即學即用、破除「爛簡報」 亞馬遜讀者盛讚：「本書是簡報白痴的救世主！」 你辛苦做的簡報，是不是常有這些問題： →老闆怒斥、客戶直言：「我不懂你想講什麼！」 →投影片塞滿文字，連自己都抓不到重點 →套用範本，竟毫無亮點與特色 →塞圖表充專業，觀眾有看沒有懂 →上台賣命做簡報，台下睡成一片 不用怕，簡報救星來了！ 前日本IBM首席顧問，成功訓練超過2,000名頂尖人才、「培育專家的專家」—清水久三子 獨門傳授最受歡迎、零失誤的簡報製作術 ７大核心概念．６９招視覺化溝通技巧．１８１張實用圖例 讓你的簡報有內容又好懂，給你勝過千言萬語的超強說服力 本書針對好簡報的構成要素、架構規畫、投影片風格設計等關鍵技巧，集結成專業製作術，教你如何化繁為簡，圖文整合，做出兼具專業與美觀，又能打動人心的好簡報！ 整理最重要的內容：內容有條理：把內容「系統化整理」，而不是全盤托出。勇敢「斷．捨．離」，講重點、不拖沓，才能在短時間內讓人一聽就懂，甚至引發好奇。 用對正確圖表：圖表種類變化多端，務必掌握數量、變化、次序、細目４種基本類型，再進一步拆解或合併運用。另外，「適度留白」也能讓版面簡單有力量。 簡練的版型設計：簡報不是炫技，選擇適合上台報告、用投影機顯示，容易閱讀的字型，同一頁的字型不可超過２～３種。專業人士更懂得在字裡行間拿捏層次，移除多餘雜訊，版面簡單又有力量。 零失誤的穩健台風：人在傾聽時，注意力只能持續５分鐘。講者若沒有在３～５分鐘內提及重點或變換花樣，聽眾就會在最重要的地方閃神。好簡報要先吸睛、再抓住聽眾的心，台下才不會睡成一片。 ◎本書特色： 頂尖企業顧問的「零失誤」心法：如何做出一次過關、不被打槍的簡報？如何在最短時間，提出最有效的資料？隨手翻閱本書，一定會找到方法。 主題分類，查找方便：左頁文字解說＋右頁詳實圖解，零基礎也能即學即用，新手也能成為資料製作達人！再複雜的資訊都能化為一看就懂的視覺圖像。 不囉嗦，講重點！職場人士必備隨身寶典：給沒時間深究「簡報學問」的讀者，做簡報都來不及了，不要再聽作者賣弄學問了！本書蒐羅業界最完整的簡報技巧，隨翻隨用超好上手，可將本書放在辦公桌或包包中，隨時查詢。 ◎專業推薦 林大班 台灣首家專業簡報顧問公司寶渥共同創辦人 孫治華 簡報實驗室創辦人 楊斯棓 醫師、台灣菲斯特顧問

Chapter 1 各種簡報的製作技巧 1 －營運計畫書 ①Why 2 －營運計畫書 ②What 3 －營運計畫書 ③How 4 －向客戶提案 ①不相信‧不急 5 －向客戶提案 ②不想花 6 －向客戶提案 ③不安 7 －調查報告 ①概要‧業界調查 8 －調查報告 ②競爭力調查 9 －調查報告 ③顧客調查 10 －公司內部改善提案 11 －活動報告 12 －說明會資料 【Coffee Break】如何避免簡報被打槍 Chapter 2 設定目標，勾勒架構 13 －設定明確目標 14 －了解受眾，精準行銷 15 －創造核心訊息 16 －加深訊息的印象 17 －資料必備要件 18 －鋪陳情節的方式 19 －情節設定板 20 －製作目錄‧索引 21 －版面設計 22 －選擇表現方式 【Coffee Break】防止資訊外洩的祕訣 Chapter 3 文字→文章的製作技巧 23 －字型是王道 24 －設定字級大小 25 －決定理想的強調方式 26 －刪減文字的方法 27 －文章的好讀程度 ① 28 －文章的好讀程度 ② 【Coffee Break】資料做得快又好的祕訣 Chapter 4 表格的製作技巧 29 －了解表格的種類與特徵 30 －設計表格的項目 31 －決定欄位的記述方式 32 －格線的畫法 33 －設定表格樣式 【Coffee Break】如何避免簡報被打槍 Chapter 5 圖表的製作技巧 34 －4種基本圖表 35 －直條圖－基本篇 36 －直條圖－應用篇 37 －橫條圖 38 －線形圖－基本篇 39 －線形圖－應用篇 40 －圓餅圖 41 －散布圖 42 －泡泡圖 43 －雷達圖 44 －扇形圖 45 －Z圖 【Coffee Break】資料界也有時尚TPO原則？！ Chapter 6 圖解溝通的技巧 46 －圖解的基本步驟 47 －圖形應符合形象 48 －各種關係圖 49 －集合關係圖 50 －因果關係圖 51 －位置關係圖 52 －發展關係圖 53 －程序關係圖 54 －循環關係圖 55 －階層關係圖 56 －善用類比，化繁為簡 57 －圖表的組合 58 －如何改善圖表 ①消滅「重複」 59 －如何改善圖表 ②斷開重複線條 60－如何改善圖表 ③拆解面與面的重疊 【Coffee Break】維持風格一致的祕訣 Chapter 7 以視覺效果強化內容 61 －版面配置的基本原則 62 －提高圖像的可視性 63 －插圖 64 －照片 65 －截圖 66 －擬真視覺效果 67 －強調效果 68 －色彩運用①選擇顏色 69 －色彩運用②無彩色系

　　維持風格一致的祕訣 　　 　　撰寫提案書或企畫書時，常由好幾個人通力完成。如果每個人都以自己習慣的方式製作，最後統整時就必須費上好一番功夫。這時如果有所謂的風格標準指南，即情節設定（storyboard）和風格指南（style guide），就會很有幫助。 　　 　　著手製作之前，首先要跟所有人共享情節設定板。以手寫、手繪為佳，像是「幻燈片左邊放比較 3 家公司銷售額的條狀圖，右邊放說明圖」等版面設計規定，並決定投影片要放什麼內容。如果籠統寫著「提供銷售數據」，有人會放詳細數據表，有人則只提供年營收，因個人認知不同而產生很大的歧異。讀者們也許會覺得事先擬好規定很麻煩，但做完後再逐一調整反而會浪費更多時間。最好在開始作業之前，先仔細設計好情節設定板，以免出現南轅北轍的結果。 　　 　　情節設定板完成後，即開始製作風格指南並徹底執行。風格指南就是決定版面配置，包括文字區塊大小，大小標、內文、註釋的字形、基本配色等。筆者任職於外商顧問公司時，每年都會拿到新版風格指南，封面會配合最新服務設計新圖像，調整基本色與配色，並選用當年度最新字型等，透過風格指南的標準化，維持企業一貫洗鍊的形象。 　　 　　如何避免簡報被打槍 　　 　　現在立場暫時交換，假想你的角色是客戶或上司，即可以向資料製作者下指令的人，一起來探討如何透過審閱（review），提高文書資料的品質。審閱人通常是製作者的上級主管，透過 review 來確認資料有無問題。這道程序若是草草帶過，到了資料製作的最終階段才發現方向不對，往往得面臨「一開始就錯了！」「全部重做！」的悲慘下場，全部砍掉重練。 　　 　　為了避免資料遭到全盤否定，雙方一起 review 每道程序的效果最佳，可分為方針、草稿、最終審閱 3 大階段。首先是方針檢視，確認方針和呈現方式（output image）正確無誤。如果你已學會本書第 1 章的技巧，就能有效且大幅降低重做的機率。而在審閱草稿階段，當資料大致完成時，就能一一確認訊息是否化為合理的故事或結構，以及用字遣詞、投影片架構、每頁的內容是否連貫。到了最終審閱階段，目的、故事內容、架構都必須一致，善用視覺化技巧，確認最終資料。 　　 　　等到上手了，就不一定要採取 3 階段審閱。檢視方針之後，直接跳到最終審閱也可以。無論如何，盡早在前端與上司取得共識，就能避免掉入無限重做的迴圈。 　　 　　向客戶提案①不相信．不急 　　——期盼提案一次成功，必須跨越「4 不」關卡 　　 　　一個成功的提案，必須超越客戶必經的4大心理階段——「不信任、不急、不想花、不安」。因此要針對顧客在各階段的「為什麼」，提出明確的答案。 　　 　　第一階段——客戶不清楚提案內容的「不信任」階段，客戶不了解你提案的主題。 　　 　　我們做提案時，必須以目標客戶能接受與認可為出發點。認知度低時，即使為了補救而立刻詳細說明商品或服務，對方仍會覺得事不關己不願買單。因此，你必須讓對方認同「為什麼現在必須這麼做」，並理解那是「自己的事」。而這都可以透過企畫的緣起背景，來展現提案內容的全貌與精神，藉此提高必要性。 　　 　　第二階段——雖然知道有必要，但現在沒空的「不急」階段。 　　 　　商業人士公務繁忙、日理萬機，想讓他們願意暫時擱置他案，就應該說服他們為何必須優先接受你的提案。想在艱困大環境中凸顯自身（自家公司）的重要性，並提高優先順位，如果拿不出因應對策就會被競爭對手超越。因此，除了說明欲達到的成果與彰顯優勢，同時也點出情況最糟時必須面對何種風險，不失一種好方法。 　　 　　客戶已有問題意識或購買意願時，此階段就無須著墨太多，請傾力備戰該如何說服「不想花」和「不安」的客戶。 　　 　　向客戶提案②不想花 　　——讓客戶了解投資金額的必要性 　　 　　讓對方意識到問題或產生購買意願之後，就來到了「不想花」階段。此階段要說明商品或服務的詳細內容及估算成本，讓對方充分了解與接受。 　　 　　經過「不信任」、「不急」兩階段後，緊接著就是與成本環環相扣的「不想花」階段：「我了解這東西有必要也很急，但還是覺得太貴」、「就算不多找人也能做吧？」尤其面對高單價商品與服務時，這階段可說是最困難的一關。 　　 　　右頁的投影片範例是引進某系統的提案書。2-1 點出了設定好的「目的．目標」，即具體可以做到的事。由於服務是眼睛看不到的東西，如何具體呈現出目標的樣貌，一定要先達成共識。 　　 　　接下來進入屬於細節部分的進行方式或組織圖。清楚傳達出專業程度有多高，讓客戶明白：「這應該交給專家來做。」即使客戶看過後的結論是：「我們應該可以自己來，但太花時間就算了。」也代表你說服成功。 　　 　　最後是估價。提出多種方案（option），以便比較檢討。如同「松竹梅」套餐一樣，3 個提案較為剛好，有利於客戶做出決定。當客戶認為 A 提案太貴，就能提出更貴的 B、C 方案，誘使對方選擇相對便宜的原提案。提案內容並非服務，而是具體商品時，應詳細說明商品規格、使用方式、便利性、特徵、效果之後，最後再點出價格。 　　 　　各種簡報的製作技巧 　　 　　1.營運計畫書①Why 　　 　　營運計畫書（business plan）有3大要素：「Why=為何需要？」「What=主要工作與產出為何？」「How=怎麼實現？」。 　　 　　想創業、開發新商品之類的營運計畫書，必須具備 3 項要素：Why、What、How。 　　 　　先闡明 Why，也就是緣起背景及意義；接著是 What，即事業內容概要、商業模式、預估收益等；最後以 How 來歸納實際執行的方法步驟。 　　 　　其中最容易被忽略的就是 Why。倘若你自己沒有認清「為何要這樣做」，即使洋灑表列，也無法與 What 產生連結，只能做出不及格的企畫案。建議各位可從 3C，即市場（customer）、競合（competitor）、自家公司（company）等 3 個角度來歸納。 　　 　　首先是「市場分析」，提出與市場和顧客規模、結構、變化有關的資訊。二是「競爭對手分析」，可透過雷達圖等圖表，比較自身在哪些方面握有優勢。若能明確掌握競爭對手和自家公司的差異，定位自會更加明確。 　　 　　「自家公司分析」即透過價值鏈（value chain）分析來找出企業的核心價值，釐清握有哪些強項與資源，以及需補強的弱點。最後以 SWOT 分析綜合歸納 3C。雖然擬定營運策略時，有常見基礎架構（framework）可套用，但請不要只是輸入資訊或數據，應提出「所以應該怎麼做」的結論或假設。 　　 　　說明會資料 　　 　　用來宣布某項措施的實施計畫，內容必須一目瞭然，確實傳達出真實性，以及真正讓對方「動」起來的明確順序。 　　 　　宣布全新措施或計畫的說明會資料不能只針對相關人士，應要讓大多數實施對象都能理解內容並付諸行動。為了吸引沒興趣的人，應注意有無達到視覺衝擊（impact）的效果，比方說，措施名稱應捨棄「全國懇談會」這類死板表述，加入好記的元素，改成類似「社長全國行腳 100 日之旅」的說法。 　　 　　至於整體結構，為了讓人不感唐突，應透過背景說明，或是使用圖表等數據資訊，來消弭「為何需要此措施」的疑問，並提出計畫概要。措施要素應使用關鍵字或數據，標語要好記，並用圖解表現各種關聯。要思考「集合」、「循環」、「階層」等關係圖中，何者最為合適。製作實施計畫時，應採用能傳達真實性的表現方式，先不考慮表格或條列方式。如果是全國性的計畫，可用地圖形式表現，便能令人印象深刻。最後則是參加順序，製作者應站在他人立場，表現出每個時期該做的事。如果順序或條件較為複雜，也可附上「常見問題與回答」（FAQ），大幅減少重複回答問題的時間和心力。 　　 　　設定明確目標 　　 　　為什麼要製作這份資料？透過資料想達成什麼目標？都是一開始該釐清的問題。商業文書資料的前提，是要誘導對象進行某種特定行動。「目標明確」意味著你必須清楚知道想誘使對方採取什麼行動。 　　 　　比方說，製作報告時應考慮讀者是誰。如果是長官，而你期待他們看過報告後會「支持這項宣傳活動」、「對自己有高度評價」的話，無論是哪一種，一旦設定好目標，你希望對方了解的事、期待他們有什麼樣的心理反應，都會隨之不同。 　　 　　接著來談談為了達成你的目標，讓對方做出你所期盼的決定， 應該讓他們了解哪些事。若單單羅列一條條資訊，只會讓人覺得難懂而卻步。因此資訊的取捨拿捏極為重要。 　　 　　設定目標的最後步驟是「想讓對方採取行動，應激發何種情緒反應？」意思是在對方看過資料、聽取報告後，你期待他會產生何種反應。假如是產品發表會，你或許會希望目標對象「很興奮並迫不及待想使用該商品」；若是向長官報告，可能會期待對方「全力支持你的提案」。總之，請先設定好你希望對方產生何種感受與擁有哪種心態。

作者：清水久三子 譯者：黃友玫 出版社：商業周刊 書系：藍學堂 出版日期：2021-05-06 ISBN：9789865519414 城邦書號：WBBB0135A1 規格：膠裝 / 雙色 / 192頁 / 14.8cm×21cm