　　．一天的心力有限，巧妙分配最重要 　　◎（方法2）體力和腦力是有限的，不能一直「全力以赴」 　　　　．凡事都要「全力以赴」？錯了！ 　　　　．一味逞強，反而表現低下 　　◎（方法3）這樣「取巧」才對，記住3原則 　　　　．○1工作進度掌握在自己手上時，一定要全神貫注 　　　　．○2例行公事，盡量別花太多力氣 　　　　．○3吃飯與睡覺時，要完全放鬆精神 　　　　．「精神放鬆」要有明確目的，消除疲勞後再出發 　　◎（方法4）盡量模仿就對了！內化成自己的優點 　　　　．模仿的同時，別忘了學習並內化成自己的優點 　　　　．模仿成功者的作息，重新分配自己的工作順序 　　　　．了解對方「怎麼說」，就知道他是「怎麼想」 　　◎（方法5）工作時，要抱持「一個」的觀念 　　　　．○1Single Hit：從完成小目標開始 　　　　．達成階段性小目標，就是邁向最後成功的方法 　　　　．○2Single Sentence：用一句話講出重點 　　　　．○3Single Time：保持獨處的時間與空間 　　　　．讓身體有放鬆的時間，重新恢復最佳狀態 　　◎（方法6）利用會動的「靜止圖像」，加強記憶 　　　　．將過程分解成單一圖片，一一確認 　　　　．實際動手前，先從想像的過程圖像中調整 　　◎（方法7）重要事項，就用「標語式」提醒 　　　　．有韻律的短標語，緊急時刻也能浮現腦中 　　◎（方法8）做筆記不是寫文章，記下「關鍵字」就好 　　　　．記下關鍵字，日後自己可以聯想就好 　　　　．善用「關鍵字」筆記：省時、省空間、多妙想 　　◎（方法9）太完整的筆記，費時又單調，多用「關鍵字」 　　　　．太完整的筆記，反而費時又單調 　　　　．「關鍵字」筆記，是最佳靈感來源 　　　　．從前人重點中結合自身經驗，發展出創新好點子 　　◎（方法10）提早上班，在安靜的辦公室從容安排一天行程 　　　　．嚴格要求早起的醫師，是為了病人的心情著想 　　　　．一大早上班，讓自己有時間充分發揮工作品質 　　◎（方法11）筆記本格式一樣，10年後還是能想起來 　　　　．標題、書寫格式不要有太大變動 　　　　．筆記格式愈簡單，回想情節愈清楚 　　◎（方法12）行事曆只寫「開始時間」，製造「空閒」感 　　　　．不寫出「結束時間」，反而更「省時間」 【第3章】 工作表現「時好時壞」？這樣做失誤率最小 　　◎（方法1）工作沒有特效藥，掌握3個重點 　　　　．達到優秀的工作表現，就看這三點 　　　　．讓工作環境維持高品質、低變動 　　◎（方法2）「避免中斷」你正在做的事，不管發生什麼事 　　　　．維持專注力，最長只能到90分鐘 　　　　．不是提升專注力，而是避免自己被打擾 　　◎（方法3）紀錄「身體感覺」，疲勞之前適時休息 　　　　．簡單「○△×」符號，記錄下自己當日的身體感覺 　　　　．將身體狀況可視化，有助調整工作排程 　　◎（方法4）做討厭的工作，「先做再說」就對了 　　　　．打開你的「工作開關」 　　　　．利用腦神經本能，一開始就把工作做好 　　◎（方法5）先整理環境，提提神，再開始工作 　　　　．工作前打掃，竟可以提高效率！ 　　　　．大腦最靈活的時間，別浪費在昨天的工作上 　　　　．上班、下班前各三分鐘，幫自己打造最佳工作環境 　　◎（方法6）例行公事，要熟練到讓身體「自然反應」 　　　　．正因為每天都要做，更要打好基礎 　　　　．為例行公事建立「固定模式」，任何情況都能順利完成 　　　　．還是會出錯，代表這還不是例行公事 　　◎（方法7）生活模式固定，大腦會有更多時間思考 　　　　．日常生活行為，也要「例行公事化」 　　　　．生活模式固定，一旦出錯，就能馬上修正 　　　　．了解自己的缺點，從細節中留意，避免多花時間處理錯誤 　　◎（方法8）包包內容物「雲端化」，減輕隨身負擔 　　　　．外在負擔少了，專注力自然會提高 　　　　．善用電子產品，選擇、聯結自己需要的資訊 　　◎（方法9）常用的物品尺寸與顏色，愈少愈好 　　　　．辦公文具最簡化，別把心思花在「該用哪一個？」 　　　　．文具用品是輔助，順手、習慣，才能提升效率 　　◎（方法10）走路習慣，改變一個人的思考力 　　　　．「單獨、穿球鞋、背背包」的人，走得快 　　　　．超越行人時，走右邊才不會干擾 　　◎（方法11）創意發想，盡量選在戶外或是開放空間 　　　　．選擇適合自己的環境，把思考力發揮到極限 　　　　．「走路」可以喚醒五感，讓大腦處於「積極」狀態 　　◎（方法12）有驚無險的小疏失，更要深入檢討 　　　　．「隱瞞疏失」，比「犯錯」更嚴重 　　　　．重大事故背後，都藏有被疏忽的小失誤 　　　　．小失誤發生後，立刻記下過程 　　　　．簡單記錄原因、過程、對策，警惕自己不再犯 　　◎（方法13）預防例行公事犯錯，就要「重複確認」 　　　　．團隊合作中，重複確認指示 　　◎（方法14）五個原則，迅速過濾「有效資訊」 　　　　．1捨棄出處不明的資訊 　　　　．2捨棄結論不明確的資訊 　　　　．3捨棄沒有數據的資訊 　　　　．4捨棄五年前的資訊 　　　　．5只保留一張A4紙的資訊量 【第4章】 不讓身體狀況，影響你發揮真正實力 　　◎（方法1）將自己的「身體」，列為最優先事項 　　　　．「撐過去就是你的」這句話，只適合短期應戰 　　　　．「身體」是你最大的資產，別硬撐 　　◎（方法2）早上起床，先喝一杯溫水暖身 　　　　．早上第一個吃進嘴裡的食物，不可以造成內臟負擔 　　　　．早上吃的第二口食物：讓大腦開機的「有糖飲品」 　　　　．早餐要注意！別過度攝取糖分，營養要均衡 　　◎（方法3）3個小祕訣，身體放輕鬆，瞬間消除緊張 　　　　．緊張是正常的生理反應，讓身體「習慣」各種場合 　　　　．除了「充分準備」之外，立刻解除「緊張」的方法 　　　　．1隨身攜帶簡報草稿，「我準備好了」 　　　　．2尋找群眾中的「笑臉」，想像對著他們演說 　　　　．3在句讀點呼吸，讓副交感神經作用 　　　　．1上場簡報前，抬頭挺胸深呼吸 　　◎（方法4）拿下眼鏡、擦汗、將手放在腹部 　　　　．1上場簡報前，抬頭挺胸深呼吸 　　　　．2用手帕擦汗，製造從容感 　　　　．3拿下眼鏡，讓自己看不清觀眾表情 　　　　．4預先錄影演練，可在上場前回顧修正 　　◎（方法5）酒後不要泡澡，應立刻喝運動飲料 　　　　．早起淋浴，可以消除宿醉 　　　　．應酬喝酒後，喝運動飲料和水最好 　　◎（方法6）活化腦神經，要選擇「有硬度」的食物 　　　　．一天吃三餐，大腦才能確實吸收營養 　　　　．活化腦神經，選「有硬度」的食物 　　◎（方法7）午餐後昏昏欲睡，3個訣竅能解決 　　　　．1放慢進食速度，避免大腦供血量減少 　　　　．2午餐前喝一杯咖啡或綠茶，飯後剛好提神 　　　　．3細嚼慢嚥，製造飽足感 　　◎（方法8）邊「吃飯」和邊「工作」，大腦完全無法思考 　　　　．想要把工作做好，就別花腦力同時做其他事 　　　　．吃飯也要多費心神，還會讓大腦血流減少 　　　　．工作不專心，不只沒效率，還影響他人 　　◎（方法9）「免疫權威」的醫生，吃飯時絕對不喝水 　　　　．外科醫生用「左手」吃飯、內科醫生使用「小湯匙」吃飯 　　◎（方法10）醫生每天早上都會親眼檢視「排出的便便」 　　　　．便便的形狀顏色，表現一個人的身體健康狀況 　　　　．生理的反應比心理快，注意身體發出的警訊 　　　　．從筆端放入自動筆芯，鍛鍊手眼腦協調力 　　　　．從手指靈活度，可以知道大腦活躍度 　　◎（方法11）訓練手指靈活度，活化腦細胞 　　　　．剪指甲，尤其是用左手剪右手 　　◎（注意1）預防感冒要勤洗手、常漱口，你知道正確方法嗎？ 　　　　．洗手時，大姆指和其他四指分開洗 　　　　．正確的漱口方法，不是只有清洗口腔就好了 　　◎（注意2）睡再多卻還是很疲勞，可能是「科技焦慮」 　　　　．「科技焦慮」，讓你的工作失誤率增加 　　　　．連續數小時工作，不會有好成效！ 【第5章】　讓其他人的好表現，為自己加分 　　◎（祕絕1）先表達善意，人人都會給你方便 　　　　．1不管遇到誰，一定先點點頭示意 　　　　．2再次感謝，最晚不要拖過第二天 　　　　．3主動縮短彼此距離，打電話勝過e-mail 　　◎（祕絕2）要掌握先機，就「主動打招呼」 　　　　．掌握談話主導權，讓對方照著你的意思做 　　　　．讓對方感到開心，無形中建立良好關係 　　　　．藉由「大聲說話」，了解自己的身體狀況 　　◎（祕絕3）與人談話中，別出現「否定語」 　　　　．別用否定語開頭，換個意思同樣可以表達 　　　　．對彼此都有幫助的談話，從「接納」開始 　　◎（祕絕4）「報告、聯絡、討論」，要迅速確實才有成效 　　　　．即刻傳達有用資訊，不只是公事化的報告、討論！ 　　　　．遲疑、不好意思，會讓你錯過重要決策 　　◎（祕絕5）覺得不對時，馬上「暫停」後再確認細節 　　　　．失誤都是發生在視為「理所當然」的事情 　　◎（祕絕6）洞察4個細節，事先找出錯誤 　　　　．症狀1：沒人敢反應高層錯誤決策 　　　　．症狀2：維持團隊順利，反而隱匿小錯誤 　　　　．症狀3：期望別人把關自己的錯誤 　　　　．症狀4：愈多人一起工作，愈有偷懶機會 　　◎（祕絕7）提醒與除錯，比全程控管更能避免錯誤 　　　　．除錯者，比決策者更重要 　　　　．適時提醒，有助於減少錯誤 　　◎（祕絕8）「示弱」和「話家常」，是拉近距離的戰略 　　　　．讓對方放下心防的閒聊 　　　　．展現同理心，就能得到更多資訊 　　　　．用「第三人稱」和「小故事」開啟話題 　　◎（祕絕9）「廣泛」且「約略」地涉獵各種領域 　　　　．有共同的話題，就有機會得到更進一步的信任 　　　　．參與各種領域，提升自己的創意發想 　　◎（祕絕10）開會時用圓桌，降低彼此對立情緒 　　　　．1圓桌較無順序之分，大家可積極表達 　　　　．2表情難偽裝，容易聽到實話 　　◎（祕絕11）小吃店和居酒屋，是溝通的絕佳地點 　　　　．空間小，正好拉近人的距離 　　　　．1狹小的空間，有助於提升溝通品質 　　　　．2在小吃店可以感受到溫暖的人情味 　　　　．3小吃店無法待太久，有助快速做出結論 　　◎（祕絕12）創造自己「被利用的價值」，人脈自然多 　　　　．展現出自己獨特的「價值」 　　　　．「樂於分享」才是拓展人脈的正確心態 　　◎（祕絕13）不要浪費「年輕人的優勢」 　　　　．「資歷最淺」，代表有「學習和犯錯」的空間 　　　　．你現在的煩惱，前輩們都經歷過！ 　　◎（祕絕14）「立刻手寫」感謝函，成功留下印象 　　　　．除了電子郵件回信，親筆感謝函更有溫度 　　　　．手寫傳達自己的熱忱，就是為自己製造無限可能 【結語】機會來時，你要有能力把握

◎急診室醫生的「分類術」，精準又快速 　　面對一大堆突如其來、緊急且重要的工作時，你會如何處理？有些人會從新案子做起、有的人從自己感興趣的案子做起、還有人會先做主管認為重要的工作，每個人都用自己的判斷標準，安排工作的先後順序。但究竟那一種方式，最有效率呢？ ．該先救誰？急診室醫生都在用的分類順序法則 　　醫界，有一種訂定醫療工作優先順序的方法，叫做「檢傷分類」（triage）。在分秒必爭的急診室裡，醫生必須決定要先救誰，也要決定什麼樣的病患可以之後再救治。這個決定先後順序的方法就是「檢傷分類」。 發生大規模災害時，急救患者會大量湧進醫院，由於醫生、護士、醫藥品與醫療機器等資源有限，因此無法同時治療所有病患。為了盡力拯救寶貴性命，必須有效分配醫療資源。 ◎一定要學會四種分類：優先、非緊急、簡單、無法處理 　　檢傷分類制度將傷患分成以下4種：短時間內○1優先急救病患、○2非緊急急救病患、○3輕度治療病患、○4不治療病患等四類，而且醫生必須迅速做出判斷，判斷後立刻進入治療程序。在實際的急救現場，護士會為病患貼上不同顏色的標籤，表示急救的先後順序，完成檢傷分類步驟。 ．紅色（優先急救病患） 　　病患雖然生命垂危，不過還有救治的可能，因此必須立刻治療。這是最需要投入大量醫療資源的族群。 ．黃色（非緊急急救病患‧第二優先急救病患） 　　緊急程度雖不如紅色急迫，但還是應該儘快治療。通常這類病患沒有立即的生命危險。 ．綠色（輕度治療病患‧保留病患） 　　無需立刻治療或運送的病患，可以稍後再處理。 ．黑色（死亡病患‧無法救治病患‧不治療病患） 　　雖然性命極度垂危，但現有醫療資源（醫藥品、醫療機器、救護人員）無法救治，如果要投入所有資源治療，反而會危及其他病患的生命，遇到這種狀況時只好放棄救治。 ◎把「簡單、非緊急」的工作分派出去，準沒錯 　　過去的經驗、本身的資源、團隊成員的能力以及剩餘時間等因素，都會影響判斷結果。要在短時間內判斷出必須緊急因應的紅色事項，或許有其難度。遇到這種情形時，不妨先從眾多任務中選出綠色標籤，也就是選出任何人都能處理、短時間內可以做完，以及可以稍後解決的問題，簡化要處理的任務。 　　當事者目前的狀況也會影響任務的標籤顏色選定標準，遇到這種情形時，請參考接下來的建議。「檢傷分類」就是找出你現在應該做的事情，從眾多任務中訂定優先順序，有效分配有限資源的行為。 換句話說，檢傷分類思考就是「做決定」的基本觀念。接下來，我將逐一說明「如何做決定」的相關概念。 從不同主軸，檢視手上的任務 　　臨床醫生每天都要診斷或治療幾十名病患，我的做法是，先迅速瀏覽過所有病例（患者資訊、病歷等），找出今天最高的一座「山」。所謂的「山」就是緊急度最高、重要度最高、最耗費心力的棘手工作，也就是用「檢傷分類」法找出「紅色」等級的工作。換句話說，我習慣在正式開始處理工作之前，先在腦中模擬處理過程。 ◎先用同一主軸，判斷每項任務 　　模擬時最重要的就是，要站在同一個主軸從頭到尾思考一遍。假設主軸是「時間」，就要從時間這個主軸來判斷每項任務要花多少時間，例如這個病患只要十分鐘、那個病患要花一個小時等等。若以人力為主軸，就要考量這個病患需詢問幾位別科醫生的專業意見、需詢問指導醫生到什麼程度。此外，以收集資料為主軸也是一個判斷方法，例如是否要去圖書館查資料、手邊資訊是否充足、是否需要上醫學文獻搜尋網站查詢等等。 ◎再用不同主軸，檢視同一任務 　　此時的重點是，要從幾個不同主軸，重複且「迅速檢視」同一座山。套用在商業場合裡，也可以從「成本」這個主軸來考量。如此一來，就能找出優先順序，幫助你輕鬆規劃後續行程。 　　此外，由於自己知道個人力所能及的範圍，因此也能在事前判斷出這個病患是否需要指導醫生或其他專科醫生的協助。如果一定要其他醫生的協助，當我沒有可以諮詢的對象時，我就會立刻暫停這項工作。通常指導醫生都很忙碌，必須事先預約才行，因此能否判斷自己「是否需要其他醫生的幫忙」，也是影響工作進度的一大主因。 ◎不是精算「花多少時間」，而是「難度多高」 　　雖說從幾個不同主軸進行檢視，但由於是迅速瀏覽，因此花不了五分鐘。無需精準到這項任務需花三十分鐘或六十分鐘這種程度，只要將重點擺在「棘手度」，概略掌握自己處理需花多少時間、是否需要他人協助、如果需要，需請多少人幫忙等所需人力就可以了。 　　通常業務員在規劃今天的工作行程時，都會看行事曆，此時腦中一定會開始思考：「這個客人很難應付，要多花一點時間」、「這位常客只要露個面，打聲招呼就好」、「這個新客戶前輩沒有談成，我得先了解一下之前的狀況」、「今天的第三個行程是向顧客做簡報，必須先找主管確認所有企劃內容，準備充分後再到現場去」。在這個過程裡就會開始分配每個行程的時間、確認是否需要前輩與主管的支援、應如何面對客戶、保留吃飯時間等，構思一整天的行動路線。 從「大規模、高難度」開始處理 　　一般人身心俱疲時，很難再提起精神處理重要工作。就算硬逼著自己去做，也很可能因為疲倦無法做出滿意成果。因此，我會在自己還有腦力與體力時，完成難度較高的工作。在此之前，我必須先找出大盤子，也就是將難度較高的工作放在最優先順位。 　　沒錯，在開始處理工作之前，一定要先「找出大盤子」，這也是一種安排工作順序的方法。 　　話說回來，一般人很容易找出需要花心力才能完成的工作，遇到「不知該算哪一種」的工作時，要怎麼處理才好？ ◎用四大項目幫工作「打分數」，最高者優先處理 　　說得再具體一點，當你認為「這些都算是重要工作」時，該如何安排優先順序才對？ 遇到這種情形，我會從「人、物、成本、時間」的標準來考量。換句話說，就是以這四大項目為工作評分；最後再計算四大項目的總分，分數較高的工作就是「大盤子」，應該要優先處理。 　　有些讀者可能會認為還要考量四大項目，真麻煩……，不過，只要從這四大項目來評估工作，就能讓感覺上「很難又麻煩」的工作變得「簡單輕鬆」，進而改變優先順序。這個方法也能幫自己從客觀的角度，看待自己的工作，我建議各位一定要嘗試看看。 接下來我要介紹詳細做法： 第一項是人。依照是否需要別人協助來打分數。 第二項是物。判斷資料是否齊全，是否需要新的裝置與機器。 　　第三項是成本。判斷是否需要花錢，是否需要編列預算或是購入相關物品。 第四項是時間。判斷是否快接近截止日。 從四大項目綜合評估，找出必須優先處理的工作。請注意，無需根據嚴謹的數字打分數，只要按照自己的感覺迅速評分即可。以「需要＝2分」、「皆可＝1分」、「不需要＝0分」的方式來評分即可。 　　事先做好準備與毫無準備的人，正式上場時的心理狀態截然不同。面臨棘手工作時，通常人的情緒會愈來愈興奮，順利翻越高山之後，就會湧現出安心感與成就感，讓工作顯得更加精彩豐富。 ◎「高難度、大規模」的工作，要一口氣做完 評分時可依各項目的重要性加權，在絕對要遵守截止日的業界裡，時間項目的比重可以多一些；若是嚴格要求成本控管的公司，就要加重成本項目的比重。每個人的職場環境不同，可因應自己的需求調整。重點就是要拋開對工作的好惡，找出「大規模、高難度」的項目。 一旦找到這種項目，就趁有體力時一口氣做完。不要為了轉換心情而穿插簡單的小工作，一定要以平常心處理重要工作。在做這種工作時請務必高度專注，集中心力完成。 如同先前我所說的，工作中隨時可能遇到意外狀況或是預期外的工作安排，正因如此，不管發生什麼事，都要「趁著還有體力與腦力時完成高難度工作」，這個態度相當重要。 做完後心情就會放鬆不少，即使處理中等難度的工作也能順利做完，還能隨時準備迎接意外狀況。 先排除「不可能的選項」，別急著找正確答案 　　醫生在診斷疾病時通常會採用排除診斷法，有點類似檢傷分類思考中，找出紅色標籤以外的族群。 ◎找出可能性低的選項，排除它 　　所謂排除診斷法，就是排除可能性極低的疾病。診療病患時，先排除與病患症狀差異過大的疾病，最後再從其他的、可能性較高的疾病中做出判斷。 假設有一名咳嗽患者來門診看病，醫生通常是如何判斷病名的呢？ 　　由於許多疾病都會出現咳嗽症狀，包括感冒、肺炎、流行性感冒、支氣管炎、氣喘、慢性阻塞性肺病、肺結核、肺癌、肺氣腫、百日咳、類肉瘤病（不明原因的全身性肉芽腫疾病）等，因此醫生必須先列舉出可能會出現咳嗽症狀的疾病，再利用鑑別診斷的方式檢視其他症狀，最後確定病名。 　　如果要逐一對照各種疾病，等確定病名，天都黑了。想要在短時間內立刻做出判斷，首先就必須直接排除可能性最低的疾病，留下可能性最高的疾病。 ◎不要一開始想找答案，會思考比找答案重要 　　這個方法也能運用在商場上。人在面對問題時，一定會盡可能列舉出解決對策。從中排除可行性較低的方法，將所有精力與專注力放在剩下來的幾個選項裡。換句話說，不要一開始去找答案，而是排除「不可能的選項」。如果一開始就找答案，執行之後才發現錯誤時，會受到很大打擊。只要偏離正確解答，無論花多少心力審慎研擬錯誤的解決方法，最後還是徒勞無功。 工作沒有特效藥，掌握3個重點 　　我要告訴各位一個令人遺憾的真相，這個世界上沒有任何一種特效藥，可以吃了之後讓工作效率變好，順利達成工作目標。 想要有效率且迅速完成工作，關鍵不在於找出祕技或絕招，而是像鈴木一朗一樣每天勤練空手揮棒，打好基礎、反覆練習。 　　值得注意的是，練習時不可隨便敷衍，而是要「得其要領」，累積正確經驗。很多人一聽到「得其要領」，就以為必須耍心機才行，其實並不是這麼一回事。 　　人的時間有限，一天只有二十四小時。既然如此，就必須將有限資源分配給最重要的課題，處理不是那麼重要的事情時，就要盡力取巧。很多人也認為「取巧」聽起來並不光明磊落，其實只要轉個念頭，想成「以最少的力量發揮工作表現」，就會樂於取巧了。 ◎達到優秀的工作表現，就看這三點 　　所有工作都需要提升品質。不過，所謂的「品質」究竟是什麼？想要達到優質的工作表現，就一定要提升以下三大品質。 　　 　　1站在舞台上的品質──熟練工作領域的基本功夫。 　　2維持穩定表現的品質──減少「時好時壞」的表現。 　　3維持卓越品質──每一次都做到最好。 ◎讓工作環境維持高品質、低變動 每天注意身體狀況，保養維護必備工具，以及在固定模式下做決定，是告別「時好時壞」最重要的關鍵。若是身體狀況不穩定，每天使用不同工具，或是隨著心情變化做決定，絕對無法維持水準以上的工作表現。 成為高效能精英的最大前提就是，每次出手都要創造好成績（穩定的工作表現）。先求有，再求好，也就是先維持穩定的工作表現之後，再將低標往上拉，長久以往下來，自然就能進階，從熟手躋身為高效能（high）精英之列。換句話說，如果你的目標是成為一位長期創造好成績的專業高手，那麼你要做到的不是「爆紅」，而是「穩定發展」。 不讓身體狀況，影響你發揮真正實力 ◎「撐過去就是你的」這句話，只適合短期應戰 　　身體是上班族的資本，唯有健康的身體，才展現最佳狀態。要是各位在宿醉或感冒時，還要向客戶做簡報，你能保證自己絕對可以發揮應有實力？ 　　許多人遇到這種情形會說：「撐過去就是你的」、「一下子沒關係」、「喝提神飲料就有精神了」。的確，如果只是短期應戰，這個方法確實有效。 不過，商場講究的是長期抗戰。再精準的儀器也可能螺絲鬆脫，導致嚴重失敗，或是偏偏在你身體不舒服的時候，接到緊急工作。有時候，一次的失敗，可能會導致過去打下的江山付諸流水。 ◎「身體」是你最大的資產，別硬撐 　　上班族最大的資源與後盾，就是自己的「身體」。只要好好保養「身體」，就能自己掌控這項寶貴資源。身體是完成所有任務的資本，若是減損了後盾的堅固度，就無法專心在前線打仗。想在商場上生存下來，就必須克服弱點、增強優點，這也是保養自己身體的不二法門。 　　身體健康的人，請務必定期做健康檢查；身有痼疾者，則要好好控制病情，這一點相當重要。容我再次強調，身體才是最重要的優先事項。尤其是想休息卻無法休息，或是身體不舒服也不想失去水準的上班族，更要謹記這一點。 期望別人把關自己的錯誤，很不合理 　　我希望各位能清楚一件事：錯誤一定會發生。沒有人是完美的，一定會發生許多意想不到的事情。既然如此，就要事先掌握在什麼狀況下容易出錯，魔鬼又藏在哪些細節裡，了解之後就能謹慎行動，儘早考慮因應方法。只要洞察出下列幾種「症狀」，即可避免錯誤。 ◎症狀○1：沒人敢反應高層錯誤決策 　　通常在醫院裡決定診斷結果與醫療方針的人，是現場資歷最久的醫生。其實不只是醫療界，舉凡上下關係明確的組織或是依年資排序的公司，通常在下位者（資淺者）都不敢指謫領導的錯誤。基本上所有團隊成員都有一種想法，那就是「不要忤逆老闆」，只要是團隊領導所做的決定就要遵守，而且也不會嚴格檢驗老闆的決定是否正確。 ◎症狀○2：維持團隊順利，反而隱匿小錯誤 　　合作無間的團隊或是被其他團隊認為是完美組合的精英團隊，很容易發生錯誤。通常這樣的團隊都會認為錯誤是不好的、絕對不容許任何失敗、出錯是不可取的行為、不想破壞一切順利的感覺，一旦團隊建立了這樣的文化，就會習慣隱瞞小錯誤，最後便會導致無可挽回的失敗。 ◎症狀○3：期望別人把關自己的錯誤 　　這一點最容易在棒球場上看到，打者擊出外野高飛球，中外野手與右外野手都認為對方會接球，最後兩人都沒接到，球直接在兩人之間落地……。發生這個失誤的原因，就在於兩人都認為對方會接球。換句話說，這是對於彼此過度信任而產生的錯誤。 ◎症狀○4：愈多人一起工作，愈有偷懶機會 　　「社會懈怠」（social loafing）是由德國心理學家林格曼（Maximilien Ringelmann）提出的概念，意指團隊合作時，隨著成員增加，分配給每個人的工作量就會減少的現象。林格曼做了一個拉網實驗，結果發現三個人一起拉網所付出的力氣，只有一個人拉網時的八成五。 由此可見，團體行動時，人都會基於「反正人這麼多，稍微偷懶一下也不會被發現」的心理摸魚打混。身為團隊領導人，一定要事先察覺到社會懈怠現象，好好分配工作內容。

作者：裵英洙 譯者：游韻馨 出版社：核果文化 書系：職場通 出版日期：2013-12-27 ISBN：9789868916593 城邦書號：A3150004 規格：平裝 / 單色 / 256頁 / 14.8cm×21cm